秘書參加會議注意服務事項

秘書參加會議注意服務事項

　　當今社會的秘書，在本質上是領導人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權胡作非為。下面是小編為大家帶來的秘書參加會議注意服務事項，歡迎閱讀。

　　一、報到服務：

　　會議報到

　　迎接與會人員、現場運作、安排工作人員和良好的交通安排是會議報到和現場管理順利進行的組成部分。第一印象很重要。現場報到是大家露面的時候，前來露面的與會人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個人都是有備而來，每個人都應該得到最熱情周到的服務。

　　歡迎與會者并幫助他們進行報到是會議殷勤待客的重要表現。

　　現場的后勤工作：

　　1.報到小組：被選派的現場報到工作的人員應該是經過培訓并熟悉后勤和報到工作的方方面面。每位工作人員都應有該建筑內所有與會議有關的場所的方位圖。關鍵人員在整個會議期間還應配有通訊工具以便及時溝通情況和隨時到位。書面的工作指示和行為規范也是不可少的。必須讓現場工作人員清楚以下幾件事：

　　會議活動的日程表；

　　各種活動次數；

　　工作人員的分配；

　　一些必需場所的位置（商務中心、洗衣房、大堂洗手間等）

　　2．報到人員的分配：

　　分配的報到人員要充足，如有需要，可指定后備人員；

　　選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格；

　　一定要選派一名調停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對調停感到滿意；

　　對于大型會議的大批工作人員，要提供一個專門的會務人員休息室；報到地點一定備有充足的會議介紹、地圖和相關資料用來發放；

　　發給每個工作人員一張急救電話號碼表。應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼；報到處要始終有一位工作人員，負責傳信聯絡。

　　3．指示牌：與會者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會者能毫不費力地找到想去的地方

　　二、住宿服務：

　　1、我社與昆明及云南省各級星級酒店合作，優價代定昆明及云南省內各級賓館酒店會務住宿，以下列舉部分各級酒店供參考：（更多）

　　三、餐飲服務：

　　1、會議期間，早餐均在入住酒店安排，請與會代表憑早餐券在入住酒店餐廳自行用餐；

　　2、集體用餐時請聽從工作人員的統一引導。

　　四、訂票服務：

　　我公司利用與鐵路、航空、航運等部門長期建立的良好合作信譽關系，架構了鐵路、航空、航運、高速巴士等品種齊全、服務完善便捷的票務延伸網絡。目前已擁有全國聯網火車售票，并與國內、國際民航聯網協作的銷售國內、國際特價機票。公司曾多次成功地承接了各類大型會議的現場出票服務，而且可根據每一個會議的不同組織形式與規模，為客戶提供最快捷高效的票務服務。

　　操作方法

　　1、告訴我們您的姓名、手機號碼、票型、始發城市、目的地、單價、數量、出發時間等信息；

　　2、我們按照您的要求，向您提供最優票價；

　　3、您選擇完畢并預付款，我們將為您預訂；

　　4、您來取票或我們送票上門。

　　五、醫療服務：

　　在會議期間您或您周邊的與會代表需要醫療服務時請及時向本會醫療組聯系。

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