文秘工作會議會議紀要
會 議 紀 要
X集行中會〔XXXX〕4號
會議名稱：XXXX年集團文秘工作會議
會議時間：XX月XX日(17：00-19：30)
地 點：集團本部培訓室
會議方式：現場+視頻+電話
召 集 人：XX
與會人員：集團行政中心XX副總監、集團各高管秘書/文員、集團本部/各區域/各項目/各部門文員
記 錄 人：XX
本次會議有兩個議題，其中：集團行政中心AA副總監從行為規范角度宣講了怎樣做一個合格的文秘人員，對集團的文秘人員本身及集團文秘工作提出了要求;集團行政管理部ZZ就集團本部公文近期常見病例等和與會人員進行了分享。紀要如下：
一、XX副總監宣講文秘工作要求
X總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團的機要工作人員，起著很重要的作用，在工作中須遵照公司的規章制度，找到自己工作的依據。集團《機要工作人員管理制度》之前只適用于董事局成員身邊的工作人員，本次會議后集團行政管理部要對其進行修訂，以適用于集團整個文秘系統，為大家開展工作提供更為具體的指引和規范。
會上，X總從形象禮儀和工作紀律兩方面介紹了集團對文秘工作人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎，向大家介紹了文秘工作的職責及履行這些職責所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文秘工作的期待。
(一)集團對文秘工作人員的形象禮儀要求
X總首先通報了集團行政管理對集團各有關人員接聽電話和在集團本部進行的辦公紀律檢查的結果，要求文秘工作人員尤其要在接打電話和著裝上注意自己的形象。
X總要求集團的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹立"服務的領導不是自己的'領導'，而是自己的顧客"這樣一種觀念，不論自己服務的是部門領導，還是項目領導，抑或集團領導，也不論服務對象的級別有多高，他們都只是自己的服務對象，文秘工作人員一定要防止 "狐假虎威"的現象出現，具體到實際工作中，就是在上傳下達的過程中，與同事講話、接打電話時態度要謙虛，語氣要注意規范。
在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此文秘人員在工作中要隨時注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著應表現得職業和得體。
(二)集團對文秘工作人員的工作紀律要求
X總提醒集團所有在領導身邊工作必須隨時注意自己的行為規范，并重點強調了保密要求。A總指出，在最近對大家接聽電話的測試中，不僅發現了以上提到的禮儀問題，部分人員對接聽電話的反應也暴露了其保密意識有待加強。
X總要求，文秘人員應堅守自己的職業操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問題，要求大家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉接電話中不能照單全收，應先過濾來電，再把安全的、有用的電話轉接給領導，防止無意間泄密;針對文印室文件隨便亂扔的現象，要求大家充分認識到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的.，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質上的損失，更重要的是名譽上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機碎掉。
(三)集團文秘工作人員應履行的職責
X總以文秘人員考核表為依據，要求集團的文秘人員履行商務溝通、辦公室事務管理、文書工作、會議管理、商務活動、信息檔案管理的六大職責。
X總指出，以上六大職責中，目前發揮得不好，或者說整個文秘系統的軟肋在于文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到：文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個勞動力;只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動者，也才是真正的文秘。因此就要多練習，熟能生巧，尤其是公文寫作、發言稿的撰寫。X總還要求文秘人員會使用Outlook，尤其是會用該軟件中任務管理與會議管理功能。
二、文秘工作分享、介紹OA發文規則。
本次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發現的一些普遍性錯誤、公文的規范語言、公文格式和OA發文規則和與會人員進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：
(一)文種
"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用范圍，依據公文的實際內容來選擇文種。
(二)文件編號
年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份兩邊的括號應選"〔〕"，不用"()"、"【】"等;流水號為個位數時，前面不編虛位。
(三)標題
標題過長或標點中使用標點符號。除了書名號外在標題中一般不用其它的標點符號;標題應簡短，由"'關于'+事由+文種"構成，要避免把標題當正文寫。
此外，標題還存在文不對題現象，例如，明明是一份會議通知，卻把標題寫成了《關于確定XXX會議的事宜》，一次會議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。
(四)主送部門、發文部門
把文件主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發文部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構，按照公司組織架構的標準名稱來寫主送、發文部門。
另外，還要注意在公司公文"發文單位"中最低一級應是集團、區域的二級部門和項目的一級部門。
(五)正文
1.正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應先寫文件名，再用括號的方式寫文件編號。
2.正文一頁寫完，在最后一行寫上"轉頁"或"見下頁"等字樣。因為公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。
3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規范，要求用國標的格式分層編號。
(六)結尾用語
常見的錯誤是在在結尾用語手加上"!"，如"特此通知!"正確的用法是后面用句號或不用任何標點。
(七)附件
表示多個附件層次關系常見的錯誤是寫成"附件一、附件二……"、"附件：一、……"等，正確的寫法應是"附件：1.……"，注意的是附件名后面不用任何標點標點符號。
(八)抄送(抄呈)
常見的錯誤是發文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發人;二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫法都不符合行文規則。
應注意的是，只有當簽發人兼任多種職務時，才可將代表一種職務簽發的文件抄送給另一種職務的自己，例如經營管理職務的陸倩芳總裁簽發的文件，抄送給董事局職務的陸倩芳副主席;上級將公文抄送給下級的情形一般存在于答承性質的公文，例如，復函和批復。
會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時避免以上常見的明顯錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到OA之前，也要檢查是不是存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉速度。
本次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的格式要求，要求 OA發文填寫主文檔的主題按照"發文單位+'-'文件主題+'的'+文種"格式和要素填寫。
會議最后，XX副總監再次要求集團文秘系統的全體人員正確定位自己、發揮頭腦的潛能，并再次強調電話規范和文件流轉需要記錄。X總希望文秘系統的全體同事，提高素質，提高水平，履行好文秘工作的六大職責，為公司的高效運作貢獻自己的智慧和力量。
簽署：XX
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