商務秘書常識輔導：事務文書的擬寫

商務秘書常識輔導：事務文書的擬寫

　　事務文書是機關、團體、企事業單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失、研究問題的實用文體，是應用寫作的重要組成部分。下面yjbys小編為大家準備了關于商務秘書的事務文書常識，歡迎閱讀。

　　1.公文用紙及印裝格式

　　(1)公文用紙采用A4型。 (2)公文印裝要規范。

　　2.公文眉首格式

　　(1)發文機關標識(公文版頭)。 (2)公文份數序號(印刷順序號)。

　　(3)發文字號。 (4)簽發(會簽)人。 (5)秘密等級和保密期限。

　　(6)緊急程度。 (7)紅色反線(間隔橫線)。

　　3.公文主體格式

　　(1)公文標題。 (2)主送機關。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件說明。

　　(5)印章(發文機關名稱)。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附注。

　　4.版記(文尾)格式

　　(1)主題詞。 (2)抄送機關。 (3)印發機關和印發日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。

　　5.公文的特定格式

　　(1)信函式格式。 (2)會議紀要格式。

　　6.通告與通知

　　(1)相同點：都是用來傳達上級機關的意圖與要求，并要求下級機關或有關人員遵守、了解并配合執行的文種。

　　(2)不同點：告知范圍不同;格式不同;行文渠道不同。

　　(3)通知的寫作

　　1)通知的適用范圍：通知適用于批轉下級機關的公文;轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

　　2)通知的分類：指示型通知;發布型通知;批轉型通知;轉發型通知;任免型通知。

　　7.通知與通報

　　(1)相同點：都屬于告知性文種;都要求有關單位和人員了解公文內容或配合行動;都是下行文。

　　(2)不同點：發文目的不同;內容不同;發送對象不同。

　　(3)通報的寫作

　　1)通報的適用范圍：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。

　　2)通報的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經驗，一般情況下，通報不具有指揮性。

　　3)通報的分類：根據通報的內容，可分為三種，即表揚性通報，用于表揚好人好事;批評性通報，用于通報對違法亂紀人員的處理情況;情況通報，側重于告知，一般不涉及表揚或批評。

　　4)通報的表述方法可分為兩種，即直述式和轉述式。

　　5)通報正文的擬寫：通報正文的寫作以表揚和批評性通報為例，有四個要素，即傾向性導語、通報的事實(事件)、對事實(事件)的認定和分析、處理意見等。

　　8.請示與報告

　　(1)相同點：都是上行文種;行文對象一般都是直接上級機關。

　　(2)不同點：行文目的不同;寫作結構不同;結束語不同;處理方式不同;內容寬窄不同;發文時機不同;報送制度不同;失誤后責任劃分不同。

　　(3)報告的寫作

　　1)報告的適用范圍：適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問。

　　2)報告的分類：工作報告;情況報告;調查報告;報送報告。

　　3)報告的擬寫：報告正文由報告導語、報告主體、報告結束語三部分構成。

　　(4)請示的寫作

　　1)請示的適用范圍：請示是下級機關向上級機關請求指示或批準時使用的文件。

　　2)請示的分類：請求指示的請示;請求批準的請示;請求審批的請示。

　　3)請示正文的擬寫：請示正文由請示原因、請求事項、結束語三部分組成。

　　9.函

　　(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　　(2)函的分類。

　　(3)函的擬寫：問復函要做到問得清楚，答得明白;請準(審批)函的結構安排有點類似于請示(批復)。

　　10.文章要素

　　公文與其他文體一樣，也是由一定要素構成的，這就是人們常說的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發文意圖)、結構、公務文書專用詞語。

　　11.公文的表達方式

　　(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時間、地點、人物、事件、原因、結果。

　　(2)議論

　　1)議論有三要素：論點、論據、論證。

　　2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。

　　3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法等。

　　(3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數字說明和圖表說明等。

　　12.簡報

　　(1)概念：簡報是國家機關、企事業單位、社會團體為匯報工作、交流經驗、反映情況、溝通信息、報道動態而編發的內部常用事務文書，也叫“動態”“簡訊”“摘報”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內部參考”等。

　　(2)特點：簡，即簡明扼要;快，即報道迅速快捷;新，即內容新鮮;實，即真實準確。

　　(3)簡報的結構：報頭+報核+報尾。

　　(4)簡報的報頭有以下內容：簡報名稱、期號、編印單位、印發日期。

　　(5)簡報報核主要結構：(按語)+標題+導語+主體+結尾。

　　(6)簡報報尾：寫明發送范圍、印制份數。

　　13.會議記錄

　　(1)概念：會議記錄是開會時當場將會議基本情況和會議報告、發言、討論、決議等內容如實記錄下來的文書。

　　(2)特點：真實性、資料性。

　　(3)會議記錄的結構：標題+正文+尾部。

　　(4)會議記錄正文構成是：首部+主體+結尾。

　　14.意向書

　　(1)概念：意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協議之前，表達初步設想的經濟意圖和目的的意向性文書。

　　(2)特點：協商性、靈活性、簡略性。

　　(3)意向書的類型。

　　(4)意向書的結構：標題+正文+尾部。

　　15.訂貨單

　　(1)概念：訂貨單是訂購產品和貨物的單據。

　　(2)特點：協約性、嚴肅性。

　　(3)訂貨單的結構與寫法：標題+

　　16.產品說明書

　　(1)概念：產品說明書是生產商或者銷售商向消費者介紹其生產、銷售的產品性能、特點、規格、型號、技術參數、維修方法、使用方法的說明性文書。

　　(2)特點：指導性、科學性、通俗性。

　　(3)產品說明書的結構：標題+正文+尾部。

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