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秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)
在日常生活或是工作學(xué)習(xí)中，大家或多或少都會(huì)接觸過秘書吧，以下是小編幫大家整理的秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)，希望能夠幫助到大家。
職業(yè)能力結(jié)構(gòu)的概念
在勞動(dòng)與社會(huì)保障部的研究課題《國家技能振興戰(zhàn)略》中，按職業(yè)分類規(guī)律把人的能力分成三個(gè)層次：職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力。職業(yè)特定能力是指每一個(gè)職業(yè)獨(dú)特的、在工作過程中直接運(yùn)用的、只適用于這個(gè)職業(yè)的崗位職業(yè)能力;行業(yè)通用能力是在一個(gè)大類行業(yè)中，職業(yè)工作者在一般職業(yè)活動(dòng)中所需具備的、在技術(shù)和專業(yè)上支持特定能力的可通用的基本能力，適用于大類行業(yè)內(nèi)的不同職業(yè)或崗位;核心能力是從事所有行業(yè)職業(yè)職業(yè)活動(dòng)的一種最基本的能力，核心能力具有普適性的特點(diǎn)。
職業(yè)核心能力作為具有普適性的適用于各行業(yè)、各職業(yè)崗位的基本能力，可以分為三個(gè)部分：基礎(chǔ)核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力。基礎(chǔ)核心能力大致可以包括：職業(yè)溝通能力、團(tuán)隊(duì)合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解決問題能力、信息處理能力、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力等;延伸核心能力的具體內(nèi)容包括：領(lǐng)導(dǎo)力、執(zhí)行力、個(gè)人與團(tuán)隊(duì)管理能力、禮儀素質(zhì)、五常管理能力、心理平衡等。
秘書職業(yè)能力的結(jié)構(gòu)性要求
秘書職業(yè)能力應(yīng)該包含哪些方面，這是文秘專業(yè)教育工作者和相關(guān)專家、學(xué)者一直在探討的問題。比較常見的是將秘書職業(yè)能力分為專業(yè)能力、方法能力、社會(huì)能力三個(gè)層面。也有學(xué)者將秘書職業(yè)能力分為基本能力和綜合能力兩個(gè)層面。也有一些學(xué)者將秘書職業(yè)能力整體概括為五個(gè)方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團(tuán)隊(duì)合作能力�；蛘邚拿貢鴯徫粚δ芰Φ男枨蟪霭l(fā)，認(rèn)為秘書應(yīng)具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協(xié)調(diào)能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達(dá)能力、操作與辦事能力。
如果從秘書職業(yè)教育的角度來看，為了將秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)落實(shí)在具體的秘書專業(yè)課程體系設(shè)計(jì)上，有層次地對秘書職業(yè)能力進(jìn)行結(jié)構(gòu)性劃分具有重要的意義——能力結(jié)構(gòu)劃分對課程體系結(jié)構(gòu)具有的對應(yīng)性指導(dǎo)價(jià)值。從這個(gè)角度出發(fā)，可以按照《國家技能振興戰(zhàn)略》的研究課題中職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力三個(gè)層次。
(一)秘書職業(yè)核心能力。秘書職業(yè)核心能力不是針對秘書職業(yè)自身，是涵蓋所有職業(yè)的能力要求，包括：溝通與交際能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、學(xué)習(xí)能力、理解與判斷能力、外語應(yīng)用、信息處理能力、組織與協(xié)調(diào)能力、決策能力。
(二)秘書職業(yè)通用能力。秘書職業(yè)不同于其他職業(yè)，缺少明確的行業(yè)背景，或者說是跨行業(yè)的普適性崗位，在不同的行業(yè)中，秘書工作都要涉及該行業(yè)的通用能力。但就秘書職業(yè)教育來說，無法兼顧所有的行業(yè)，雖然可以選擇相關(guān)行業(yè)作為秘書職業(yè)教育的行業(yè)背景方向，但在行業(yè)通用能力培養(yǎng)方面很難真正實(shí)現(xiàn)。因此，秘書職業(yè)通用能力應(yīng)該圍繞秘書類崗位在不同行業(yè)中通用的能力來展開，包括幾個(gè)方面：調(diào)研能力、時(shí)間管理能力、操作與辦事能力、服務(wù)能力、企業(yè)管理能力。
(三)秘書職業(yè)特定能力。對于秘書職業(yè)特有有的能力來說，職業(yè)特定能力包括以下幾個(gè)方面：文書擬寫能力、會(huì)議組織與管理能力、活動(dòng)策劃與執(zhí)行能力、辦公室事務(wù)處理能力、文件與檔案管理能力、辦公軟件操作能力。
秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性問題
當(dāng)前，秘書職業(yè)教育的現(xiàn)狀是偏重于專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)對職業(yè)特定能力培養(yǎng)，職業(yè)核心能力也開始得到重視，但對行業(yè)通用能力的研究和實(shí)踐還比較薄弱，存在秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性失衡的現(xiàn)象。
(一)秘書職業(yè)能力培養(yǎng)偏重于職業(yè)特定能力。當(dāng)前職業(yè)教育普遍實(shí)行雙證制，職業(yè)院校的秘書專業(yè)在進(jìn)行課程體系構(gòu)建和教學(xué)實(shí)施過程中，一般都會(huì)參照勞動(dòng)和社會(huì)保障部制定了秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和中國高教學(xué)會(huì)秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)制定了中國秘書崗位職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。從前文秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)鑒定考核內(nèi)容可以看出，盡管標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)了核心能力和通用能力，但在考核中基本處于次要的地位。
(二)職業(yè)核心能力培養(yǎng)需要加強(qiáng)。在秘書職業(yè)核心能力中，溝通與交際能力的培養(yǎng)在一般的職業(yè)教育中都受到重視，除了開設(shè)溝通類課程以外，在公共課和專業(yè)課的教學(xué)過程中，通過小組活動(dòng)、總結(jié)和匯報(bào)等形式得到了體現(xiàn);信息處理能力、團(tuán)隊(duì)合作能力的培養(yǎng)雖然可以在課堂教學(xué)環(huán)節(jié)、小組實(shí)訓(xùn)任務(wù)等教學(xué)設(shè)計(jì)中得以體現(xiàn)，但因?yàn)槿狈φ鎸?shí)的工作情境，往往流于形式，達(dá)不到預(yù)想的效果;在學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)方面，往往受職業(yè)教育學(xué)校學(xué)習(xí)環(huán)境和學(xué)習(xí)氣氛的影響，以及教師對學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)方法的缺乏，很難落到實(shí)處;組織與協(xié)調(diào)能力、決策能力的培養(yǎng)大多處于一種放任自流的狀態(tài)，完全依賴學(xué)生社團(tuán)和學(xué)生活動(dòng)支撐，只有小部分積極主動(dòng)的學(xué)生能夠得到鍛煉，有目的的教育和培養(yǎng)缺失;外語應(yīng)用能力的培養(yǎng)盡管有教學(xué)課時(shí)的保證，但更多為了考試的目的，偏離了應(yīng)用的功能;至于理解與判斷能力，則完全沒有針對性的培養(yǎng)。
(三)秘書職業(yè)通用能力培養(yǎng)薄弱。由于當(dāng)前職業(yè)教育還處于一種半封閉式教育，學(xué)生的社會(huì)參與度不高，調(diào)研能力、時(shí)間管理能力、操作與辦事能力、服務(wù)能力、企業(yè)管理能力等能力的培養(yǎng)缺少必要的施行條件，盡管職業(yè)院校一直致力于校企合作，但合作質(zhì)量和合作深度、廣度參差不齊，尤其對于秘書類專業(yè)難度更大，這些都使得秘書職業(yè)通用能力培養(yǎng)處于一種空白狀態(tài)。 四、秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的對策
針對秘書職業(yè)能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)存在的問題，職業(yè)教育院校在秘書職業(yè)能力培養(yǎng)方面應(yīng)從課程體系構(gòu)建、教學(xué)模式設(shè)計(jì)、測評體系改革和實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)條件建設(shè)等幾個(gè)方面進(jìn)行改革和實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)能力的平衡培養(yǎng)。
(一)職業(yè)能力結(jié)構(gòu)模塊課程體系構(gòu)建
1、培養(yǎng)目標(biāo)：根據(jù)秘書人員的社會(huì)需求情況以及不同層級秘書職業(yè)崗位能力需求的變化，結(jié)合職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力三個(gè)層面的職業(yè)能力要求，分析并制定高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)和規(guī)格。
2、課程結(jié)構(gòu)：將行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國家職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)融合，以秘書職業(yè)能力結(jié)構(gòu)分析為基礎(chǔ)，優(yōu)化課程結(jié)構(gòu)，構(gòu)建涵蓋職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力的結(jié)構(gòu)完整、層次分明的課程體系。
3、課程開發(fā)：根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考秘書職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)，將三個(gè)層次的職業(yè)能力要求分解為若干職業(yè)能力模塊，以能力模塊為依據(jù)，開發(fā)針對性的能力培養(yǎng)課程。
(二)工作過程導(dǎo)向教學(xué)模式設(shè)計(jì)。
在課程教學(xué)方面，圍繞秘書職業(yè)能力模塊培養(yǎng)的目標(biāo)，以秘書崗位工作過程中能力需求為核心，以學(xué)生主動(dòng)性學(xué)習(xí)方式為主體，設(shè)計(jì)課程教學(xué)模式。
1、教學(xué)內(nèi)容選�。焊鶕�(jù)秘書職業(yè)能力模塊劃分，在秘書職業(yè)特定能力、通用能力、核心能力三個(gè)層面，確定課程職業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)，圍繞培養(yǎng)目標(biāo)，選取教學(xué)內(nèi)容。
2、教學(xué)方法設(shè)計(jì)：結(jié)合秘書工作過程中的典型工作任務(wù)，規(guī)劃項(xiàng)目任務(wù)，以項(xiàng)目為中心，采取案例教學(xué)法、項(xiàng)目教學(xué)法、模擬教學(xué)法、引導(dǎo)文法或者角色扮演法等多種行為導(dǎo)向教學(xué)方法，設(shè)計(jì)教學(xué)環(huán)節(jié)，讓學(xué)生在自主學(xué)習(xí)中掌握秘書職業(yè)工作過程中的能力培養(yǎng)。
(三)職業(yè)能力測評體系構(gòu)建。
在評價(jià)體系方面，可借鑒秘書職業(yè)資格證書的考評機(jī)制和方法，建立多層次的職業(yè)能力測評體系。
1、職業(yè)能力模塊測評體系：以課程的職業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)位核心，進(jìn)行單項(xiàng)職業(yè)能力測評，考查學(xué)生職業(yè)能力結(jié)構(gòu)中相應(yīng)模塊的能力。這個(gè)測評可作為學(xué)生相應(yīng)課程的學(xué)習(xí)結(jié)果考核。
2、職業(yè)能力綜合測評體系：根據(jù)三個(gè)層面的職業(yè)能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)要求，設(shè)計(jì)綜合的職業(yè)能力測評�？梢苑譃閮蓚�(gè)層次：一是年度職業(yè)能力培養(yǎng)綜合測評;二是畢業(yè)生職業(yè)能力綜合測評。二者均可以選擇抽考的方式，前者可在每年進(jìn)行，后者在畢業(yè)年進(jìn)行。
通過職業(yè)能力培養(yǎng)測評體系的建設(shè)，可以使職業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)具體化、明確化。通過測評結(jié)果的分析，可以準(zhǔn)確了解學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)的質(zhì)量，并促進(jìn)教學(xué)內(nèi)容和方法的改革。
(四)實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)設(shè)置。
實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)，是學(xué)生從學(xué)習(xí)狀態(tài)到工作狀態(tài)的能力轉(zhuǎn)化階段。實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)的效果，既是學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)的一個(gè)階段，也是專業(yè)教學(xué)效果的檢討。
1、實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)：實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)可以分為校內(nèi)實(shí)訓(xùn)和校外實(shí)訓(xùn)。校內(nèi)實(shí)訓(xùn)主要依托于校內(nèi)的實(shí)訓(xùn)室，側(cè)重于完成相應(yīng)專業(yè)技能的訓(xùn)練;校外實(shí)訓(xùn)，側(cè)重于校外質(zhì)詢基地的建設(shè)，重在企業(yè)狀態(tài)下文秘專業(yè)的觀察、學(xué)習(xí)、訓(xùn)練以及秘書崗位的認(rèn)識，保障學(xué)生在真實(shí)環(huán)境中鍛煉自身的職業(yè)技能。
2、實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)：實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)也可以分成校內(nèi)實(shí)習(xí)和企業(yè)實(shí)習(xí)兩個(gè)部分。校內(nèi)實(shí)習(xí)可依托秘書專業(yè)創(chuàng)辦秘書事務(wù)所，或者學(xué)校相關(guān)的行政部門，采取靈活的方式。秘書事務(wù)所可以模仿國外的學(xué)生公司或者模擬公司的形式，對外是經(jīng)濟(jì)實(shí)體，提供秘書服務(wù)，對內(nèi)則是課堂教學(xué)的延伸，是秘書實(shí)訓(xùn)場所，這在個(gè)別職業(yè)院校已有成果的嘗試;企業(yè)實(shí)習(xí)目前各院校均有明確的規(guī)定，在此不作論述。
實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)，目的是在校內(nèi)、外為學(xué)生創(chuàng)造較多的模擬和實(shí)際工作環(huán)境，使學(xué)生掌握企業(yè)的生產(chǎn)、管理規(guī)律和方法，感受企業(yè)文化，彌補(bǔ)在校學(xué)習(xí)的不足，完成職業(yè)特定能力，尤其是職業(yè)通用能力和核心能力的培養(yǎng)，以適應(yīng)以后實(shí)際工作的需要和未來職業(yè)的發(fā)展。
總之，秘書職業(yè)能力培養(yǎng)，必須改變知識和技能混合培養(yǎng)的模式，明確秘書職業(yè)能力的結(jié)構(gòu)要求，并針對結(jié)構(gòu)性的職業(yè)能力要求，在培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)模式、考核體系等方面進(jìn)行改革和建設(shè)，以職業(yè)能力綜合培養(yǎng)為秘書職業(yè)教育和教學(xué)的核心，以職業(yè)能力模塊式培養(yǎng)為基礎(chǔ)，以實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)為拓展，將職業(yè)特定能力、職業(yè)通用能力、職業(yè)核心能力培養(yǎng)融合，形成完整的秘書人才培養(yǎng)模式，保證秘書人才培養(yǎng)質(zhì)量滿足經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的需求。
科學(xué)定位，樹立起明確目標(biāo)
在《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上 “秘書”是這樣定義的：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。但在實(shí)際工作中，很多人感受不到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重大事務(wù)及決策等職能，而是每天徘徊在文件收發(fā)、撰寫會(huì)議紀(jì)要及簡單的文字材料、檔案管理及其他日常服務(wù)性工作中。一般來說，文件收發(fā)、檔案管理和撰寫材料等不同“板塊”又會(huì)分配給不同人員。這樣，很多在職文秘人員都會(huì)覺得工作量太少，很多時(shí)候會(huì)無所事事。這樣就很容易陷入沒有成就感甚至走向懶散的狀態(tài)，最終憑借一杯茶和一臺電腦來打發(fā)掉大部分時(shí)間�？伤自捳f：少年易學(xué)老難成，一寸光陰不可輕，對于剛踏上工作崗位的人來說，其實(shí)正是學(xué)習(xí)和鍛煉的最佳時(shí)機(jī)。但如果對自身工作認(rèn)識不清，對自己要求不嚴(yán)，往往會(huì)覺得不知道學(xué)什么和做什么的問題，三年五載后，很多人還是和剛工作一樣，“沒思想、沒技能和沒能力”的“三無”人員。其實(shí)，文秘還要從等級上劃分，一般可分為初級秘書、中級秘書和高級秘書三個(gè)類別。對于剛走上崗位的初級文秘人員，只要具備了基本的辦公軟件操作能力，最基本的應(yīng)用寫作能力，就可以勝任工作，但對于高級文秘，不僅對辦事能力及應(yīng)用寫作能力有更高的要求，而且對法律、稅務(wù)、金融等各方面知識要掌握了解，才能具備為領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)及決策的能力。
另外，文秘人員要時(shí)刻謹(jǐn)記自己的職業(yè)角色。文秘盡管擔(dān)任著為領(lǐng)導(dǎo)決策的職能，但這個(gè)決策只是起參謀的作用，文秘工作“輔助領(lǐng)導(dǎo)”的本質(zhì)亙古未變，在日常的工作中，文秘工作者不能出現(xiàn)擅自為領(lǐng)導(dǎo)決策或者行使權(quán)力的越職行為。文秘是一個(gè)默默無聞的幕后工作者。
秘書是一項(xiàng)瑣碎繁雜的工作。作為初級文秘人員，要對文秘工作有個(gè)科學(xué)的定位，真正理解文秘的性質(zhì)�！安幌胱鰧④姷氖勘皇呛檬勘保蚁胝f的是，不想做一個(gè)優(yōu)秀的高級秘書的文秘不是好文秘。每個(gè)人的一生是短暫的，能用于工作的時(shí)間更是短暫的，我們應(yīng)該具備干一行，愛一行的職業(yè)道德，在平凡的崗位中，既能兢兢業(yè)業(yè)，又能開拓創(chuàng)新，在社會(huì)中做出自己的一番貢獻(xiàn)。
勤鉆務(wù)實(shí)，從點(diǎn)滴中鍛煉成長
目前受就業(yè)形勢的影響，許多大學(xué)畢業(yè)生不能選擇與自己專業(yè)對口的職業(yè)，而是從事了秘書行業(yè)。同時(shí)，由于缺乏實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，文秘人員對日常工作都需要經(jīng)歷一個(gè)不熟練到熟練、不老練到老練的過程。俗話說：書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細(xì)膩的心多看、多學(xué)、多問，只有通過堅(jiān)持不懈的努力，工作才能得心應(yīng)手。
一方面要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)辦公技能。一是能熟練掌握辦公軟件及辦公設(shè)備。靈活運(yùn)用office、wps等辦公軟件進(jìn)行文字處理、表格制作、簡單的數(shù)據(jù)庫操作等以及對傳真機(jī)、打印機(jī)、投影儀、攝影機(jī)等辦公設(shè)備能熟練操作。當(dāng)今世界是科技技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，軟件和設(shè)備更新周期越來越短，但日常事務(wù)處理中，每天都離不開它。這要求文秘能用心地學(xué)習(xí)和靈活的運(yùn)用。因?yàn)檫@些辦公工具不僅能優(yōu)化辦事效率，而且還能提高辦事質(zhì)量。二是快速掌握辦公流程的同時(shí)巧妙利用辦公技巧。文秘是一份檢驗(yàn)人細(xì)心和耐心的活兒。對于剛走上崗位的文秘來說，向有經(jīng)驗(yàn)的人耐心學(xué)習(xí)辦事流程，細(xì)心體會(huì)辦事技巧，是走向成熟的有效捷徑。文秘人員在日常的公文處理、檔案管理及其它服務(wù)工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有這樣才能不誤時(shí)機(jī)、影響大局。例如公文處理，在進(jìn)行下載到存檔的過程，一定要注意文件的緊急程度及督辦力度，保證傳閱過程中不丟失，其中的細(xì)節(jié)方面更需要細(xì)致耐心和相關(guān)技巧。
另一方面學(xué)習(xí)了解相關(guān)政策法規(guī)。為領(lǐng)導(dǎo)參謀建議及起草公文是秘書的重要職責(zé)，但不管是參謀建議還是起草公文都要求能熟悉基本的政策知識和法律法規(guī)知識。這就要求文秘人員能勤看報(bào)紙、電視，勤于了解國際、國內(nèi)形勢，掌握黨和國家的相關(guān)路線、方針和政策。秘書“說話做事”決不能違背國家法規(guī)和政府的政策精神，為適應(yīng)將來更高目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，學(xué)習(xí)并掌握政策制定方面的知識是初級文秘的必修課。一名有干練和魄力的秘書，是在學(xué)習(xí)和實(shí)踐的點(diǎn)滴中不斷磨礪鍛煉出來的。
勤于練筆，厚積薄發(fā)待時(shí)展
杰出的寫作能力是文秘人員應(yīng)具備的重要素質(zhì)。公文起草、領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)計(jì)劃及各類宣傳稿件等，無不體現(xiàn)出文秘人員的文字功底和寫作能力�！澳緹o本必枯，水無源必竭”，文秘要想寫出優(yōu)秀的文章，就要在鍛煉的同時(shí)學(xué)會(huì)不斷的積累材料和積累技巧。首先是積累材料�！安环e跬步，無以至千里;不積小流，無以成江�！�，材料積累是文秘做好文稿寫作的基礎(chǔ)。平時(shí)看書看報(bào)時(shí)，可以把佳詞麗句、名言名段摘抄出來，把有啟發(fā)性的文章剪切出來。上網(wǎng)瀏覽時(shí)，可以對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行披沙揀金、去蕪存精，搜集一些對自己寫作有幫助的文本文檔和圖片資料。同時(shí)，對這些搜集到的材料，要進(jìn)行分類整理，以便加強(qiáng)記憶和隨時(shí)查閱。其次是積累技巧。公文寫作同求學(xué)期間應(yīng)試考試寫作及自己隨性而發(fā)的寫作是有本質(zhì)區(qū)別的。作為文秘，不僅要客觀的審視這一體裁，而且要學(xué)會(huì)不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在平常起草公文、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料時(shí)，要追求“求真、求深、求短和求鮮”的文風(fēng)，學(xué)會(huì)用科學(xué)理論武裝頭腦，馬克思主義方法論指導(dǎo)實(shí)踐，不斷提高自己的寫作能力。文秘這支“筆桿子”不僅能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，而且能更好地為基層、為群眾說話。最后是積累語感，形成敏捷思維。盡管網(wǎng)絡(luò)時(shí)代能為我們寫作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和見地還是需要不斷積累和培養(yǎng)的。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神�！倍嘧x書，能開闊眼界，多品讀，能讓我們感知語言世界的神韻。在工作之余，除了要廣泛涉獵各種書籍外，還應(yīng)該“獨(dú)有情鐘”，因?yàn)橹挥蟹磸?fù)品讀，爛熟于心，工作中才會(huì)靈感頻現(xiàn)，思維才會(huì)敏捷活躍，獨(dú)辟見解才會(huì)橫空出世。
積累和寫作是文秘生活中的重要組成部分，兩者相輔相成，文秘應(yīng)學(xué)會(huì)在積累中不斷提高寫作的能力，在寫作中不斷學(xué)會(huì)積累實(shí)用的材料，這樣才能培養(yǎng)出出口成章，下筆成文的工作素養(yǎng)和能力。
塑造形象，大方得體的交際能力
文秘工作不僅要上傳下達(dá)，而且要對外接待，培養(yǎng)大方得體的交際能力是一門必修課。一個(gè)人的氣質(zhì)主要是從一舉一動(dòng)、一言一語中得以展現(xiàn)的。對于男秘書來說，穿上西裝革履系上領(lǐng)帶，理個(gè)精神點(diǎn)的頭發(fā)，形象就能煥然一新。但要想成為一名優(yōu)雅大方的女秘書則沒這么簡單，俗話說，“十分人品，三分內(nèi)在七分打扮”，可見衣著打扮對女士精神氣起著十分重要的作用，女文秘應(yīng)根據(jù)不同氣候、場合來選擇自己的衣著，同時(shí)，還要注重自己的妝容，這樣不僅能給辦公室增添色彩與活力，而且能給領(lǐng)導(dǎo)、同事及客戶展現(xiàn)出得體大方的形象。其次學(xué)會(huì)察言觀色。文秘要學(xué)會(huì)從觀察別人的言語臉色來揣摩對方的心理。學(xué)會(huì)“聽”不僅是促進(jìn)交往的重要手段還是一門藝術(shù)。不管是傾聽領(lǐng)導(dǎo)交待某事或是接待客戶時(shí),我們都要用心的聽，聽出其中的意圖 ，同時(shí)，加以恰當(dāng)?shù)哪抗饨涣骱偷皿w的身體語言，不僅能把自己的真誠和感情傳達(dá)給對方，更為重要的是，說話者會(huì)有被尊重的感覺和知遇之恩。最后是恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)能力。一個(gè)人的說話能力可以反映出他的綜合素質(zhì)水平。文秘人員不僅涉及的面廣，而且接觸的人員復(fù)雜，要想把諸多事務(wù)處理得體，把復(fù)雜關(guān)系理順。文秘在表達(dá)時(shí)要注意言語的簡潔得體，以及要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況或向同事傳達(dá)指示時(shí)，要注意語言的清晰、簡潔和富有邏輯性;在處理突發(fā)事件時(shí)，要沉著善斷，體現(xiàn)大局的能力;在面對難堪場面時(shí)，要有委婉圓場的能力。
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