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關于秘書能力與心理的探究
作為一名秘書，就要具備敏銳的觀察能力，要對任何事物有著良好的記憶能力、豐富的想象力以及科學的思維能力。那么下面就由yjbys小編帶領大家來探究一下秘書能力與心理。更多相關資訊請持續(xù)關注我們應屆畢業(yè)生培訓網。
1.秘書的社會角色
秘書是一種特殊的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：“要像心理學家一樣善于洞察別人的心靈，要像外交家一樣善于處理各種交際關系……社會對秘書人員有一種期望：善于處事、謙虛友好等。”作為秘書人員，對自己應有較高的期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。
2.秘書的特殊能力
首先，較高的文字水平。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚、文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。其次，較強的組織能力�，F(xiàn)代的秘書人員既不是那種整天伏案看文件，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。最后廣泛的社交能力。當前社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動，社交對于秘書人員來說同樣重要。一方面，社交可以開闊視野、增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。另一方面，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務、聯(lián)系事務，自然是“公事公辦”，但社交可以幫助選取捷徑、克服阻力，提高辦事效率。
3.秘書的情感與意志
要想成為一個成功的文秘人員，必須學會調整自己的情感、堅定自己的意志。秘書的情感，是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。它是秘書實踐活動主觀方面的前提條件，受到自然環(huán)境、自身健康狀況和社會環(huán)境等因素的影響和制約。要求秘書本身盡可能冷靜地對待社會環(huán)境、輿論評價等的影響，能駕馭和控制自己的情緒，經常保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的情緒。秘書的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。有了這種貫穿始終的信心和意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)、滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。
4.秘書的氣質與性格
秘書的氣質主要體現(xiàn)在外觀的形象以及內在的修養(yǎng)。一個秘書如果沒有良好的氣質，是難以勝任這項工作的。秘書的性格，是秘書在個性生活過程中所形成的、對顯示穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相對應的習慣化的行為方式，是表現(xiàn)在態(tài)度和行為上比較穩(wěn)定的心理特征。
5.秘書與領導的關系
當今社會的秘書，在本質上是領導人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權胡作非為。秘書崗位是與領導崗位相伴相生的，有了領導才有秘書的存在。秘書與領導的關系是一種有別于同事關系的特殊關系。這種關系處理的好壞事關全局工作的開展和秘書工作的成敗。一般機關單位的秘書皆不是某個領導的專門秘書，是要為整個機關單位領導群體服務的，工作具有綜合性的特點。秘書與領導的交際是最為復雜、最為微妙的一種，不僅存在著領導與被領導、服務與被服務的工作關系，同時也交織著人與人之間在思想、知識、情感等方面的交往關系。作為一個現(xiàn)代秘書，在尊重領導的前提下，不應該唯命是從，而要做領導的幫手，幫助領導出謀劃策，協(xié)助領導來做一些決定，防止領導發(fā)生一些錯誤。給上司提意見只是本職工作中的一小部分，盡力完善、改進、邁向新臺階才是最終目的。要讓上司接納你的觀點，應在尊重的氛圍內，有禮有節(jié)，有分寸地磨合。不過，在提出質疑和意見前，一定要拿出詳細的、足以說服對方的資料計劃，從而創(chuàng)造一個與上司比較合作化的環(huán)境，充分發(fā)揮自己的能力。在與多位領導相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護領導班子的團結與威信，不論是在思想感情上還是行為活動上，都不能產生傾斜度;不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠誰、聽從誰、不聽從誰的行為;不能當著甲領導的面吹捧乙領導，當著乙領導面吹捧丙領導;當領導之間產生分歧時，更不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者冷眼旁觀，只能被動地雙面勸慰、彌合、消除，本著工作上的支持、關系上的愛護、感情上的友誼去做。要始終與多位領導保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。
6.秘書的心理問題
現(xiàn)在社會上秘書存在心理問題主要有：①嫉妒。嫉妒是一種意欲破壞他人名譽而心懷怨恨的不良心理。嫉妒的對象多是與自己年齡、文化、能力和地位等條件相似，而在某些方面卻優(yōu)于自己的人。人總是有一種要求得到成功的意愿，有一種超過別人的沖動。當一個人被消極情緒所左右，便可能產生嫉妒心。調適的方法：要有寬闊的胸懷，形成正確的觀念;參加多種活動，豐富自己的生活;勇于自我反省，不斷找出差距。②孤僻。孤僻可能是性格使然，也可能是自身人為造成的。孤僻的性格不僅嚴重影響了人際交往活動的開展，而且作為一名秘書是與自身工作的要求大相徑庭的。這種心理障礙，會給秘書工作造成很大的負面影響，如交流不便、信息不暢、工作局面難以打開等。調適的方法：消除自命清高的心理;要學會寬容。秘書應該表現(xiàn)出一種寬大的胸懷，不斤斤計較個人得失。③壓抑。秘書活動的輔助牲、受動性和潛隱性表現(xiàn)得非常突出，秘書工作繁重、瑣碎、辛苦，在經濟不發(fā)達地區(qū)，一些機關和單位的秘書經濟生活還處在較低的水平上。這種生活狀況給秘書造成了一定的壓力，這就勢必形成壓抑心理。壓抑心理一般表現(xiàn)為情緒低落、行動遲緩、態(tài)度冷淡。調適的方法：要有無私奉獻的精神;在工作中只求奉獻，不計名利地位，甘為無名英雄;要有一個平和的心態(tài);要經常有滿足感。④依賴。依賴心理是一種完全依靠他人而不能自主和自立的不良心理，即“要我做”，而不是“我要做”。這種不良心理往往使人不思進取，更談不上創(chuàng)造，因而工作無生機，也無成績。調適的方法：要認清自己的角色位置，擺正領導者、秘書和秘書工作的關系;要正確認識秘書工作的被動性，擺正被動與主動的關系，充分發(fā)揮它的主動性與創(chuàng)造性;要有強烈的工作熱情，以飽滿的熱情投入工作，不僅會給人以成就感，而且能給精神帶來極大的愉快。
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