文秘公文寫作的思維方式

【精】文秘公文寫作的思維方式

　　一、以抽象思維為手段，概括公文內容

　　抽象思維是人們在分析、綜合和比較的基礎上，抽取同類事物的一般性或本質屬性，從而使感性認識上升到理性認識的一種思維方式。其間，概念、判斷、推理是其主要思維形式;分析、綜合、比較、概括以及定義、分類、演繹、歸納等是其具體思考方法。公文內容的歸納和概括，主要依*這種思維方式。這里所談的公文內容，主要包括公文主旨、行文依據、行文目的或意義、公務活動的事項或問題以及對策、執行要求等等。其中，抽象思維的運用貫穿整個寫作過程。

　　首先，在撰寫公文的準備階段，就必須運用抽象思維。準備階段包括解讀領導指令和搜集選取寫作材料等工作。其中，解讀領導指令是作者要過的第一關。因為在實際工作中，領導的指令往往并不十分明確，這就需要作者充分發揮主觀能動性，對寫作對象進行全面的審視，對其本質有一個深刻、理性的認識，而這就需要分析、比較、歸納、概括等抽象思維方法的大量運用。在隨后的選材階段，更是如此。公文的選材，除了要圍繞主旨外，更重要的就是要能反映共性，能夠說明當下公務活動的本質和特點，并能解決問題。而要達到這些要求，就必須對搜集來的錯綜復雜的材料進行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的反復比較和周密的分析研究、篩選和概括，以確認材料的價值和在各部分的使用情況。

　　其次，在行文表達階段，也必須依*抽象思維。在具體的行文表達中，無論公文主旨、行文依據、行文目的或意義、公務活動的事項，還是問題、對策、執行要求等等，均以概述、概括說明或簡要議論的形式出現。遣詞造句上，公文也有別于其他文體，如決議、條例、規定、命令、通知、請示、批復、報告、總結等，所使用的詞、句、句群大都是概念、判斷、推理，其基本要求是準確、簡明，能夠真實、恰當地概括反映當下公務活動的本質和特點，即便是用來表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況的通報，以及以研究情況為主的調研報告，在介紹情況時也都比較概括，因為重點不在于此，而在于總結經驗、教訓或規律、對策，基本要求都是概念要明確、判斷要恰當、推理要合乎邏輯，這些都體現了抽象思維的特征。

　　二、以程式思維為基礎，規范公文格式

　　這里所說的程式思維，是指公文作者在起草公文過程中，總是借助于特定文種的既定格式，來體現相應的公文主旨，傳達發文機關意愿的一種思維方式或思維習慣。這種情況在公文寫作過程中極為常見。雖然公文寫作也要求有獨到見解，但那是在內容方面，主要指公文主旨，解決問題的具體對策、措施等，而在公文的形式，尤其是格式上，為了提高辦公效率，則不要求標新立異，更多的是按照既定模式展開。如許多公文文種的開頭，一般都要求寫行文根據、目的或意義;主體部分用來敘述基本事實，或闡明性質意義，或者提出措施、要求等等;結尾部分則是執行要求或申報請求等。不僅如此，許多公文的表達方式和語言也有既定的模式。如開頭和正文部分一般只用敘述、說明、議論三種表達方式，其中，開頭為簡要說明;中間部分多為概敘、概要說明或簡單議論;結尾處一些文種慣用“來函收悉”、“敬請批復”、“特此函復”、“希即遵照”、“妥否，請批復”等約定俗成的套語收束全文。即使是非程式化語言，一般也要求平實化、常規化，反對藻飾。而所有這一切，目的就是為了保持公文形式上的穩定性和規范性，使公文能以最清晰、最簡潔、最便于閱讀和理解的面目出現，為貫徹執行提供便利。相反，如果不按照這種既定模式來寫作，總是標新立異，反而會為公文的理解、落實帶來麻煩。而這就必然要求公文作者運用程式思維來寫作。

　　三、以系統思維為保障，調控公文脈絡

　　公文脈絡是指公文內在的思路或思維活動的“路線”，其作用是對公文內容進行統籌組織與安排，以使其眉目清楚，言而有序。好的公文在脈絡的掌控上是相當講究的。首先，思路必須完整。全文必須是一個完整的統一體，首尾要圓合，中心線索要連貫，過渡照應要清楚，既沒有顧此失彼、殘缺不全的情況，也不能有缺頭少尾、七零八落的弊端。其次，結構要嚴謹。結構要周密，無懈可擊，而絕無漏洞和顛三倒四的毛病。最后，行文要自然。要行止自如，順理成章，渾然天成，沒有人工雕琢的痕跡。而要達到這種完美的境界，顯然又必須運用系統思維。

　　所謂系統思維，是指以系統論為思維基本模式的思維形態。它本質上是一種全局性思維，總是從事物的整體出發，思維程序是整體——部分——整體。而整體并不等于局部的簡單相加，部分與部分之間最合理的組合才會產生最大的整體效應。系統思維的目標就是要追求這種最大的整體效應。

　　好的公文正是充分運用了這種系統思維。從整體構思到具體層次段落的寫作，始終能站在整體的高度，去處理全局與局部、局部與局部的關系，尤其是特別注重公文系統各部分之間的組織是否合理，是否反映了公務活動的內在本質和規律，是否有利于公務活動的開展，在材料的組織安排、段落層次的劃分、過渡與照應、詳略處理等方面是否能更好地表現主旨，同時是否做到了從不同文種的實際情況出發，因“體”制宜，采用最為恰當的表達形式，使內容與形式達到高度的統一等等，這些都需要運用系統思維來掌控。只有運用系統思維，在明確整篇結構要達到的目的以及對各要素的具體要求的前提下，將諸多要素進行統籌安排，這些要素或“部件”才能形成強大的整體功能，并發揮整體效力。拋開系統思維，即使一些句子、一些段落寫得再精準、再美妙也無濟于事。可見，只有運用系統思維，統攝全篇，把整體的綜合性作為起點，讓各構成要素有機結合，才能調控好公文脈絡，寫出高質量的公文。

　　四、以辯證思維為靈魂，確立公文主旨

　　所謂辯證思維，是指思維主體在思維過程中，以聯系的、發展的、矛盾運動的觀點去考察和認識事物，以避免得出機械、靜止、片面性結論的一種思維方式。辯證思維不僅是人們探求客觀世界奧秘和規律的鑰匙，也是我們正確認識公務活動和確立公文主旨，使公文發揮應有的指揮、協調或指導作用的重要思維工具�？梢哉f，沒有辯證思維，就不會有對公務活動本質的、完整的、規律性的認識，也就不會確立具有前瞻性和指導意義的公文主旨。例如，在請示、報告、批復、決議、議案等等文種的寫作中，作者在深入了解情況的基礎上，還必須根據各方面的相互關系及客觀變化的態勢，反復思考所提出的意見或建議，權衡利弊，而不能急于下結論，目的就是要避免決策的極端化、片面性及主觀武斷等錯誤傾向。還有，辯證地看待問題及具體問題具體分析這一要求，不僅體現在幾乎所有公文主旨的形成和確立上，更體現在公文主旨的揭示和表達上。如許多公文在肯定某種先進經驗時，總要提出不要“一哄而上”，不要搞“一刀切”，各地可根據實際情況因地制宜地貫徹落實等等，這些都是辯證思維的體現。再如，辯證思維的另一大優勢是用發展的觀點來看待事物，常常根據過去、現在的一些規律來推測未來的發展趨勢，這對于諸如計劃、總結性文種以及調研報告等公文的寫作尤為重要。可以說，離開了辯證思維，就不會有正確的公文主旨，也就沒有了公文的統帥、靈魂與價值。

　　當然，這些只是公文寫作中幾種主要的思維方式。它們之間也并不是彼此孤立的，而是相互交織、相互作用，共同完成公文寫作全過程的。

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