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房地產(chǎn)評估師公司檔案管理制度
凡從事房地產(chǎn)評估業(yè)務(wù)的單位，必須配備有一定數(shù)量的房地產(chǎn)估價師。房地產(chǎn)估價師必須在一個經(jīng)縣級以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門審核評定、取得房地產(chǎn)價格評估資質(zhì)的機(jī)構(gòu)內(nèi)執(zhí)行業(yè)務(wù)。
為維護(hù)本公司利益和各方當(dāng)事人的合法利益，規(guī)范估價操作行為，及時做好估價資料整理歸檔，方便內(nèi)部和外部審核，并且防范風(fēng)險或解決有關(guān)估價爭議，根據(jù)《房地產(chǎn)估價規(guī)范》和國家、省、市的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，制訂如下評估報告檔案管理制度。 一、估價項目檔案管理的主要工作原則 在加強(qiáng)房地產(chǎn)估價資料歸檔管理中，遵循下述工作原則：
1、及時性原則 估價人員在出具估價報告后的3天內(nèi)，及時將一切必要的資料整理歸檔，避免出錯或丟失資料。
2、真實性原則 估價項目檔案具有依據(jù)憑證作用，必須強(qiáng)調(diào)歸檔資料的原始、合法和真實性。
3、完整性原則 估價項目檔案應(yīng)涵蓋全部估價活動，具有較好的完整性，以確保對整個估價活動過程的可追溯性。
4、可操作性原則 估價項目資料應(yīng)便于整理歸檔，切忌過于繁瑣和盲目求全;應(yīng)便于查找保管，并滿足保密的要求;應(yīng)便于開發(fā)利用。
二、估價資料管理措施
1、評估報告的臺帳建立 要建立格式和內(nèi)容一致的估價報告微機(jī)登記臺帳和書面登記臺帳，摘錄各份估價報告的項目名稱、委托人、評估項目、項目規(guī)模、估價時點、估價結(jié)果等事項，其欄目要與房地產(chǎn)估價機(jī)構(gòu)信用檔案中的“估價項目基本情況”內(nèi)容保持一致，以 減少上報信用檔案的工作量。估價報告的臺帳建立，應(yīng)自接受委托時開始逐項登記。 2、明確歸檔估價資料的內(nèi)容 估價報告的歸檔備案 估價報告交付后，應(yīng)及時歸檔備案，并采用微機(jī)存檔和書面存檔兩種方式。
1) 微機(jī)存檔的估價報告，應(yīng)包括以下內(nèi)容： a) 《房地產(chǎn)估價結(jié)果報告》; b) 《房地產(chǎn)估價技術(shù)報告》; c) 現(xiàn)場勘察數(shù)碼照片。
2) 書面存檔的估價報告，下列資料必須完善： a) 《房地產(chǎn)估價委托書》; b) 《房地產(chǎn)估價報告》(必須附有技術(shù)報告)： c) 《房地產(chǎn)估價現(xiàn)場勘察表》; d) 《房地產(chǎn)估價收費通知單》存根聯(lián); e) 房地產(chǎn)估價《業(yè)務(wù)流程單》; f) 委托人提供的相關(guān)權(quán)證資料等附件。 有保存價值的一切必要資料都應(yīng)整理歸檔。將應(yīng)歸檔資料分為下述四類，并在檔案目錄中明示： (1)估價報告類： 包括估價結(jié)果報告和估價技術(shù)報告，含必要的附件資料。
(2)工作流程類： 包括估價項目受理審定表、委托協(xié)議書、估價項目安排表、估價工作計劃書、估價報告三級審核及重大估價問題討論記錄表、估價報告流轉(zhuǎn)簽發(fā)及修改記錄表、委托方簽收及評價意見表、評估工作小結(jié)。
(3)備查資料類： 現(xiàn)場查勘記錄、估價調(diào)查資料及其他估價有關(guān)參考資料、委托方提供的資料清單、未列入估價報告附件的委托方提供資料。
(4)檔案管理類：立檔審查表和估價報告電子文檔查找編目。
3、歸檔的時間要求 估價人員在出具估價報告后兩周內(nèi)，應(yīng)按有關(guān)要求將該項目一切必要的資料整理歸檔。 部門經(jīng)理在每個月的月底，應(yīng)對估價人員已出具估價報告的項目資料整理歸檔情況進(jìn)行督促檢查。 估價人員整理好有關(guān)資料、準(zhǔn)備歸檔時，項目負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理和檔案管理人員，應(yīng)按立檔審查要求(含歸檔資料種類、數(shù)量及其內(nèi)容質(zhì)量等方面的要求)，對擬歸檔資料認(rèn)真進(jìn)行審查，如確認(rèn)符合要求，方可在填妥立檔審查表后，準(zhǔn)予立檔入庫。
4、檔案室的硬件和軟件建設(shè) 在硬件建設(shè)方面，主要抓下列事項：
(1)設(shè)專門的檔案室(有專人管理，有嚴(yán)格的檔案入庫審查和借閱制度)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。保持一定的室溫和適當(dāng)通風(fēng)。
(2)紙質(zhì)檔案的保管，采用目前檔案管理系統(tǒng)較先進(jìn)的手動密集架，以便最充分地利用檔案室的有限空間，存放盡可能多的檔案資料。
(3)書面歸檔資料應(yīng)選用較好的紙張。所有簽字不準(zhǔn)用園珠筆。歸檔紙質(zhì)資料的裝訂，首先是用打洞機(jī)打洞，然后用我公司特地定做的帶蛇形金屬軟條(可穿過紙孔)的硬面檔案夾，很方便地裝訂成冊。這樣裝訂的檔案可在密集架上整齊地擺放。
(4)電子文檔采用質(zhì)量好的耐久光盤脫機(jī)保存。每張光盤均可存放一定數(shù)量估價項目的歸檔資料。光盤集中存放在一個專用的鐵皮柜內(nèi)。所有光盤均有備份，并另行存放。
在軟件建設(shè)方面，主要抓下列事項：
(1)制訂和不斷完善一整套涉及歸檔、立檔、保管、使用和銷毀等各個環(huán)節(jié)的檔案管理制度文件和程序文件，以指導(dǎo)檔案管理各項具體工作。
(2)制訂和不斷完善有關(guān)紙質(zhì)文檔和電子文檔的編目，以便查找。
(3)制訂和不斷完善有關(guān)檔案資料二次信息開發(fā)利用的具體技術(shù)路線、電子表格和編目，以便開發(fā)利用和查找。
三、檔案管理制度 為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
(一)、檔案借閱管理制度 ：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
(二)、檔案銷毀制度 ：
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。
2、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。 3、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。
4、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。 鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某日已銷毀并簽名蓋章。
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