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excel職場的必備的函數(shù)
如果我們把工作職場也當(dāng)作一個(gè)Excel水平的競技場，大家覺得憑借自己已經(jīng)掌握的這些函數(shù)卡牌可以站上哪一級呢?有沒有哪些函數(shù)或者函數(shù)的組合是在某個(gè)層級上的必備之選呢?那么接下來的時(shí)間呢，小編就來為大家描繪一下職場當(dāng)中的Excel水平層級劃分，同時(shí)呢根據(jù)各個(gè)層級為大家推薦一些最有必要了解和掌握的函數(shù)和公式技巧。
1級競技場
我們首先看到的是1級競技場，也就是最初級的水平。在這個(gè)層級當(dāng)中的需求呢，通常是一些最基本的統(tǒng)計(jì)需求，例如求和、統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)、求平均值、最大值、最小值等等;有時(shí)候還需要在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上對結(jié)果的精度做一些調(diào)整，例如四舍五入并保留幾位小數(shù)，或者直接保留整數(shù)結(jié)果等等。
那么在這里需要用到的就是跟這些統(tǒng)計(jì)需求相關(guān)的函數(shù)，比如SUM求和函數(shù)和COUNT/COUNTA計(jì)數(shù)函數(shù)，就是使用頻率很高的函數(shù)，就好像哥布林兩兄弟一樣。
這幾個(gè)函數(shù)都非常簡單易用，掌握這些函數(shù)幾乎不需要具備什么背景知識或技巧，使用Excel的自動求和功能甚至可以幫你自動生成這些函數(shù)公式。
這里唯一需要提醒的，就是要注意COUNT函數(shù)和COUNTA函數(shù)的區(qū)別。這兩個(gè)函數(shù)都是用來統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)，但前者的統(tǒng)計(jì)對象只有數(shù)值，而后者會把其他類型的數(shù)據(jù)單元格也包含其中，只要不是空白單元格，就都會統(tǒng)計(jì)進(jìn)去。
COUNT函數(shù)和COUNTA函數(shù)的區(qū)別
例如上面這張圖當(dāng)中，同樣都是對7個(gè)單元格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但COUNT函數(shù)的眼里只有那三個(gè)數(shù)字，剩下的幾個(gè)名字都被忽略了;而COUNTA函數(shù)就把包含數(shù)字和名字的這幾個(gè)單元格一股腦兒統(tǒng)計(jì)在內(nèi)，只把空白單元格排除在外。COUNTA函數(shù)名稱當(dāng)中的字母A可以看作是英文“All”全部、所有的意思。
2級競技場
接下來進(jìn)入2級競技場。從這一級開始，才算是真正踏上函數(shù)公式的道路了。在這里，你需要了解一些有關(guān)于函數(shù)參數(shù)的知識，學(xué)會讀懂函數(shù)的語法(沒錯(cuò)，函數(shù)公式就像遣詞造句一樣，也有語法規(guī)則)，了解每個(gè)參數(shù)的具體含義是什么，以及參數(shù)的不同設(shè)置會對結(jié)果產(chǎn)生什么樣的影響�！ �
在這一級別當(dāng)中，你需要掌握一些簡單的文本處理公式技巧;
了解和掌握多個(gè)函數(shù)嵌套組合的使用方法，函數(shù)就像卡牌，組合起來使用才更具威力;
學(xué)會使用IF函數(shù)進(jìn)行一些簡單的邏輯判斷;
除了獲取最大值和最小值之外，還會使用LARGE或SMALL函數(shù)提取任意排名中的數(shù)據(jù);
除此之外，如果需要進(jìn)行排班、抽簽等涉及公平性、隨機(jī)性方面的事務(wù)，你還有必要了解一下隨機(jī)函數(shù)RAND。
野豬騎士是游戲中很多人喜歡使用的一張卡牌，進(jìn)攻非常犀利。類似的，在對文本字符串進(jìn)行拆分處理的一些問題當(dāng)中，LEFT、MID和RIGHT這幾個(gè)函數(shù)也是出場頻率最高的函數(shù)，簡單而實(shí)用。但在一些現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，各種情況復(fù)雜多變，光靠前面這三個(gè)函數(shù)往往無法做到靈活處理，還需要搭配LEN函數(shù)、FIND函數(shù)等一些函數(shù)來進(jìn)行配合使用。這就好比野豬同樣也需要搭配閃電或冰凍法術(shù)來使用一樣。
來舉兩個(gè)例子。
文本處理案例一
第一個(gè)例子，有B列這樣一列文本，每個(gè)單元格的內(nèi)容是兩個(gè)站點(diǎn)的名稱，需要將其中的兩個(gè)名稱分別提取出來，生成C列和D列這樣的結(jié)果。這里由于每個(gè)站點(diǎn)名稱的長度都不盡相同，如果單純使用LEFT或RIGHT函數(shù)很難找到一個(gè)統(tǒng)一的第二參數(shù)一次性得到全部對象的提取結(jié)果。
因此更科學(xué)高效的方案是利用每兩個(gè)站點(diǎn)名稱當(dāng)中出現(xiàn)的標(biāo)志性字符“至”，比如“新天地至南京西路”中間的“至”、“上海圖書館至靜安寺”中間的“至”，利用這個(gè)字的分隔性作用，借助FIND函數(shù)來找到這個(gè)字的所在位置，再根據(jù)這個(gè)位置進(jìn)行一些調(diào)整，這樣就能夠確定LEFT或RIGHT函數(shù)所需要的第二參數(shù)的具體取值了。我們來看一下下面這張圖：
先通過FIND函數(shù)先查找“至”字所在的位置，將這個(gè)位置減去1，就是左側(cè)站點(diǎn)名稱的長度;類似的，如果將整個(gè)字符串的長度減去“至”的位置，就可以確定右側(cè)站點(diǎn)名稱的長度。有了這兩個(gè)長度結(jié)果，最后再使用LEFT和RIGHT函數(shù)就可以分別提取出左側(cè)站點(diǎn)和右側(cè)站點(diǎn)的名稱了。
所以最終的解決方案可以是下面圖中這個(gè)樣子的，C列使用第12行中所顯示的公式，D列的公式顯示在第13行當(dāng)中：
再來看第二個(gè)例子：
文本處理案例二
第二個(gè)例子，B列當(dāng)中有中文和英文數(shù)字混排的字符串，比較有規(guī)律的地方在于中文字符都在左側(cè)，而字母和數(shù)字都出現(xiàn)在右側(cè)，沒有相互混雜的情況，現(xiàn)在需要把這兩部分分別提取出來，生成C列和D列這樣的結(jié)果。這個(gè)問題應(yīng)該如何處理呢?
需要說明的是，到目前為止，Excel當(dāng)中還沒有能夠自動識別中文還是英文的這樣一個(gè)函數(shù)，但是中文字符和英文字符以及數(shù)字之間，存在一個(gè)比較隱蔽的差異，就是中文字符都是全角字符，每個(gè)字符包含兩個(gè)字節(jié);而普通的英文數(shù)字都是半角字符，每個(gè)字符只包含一個(gè)字節(jié)。利用這個(gè)特性，我們可以使用LEN函數(shù)和LENB函數(shù)分別測量出目標(biāo)字符串中的字符個(gè)數(shù)和字節(jié)個(gè)數(shù)，兩者對比產(chǎn)生的差異，就可以反映出其中中文字符的個(gè)數(shù)了。
具體的原理可以看一下下面這張圖：
使用LENB函數(shù)可以獲取整個(gè)字符串當(dāng)中所包含的字節(jié)數(shù)，比如圖上的這些A就代表了字節(jié);而使用LEN函數(shù)可以獲取整個(gè)字符串當(dāng)中的字符個(gè)數(shù)，這張圖上的這些B就代表了字符;可以很明顯的看出來，每個(gè)漢字會多出一個(gè)A，因此A的總數(shù)量會比B的數(shù)量多出4個(gè)，也就是其中漢字的個(gè)數(shù)。所以，漢字的個(gè)數(shù)就等于字節(jié)數(shù)減去字符數(shù)。
所以最終的解決方案可以是上面圖中的這個(gè)樣子，通過LENB和LEN函數(shù)分別獲取字符串中的字節(jié)個(gè)數(shù)和字符個(gè)數(shù)，通過兩者的差值得到漢字個(gè)數(shù)，再用LEFT函數(shù)將其提取出來;另一方面，英文和數(shù)字的個(gè)數(shù)就等于總字符個(gè)數(shù)減去漢字個(gè)數(shù)，做一下數(shù)學(xué)換算可以知道實(shí)際就等價(jià)于兩倍的字符個(gè)數(shù)減去字節(jié)個(gè)數(shù)，獲取到這個(gè)結(jié)果以后就可以使用RIGHT函數(shù)提取出右邊的這些字母和數(shù)字，這樣就能實(shí)現(xiàn)中英文的分離處理了。
所以通過上面的兩個(gè)例子，我們可以了解到對于一些復(fù)雜的字符串處理問題，通常都需要多種不同功能的文本處理函數(shù)一起協(xié)同工作、配合使用，才能有效的達(dá)到目的。
3級競技場
接下來進(jìn)入到3級競技場，到了這一層級，就有必要掌握一些有關(guān)于日期時(shí)間數(shù)據(jù)的處理方法了。在工作當(dāng)中很多數(shù)據(jù)都是跟日期相關(guān)的，比如每天的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)、每天每個(gè)時(shí)刻的用戶訪問數(shù)據(jù)、項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間安排等等，要對這類數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理分析，就有必要了解日期的相關(guān)背景知識。其中包括日期和數(shù)值之間的轉(zhuǎn)換關(guān)系、日期的規(guī)范化處理以及日期相關(guān)的運(yùn)算方法等等�！ �
其實(shí)，在Excel當(dāng)中，日期的實(shí)質(zhì)就是從1900年1月1日這天開始每天累計(jì)遞增的一個(gè)數(shù)字，了解了這個(gè)本質(zhì)特性之后，日期的常規(guī)運(yùn)算都可以轉(zhuǎn)化成數(shù)學(xué)上簡單的算術(shù)運(yùn)算。要處理一些更復(fù)雜的日期換算呢就需要用到圖上所顯示的這些常用的日期函數(shù)了，但這些日期函數(shù)在使用上也都算不上復(fù)雜，只有一些簡單的參數(shù)設(shè)置。
YEAR/MONTH/DAY函數(shù)可以從日期當(dāng)中分別拆分出年/月/日信息;
TODAY和NOW函數(shù)可以自動獲取系統(tǒng)當(dāng)前的日期和時(shí)間，可以用于建立一些具備到期提醒功能的自動化模型;WEEKDAY和WEEKNUM可以處理與星期相關(guān)的問題;
而WORKDAY和NETWORKDAYS函數(shù)則主要進(jìn)行跟工作日有關(guān)的運(yùn)算。
這里我選擇了一些有時(shí)間限制的游戲卡牌作為他們的象征。
其中值得特別一提的是WORKDAY函數(shù)，它可以用來推算若干個(gè)工作日以后的具體日期，在一些項(xiàng)目管理的場景中應(yīng)用較多。在常規(guī)的用法當(dāng)中，這個(gè)函數(shù)對工作日的定義就是一周當(dāng)中排除掉周六和周日以后的其他幾天。比如下面圖中所顯示的這個(gè)例子：
工作日計(jì)算案例
2016年4月25日之后的第10個(gè)工作日的日期，使用WORKDAY函數(shù)得到的結(jié)果是2016年5月9日，實(shí)際上就是把這段日期當(dāng)中所包含的四個(gè)周六和周日都排除在外了，可以看一下下面這張圖的示意：
但是除了常規(guī)的周六周日之外，有時(shí)候也會有一些法定假日不能算在工作日之內(nèi)，比如今年的五一節(jié)，除了30號和1號之外，五月二號禮拜一也是安排為假日。在這種情況下，如何可以把法定假日也排除在外，正確的推算工作日日期呢?
在這種情況下就可以利用WORKDAY函數(shù)隱含的第三個(gè)參數(shù)，來為函數(shù)指定一些需要特殊處理的非周末假期。具體操作方法是將這些非周末假期羅列在表格當(dāng)中，然后使用WORKDAY函數(shù)時(shí)將第三參數(shù)引用這個(gè)羅列了假期的單元格區(qū)域，就可以正確計(jì)算了。具體公式可以看下面這張圖。與此類似，NETWORKDAYS函數(shù)也可以在計(jì)算工作日天數(shù)時(shí)排除一些特定的假期。
下面這張圖就示意了定義過特殊假期以后，WORKDAY函數(shù)的實(shí)際運(yùn)算方式：
從這個(gè)案例當(dāng)中，可以了解到，有些函數(shù)會包含一些比較隱蔽的參數(shù)，這些參數(shù)在平常函數(shù)的使用中可以不參與不出現(xiàn)，所以往往容易被人忽略，但有一些時(shí)候這些參數(shù)卻能起到非常重要的作用，除了上面提到的WORKDAY、NETWORKDAYS函數(shù)之外，類似的情況還有RANK函數(shù)的第3個(gè)參數(shù)、FIND函數(shù)的第3個(gè)參數(shù)、SUBSTITUTE函數(shù)的第4個(gè)參數(shù)等等。
下面圖片當(dāng)中簡單羅列了這些需要注意的函數(shù)：
包含可忽略參數(shù)的函數(shù)
圖上這些函數(shù)當(dāng)中都包含了比較隱蔽的參數(shù)，這些參數(shù)平時(shí)可以忽略掉，也就是不去使用，但是不應(yīng)該忽視他們的作用，說不定什么時(shí)候就用得上了。
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