資料檔案排列存放方法技巧

資料檔案排列存放方法技巧

　　檔案排列有序，是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件，因此必須建立科學合理的存放秩序，并使這一秩序得到維護。那么，下面是由小編為大家整理的資料檔案排列存放方法技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　(一)檔案裝具的排放要求

　　1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應適當分類，盡可能做到整齊劃一。

　　2.避光通風。有窗庫房，檔案裝具排列應與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應注意不能有礙通風。

　　3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1 米至1.2 米，一般過道寬度0.8 米左右為宜。所有裝具均不應緊靠墻壁。

　　為了便于對庫房內檔案的管理和迅速存取，所有裝具應按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號)，其號碼一律采用阿拉伯數字。編號原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號(如果沒有欄，則自上而下編格號)。

　　(二)檔案存放方式

　　存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

　　1.豎放保管

　　豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優點是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊)、盒裝檔案和照片檔案，一般應采用豎放方式。

　　2.平放保管

　　平放雖然取放不太方便，但對保護檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經過曬圖機的高溫影響，其機械強度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復制藍圖時準確、清晰，應采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴禁折疊，因為折疊會使底圖出現折痕，影響其壽命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進特制的紙質、金屬筒內或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

　　4.折疊保管

　　折疊保管就是將一些紙質較好、機械強度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標準折疊(裝訂或不裝訂)，放進卷盒、夾內或柜中。 例如藍圖，藍圖一般采用優質紙張，機械強度較好，可以折疊保管。 藍圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標準，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風琴式。折疊后的圖標標題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關系，每個卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時要加進一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規格一致。如果案卷不裝訂，折疊時不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進卷盒或夾內。

　　(三)檔案排列方法

　　檔案一般是按全宗進行系統排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統管理和全宗的信息控制較為有利。

　　對于特殊載體的檔案，可根據檔案制成材料的不同，將紙質檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內，通常按全宗排架，即一個全宗內的檔案集中在一起存放、排列。但應在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應有的聯系。

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