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商務(wù)秘書知識輔導(dǎo)：檔案的利用工作
檔案指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個人在業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。下面小編為大家整理了關(guān)于檔案的利用工作的知識，一起來看看吧：
1.檔案利用工作的方式
檔案的利用工作一般有如下幾種。
為利用者提供服務(wù)的工作主要有以檔案原件提供利用的開設(shè)閱覽室、檔案外借和以檔案復(fù)制件提供利用的制發(fā)檔案復(fù)本等幾種主要方法。
在提供利用時，要正確處理利用和保密之間的關(guān)系，避免泄露機(jī)密。
2.開設(shè)閱覽室
開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。
開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。
(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。
(2)物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護(hù)設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。
(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關(guān)事項。
閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單，檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況，入庫調(diào)檔，取出所需文件，并在相應(yīng)位置放上代理卡。
閱畢的檔案應(yīng)及時歸還，認(rèn)真清點(diǎn)。
3.檔案外借
檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。
檔案外借服務(wù)應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)。
(1)檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。
(2)借出檔案時，應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。
(3)在借出檔案時應(yīng)點(diǎn)交清楚，并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案，借用單位應(yīng)對所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任，保證借出的檔案能完整地按時收回。
(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應(yīng)做必要的控制。
(5)檔案借出后，應(yīng)填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。
(6)歸還檔案時，必須認(rèn)真清點(diǎn)，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。
(7)檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。
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