GTD時間管理方法

GTD時間管理方法

　　引導語：對于初次接觸的人來說，每日時間管理方法能夠幫助他所作出的最大改進，就是指導他們按部就班地針對每一項工作進行思考。下面是yjbys小編為你帶來的GTD時間管理方法，希望對大家有所幫助。

　　把需要提醒的行動和信息分門別類地逐個確定，并存入了一個看得見、摸得到的具體的系統里面。當你認真徹底執行一次這樣的操作后，你會體驗到一種前所未有的輕松。

　　對于您收集在工作籃中的信息，不管是每一封電子郵件、一條備忘錄或者一個自然萌生的念頭，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢?這是行動管理過程中的一個組成要素，它構成了你個人組織管理體系的基礎。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯誤地動手管理那些不完整的“信息材料”。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動的決策為依據，對即將采取的行動進行組織管理。只有思考清楚，制定了明確的行動計劃，才會大幅度提高工作效率。

　　現在，我建議你在我們總覽全過程的同時，對您收集到工作籃里的信息材料進行加工處理。

　　這是一件什么事情?

　　這些信息材料到底是什么，需要做些什么。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務，而這些內容往往容易從我們的個人管理體系中溜掉，是不是應該想想辦法、加以解決呢?當我們收到人力資源部門轉發的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時，我們又應該怎么處理呢?我曾經從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價值的信息，這僅僅是由于客戶當時不愿意花上幾秒鐘的時間來搞清楚文件內容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步決策的重要性。

　　是否需要采取行動呢?

　　對于這個問題有兩種回答：是和不是。

　　不需要采取行動

　　如果答案是否定的，那么有三種可能性：

　　1、是一些根本沒有用的垃圾。

　　2、目前沒有采取行動的必要，但是日后可能需要處理(孵化，醞釀、備忘錄)。

　　3、該信息具有潛在的利用價值，今后也許能夠派上用場(參考資料)。

　　就目前而言，你所需要的是一個對付垃圾的垃圾箱和一個刪除鍵(在成功助理里直接將垃圾信息刪除)，一個用于記錄處于醞釀階段事務的備忘錄文件夾或者日程表。此外，你還需要一個完善的歸檔保存參考資料的系統。

　　需要采取行動

　　這一類信息要求我們進行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務活動;或者你任務籃中的一個備忘錄提醒你同集團的副總裁會面，就某一個新設立的重要項目雇請顧問的事宜進行磋商。

　　面對每一件需要處理的信息時，你必須作出兩個方面的決定：

　　1、你已經承諾完成哪些工作?需要達到什么樣的結果?

　　2、下一步需要采取的行動是什么?

　　如果是關于一項工作項目……

　　你必須在一個“工作項目”清單中體現出其結果。這如同在地上樹起一個樹樁，提醒你一個懸而未決的問題的存在。每周回顧一下這個工作清單將會幫助你回憶起這個尚未解決的問題。它活靈活現地存在你的管理系統中，直到你完成這項工作或者把它徹底地消滅掉。 (成功助理任務樹模塊，支持以“樹”形結構管理多級項目事務)

　　下一步行動是什么?

　　對于你所進行的任何收集工作來說，這都是一個關鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實質性的組織管理內容。“下一步行動”是指那些必須付諸實施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標前行。

　　做事情時，并不需要花費很多氣力，但是在決策行動時，卻要求投入大量的精力。

　　下面是幾個下一步行動方案的實例：

　　* 給弗雷德打個電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話號碼。

　　* 起草有關預算會議議程的想法。

　　* 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統。

　　* 從因特網上了解一下數據庫管理軟件的情況。

　　這些都是一些需要實實在在地發生的、真實而具體的活動。這些提示信息將使你的個人管理系統獲益良多。

　　處理這件事、把這件事指派給別人處理、或者延遲處理

　　一旦你的下一步行動方案出臺，緊接著，你面臨三種選擇：

　　1、 處理這件事。如果你能夠在不到2分鐘的時間內就搞定它，那么，一旦這項工作被確定，你就應該立刻著手落實。(在成功助理---工作籃---加工處理導航中，2分鐘內已搞定的事情，可以點擊圖中“立即做”部分，記錄到日程表作為記錄)

　　2、 把這件事指派給別人去處理。如果處理這件事情需要花費的時間不止2分鐘，那么，你應該問一問自己，你是否就是解決這個問題的最佳人選呢?如果回答是否定的，那就干脆委托給一個合適的人員去辦理。(在成功助理中，創建一個待辦事項，并加上委派人)

　　3、 延遲處理。如果處理的時間超過了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時，你不得不推遲行動，把它記錄在某一個或者多個“下一個行動”的清單上。

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