文秘辦公室接待工作內容

文秘辦公室接待工作內容

　　導語：任何一家公司都存在接待客人的時候，接待時能否讓客人滿意則直接體現出這家公司的公關水平如何。下面是文秘辦公室接待的工作內容，歡迎參考!

　　有時候投資者、客戶來公司考察的時候，一些接待的細節都可能決定一場談判的成敗。對于一家公司來說，做好辦公室日常接待工作是一件非常重要的事情。那具體怎么才能做好接待工作呢?下面我就跟大家分享下個人的一些看法。

　　保證辦公室整潔、干凈:

　　當有客人來自己家中拜訪的時候，我們都會對家中的角角落落提前打掃一番。辦公室也一樣，我們應該每天對辦公室進行打掃，保證辦公室地面的清潔。對辦公桌上的物品進行分類擺放，不要東一堆、西一堆的讓人看起來很雜亂。辦公室是否整潔、干凈可能會直接決定客人對公司的第一印象。

　　提前布置會談場所：

　　當有客人前來的時候，一般都會安排他們在會議室進行會談。因此在會談之前應該提前布置好會議室，擺放一些花等裝飾。如果是商務會談，還應該提前準備好跟會談有關的材料，提前安裝好會議電話、投影儀等會議工具。

　　提前準備茶水、水果：

　　不管來訪的客人身份如何，在交談之前我們都應該給客人們端上一杯茶水，如果有條件可以在辦公室中擺放一些新鮮的水果、瓜子之類的小吃給客人們品嘗，也可以在辦公室中準備一些瓶裝礦泉水之類的飲品。

　　提前通知同事將有客人來訪：

　　雖然辦公室是辦公的地方，一般大家都會專心工作，但難免會存在在休息時間三兩同事交談的情形。當得知有客人來訪時，提醒交談的同事們談話聲音低點，不要吵吵鬧鬧的，以免影響公司的形象。

　　服裝穿戴干凈、整潔：

　　辦公室是大家辦公的地方，屬于公共場合。所以員工在這里辦公的時候一定要注重自己的服裝，穿正裝上班，切勿穿的太休閑，也不能穿的太花哨。如果有些公司有規定要穿工作服上班，那就應該根據公司的要求穿上干凈的工作服。

　　提前制定好參觀路線：

　　當有客人們前來參觀、考察自己的公司時，應該提前幾天跟各個領導商量好具體參觀的路線。如果是參觀工廠車間等場所，還應提前準備好安全帽，并要求車間各崗位員工按規范要求進行操作。提前制定好參觀路線并交代好各崗位的員工，盡量做到十全十美。

　　安排好交通、住宿：

　　如果是遠方的客人前來參觀，我們應該提前跟對方取得聯系，獲得對方到達目的地的具體時間，如果可以應該安排公司的司機前去接應。當會談結束后還應該安排適當的場所給客人們用餐，并應安排好干凈、清潔的酒店給客人們休息。

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