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office辦公軟件的一些使用技巧
說起office辦公軟件應該大多數人對他都很熟悉,很多人每天多要使用它辦公和作業,office辦公軟件的使用還有很多小技巧,不知道你們是否已經知道了。以下是小編整理的office辦公軟件的一些使用技巧,希望大家認真閱讀!
1同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時,單擊“文件”菜單,大家看,已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令,這可就方便多了。
2巧妙設置文檔保護
在用Word 2000/XP打印一份文件時,忽然頭兒有要事吩咐,要暫時離開一下,關閉文件吧,既費事又沒必要,但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護窗體”,然后設上密碼。怎么樣,光標跑到了文件頭,任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了,不錯吧。等回來時,執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令,一切又正常了。
3給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行),然后打開需要添加水印的WPS文檔,執行“格式→頁面背景→設置”命令,打開“設置背景”對話框,切換到“圖片”標簽下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才制作的圖片,并進行適當設置后確定,就可以為文檔設置上水印了。
4取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網址上按一下,就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”,單擊“鍵入時自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網址后,就不會轉變為超級鏈接了。
5在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師,在用Word編制練習時,常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令,打開“符號”對話框,在“符號”標簽下,將字體選定為“標準字體”,“子集”選定為“CJK統一漢字”,你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。
6將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件,接著選中整個表格,先將光標放在表格的任一單元,在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊,整個表格的字會變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel,再單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現的對話框中有6項菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。
7巧存Word文檔中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來做:打開該文檔,選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”,指定一個新的文件名,按下“保存”按鈕,你會發現在保存的目錄下,多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾,你會驚喜地發現,Word文檔中的所有圖片,都在這個目錄里保存著。
8PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中,往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時,一般會處于全屏放映模式,在這種模式下,必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作:按住Alt鍵不放,依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作,這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作,如最小化和自定義大小。
9快速輸入大寫數字
由于工作需要,經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員),但由于大寫數字筆畫大都比較復雜,無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來偶然發現,利用Word2000可以巧妙地完成:首先輸入小寫數字如“123456”,選中后從“插入”菜單中選擇“數字”命令,接著會出現如圖所示的對話框,選擇“壹,貳,叁”項,點擊“確定”即可,或者你也可以直接在“數字”對話框中輸入數字。
10在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的,“00”是數字鍵,“OO”是英文字母“o”的大寫,“零零”是中文數字的大寫,而“二”是中文數字的小寫,它們之間都不匹配。經過仔細摸索,筆者發現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號。打開中文輸入法,先輸入“二”,在中文輸入法狀態下,用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標志,這里選“單位符號”,這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數字上,按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵,中文小寫的“○”便被錄入進來。
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