商務禮儀中的電話禮儀知識

商務禮儀中的電話禮儀知識

　　接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

　　打電話禮儀

　　除了像前面講過的接電話時的聲調、坐姿等要求之外，打電話還應該注意以下幾點：

　　打電話之前要做好準備工作，明確自己打電話的目的，必要時可以講自己要問的問題或者是要知道的內容列一個提綱。準備好紙和筆，以便隨時記下電話的重要內容。

　　打電話的時間要考慮到對方是否方便，最好在早上八點后及晚上十點前，中午一、二點鐘時最好也不要打電話。注意不選周一上午上班的前兩個小時，不選周末、周五下班前。打電話時間不要超過三分鐘，如果需要長談，可以約定時間面談或者是先詢問對方是否方便。

　　撥通電話后應該自報家門同時還要確定一下對方是不是自己要找的人，如果要找的人不在可以請接電話的人轉告。并要記得在結束時向別人道謝。

　　交談時要注意用語禮貌，同時說話要言簡意賅，表達清晰準確，不要拖泥帶水說不清楚。

　　接電話禮儀

　　接電話的時間以電話鈴響第三聲為宜，如果是響第一聲就接或者是響鈴的間隙去接都會讓對方覺得突兀;如果是鈴響過三聲之后還沒有人接電話會讓對方覺得要么你們在忙，要么就是你們公司的管理比較混亂，員工懶散到連電話都不接，不重視客戶，這樣的結果都是會嚴重的影響到個人或者公司的形象。

　　接電話時聲音應該充滿激情，讓別人覺得接到他的電話是一件讓你高興的事情，覺得你們公司的人比較有朝氣。聲調不能過高，除非對方或者你正在鬧市區聽不清楚，過高的聲調會讓人覺得你是在吵架。

　　接電話時第一聲要先向對方問好，可以說：“您好，您找哪位?”不能一開始就說“喂，喂”或者是說“你是誰啊，你找誰”，這樣會讓人覺得你很沒有禮貌，很不歡迎他打的這個電話。

　　接電話時還要注意不要便接電話邊和其他人聊天，也不要邊接電話邊吃東西，這樣會讓對方覺得你不尊重他。接電話時坐姿要端正，要像別人正在對面看著你一樣畢恭畢敬，不要歪斜在椅子上，或者是趴在桌子上。

　　如果是正在開會或者是正在接待客人，可以向對方說明情況，并表示歉意，同時可以讓對方留下聯系方式，自己稍后給他回電話。

　　代接電話禮儀

　　如果電話不是找自己而是找同事，也應該禮貌的進行轉接，可以說：“您稍等，我幫您叫他。”在通知同事時不能隔很遠就大聲呼喊“***，你的電話”，要知道對方能在電話中聽到你的態度，你要表示出對同事的尊敬，這樣對方才會尊敬你的同事或者是你的公司。

　　如果是要找的人不在，你可以禮貌的告訴他：“不好意思，***不在，您可以稍等一會再打過來嗎?或者您可以告訴我您的聯系方式，稍后我讓他和您聯系。”你可以問一下對方是否有事情需要轉達，如果要求轉達一定要記清楚事情內容，并在對方說完后再確定一遍。

　　對方如果詢問同事去哪里或者是要同事的手機號碼，一定不要輕易告訴他，因為這些內容可能涉及到同事的隱私。

　　對于打錯的電話不要對對方進行指責，要禮貌的告訴對方打錯了電話，并可以詢問是否能夠幫上對方的忙。

　　掛斷電話禮儀

　　要結束通化時一般要由打電話者提出，再要說的內容說完之后或者是對方已經不耐煩時應該主動提出結束通話。在掛電話時不能直接“哐”的一聲將話筒扔在話機上，要注意等對方掛斷電話之后在掛電話。

　　結束通話后不要馬上說對方的壞話，這樣會讓人覺得不虛偽。甚至有時候電話并沒有完全掛上，這樣的壞話會直接讓對方聽到。

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