外貿信函的實例
例一： 150 Kensington Road Brooklyn，New York 12②，N．Y．③ June 10 1985 例二： Established 1900 TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRE SS： CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO Ref．No． CHICAGO，ILLINOIS CODES USED： March 16 1982 ALL CODES RENTLEY’S PRE FERRED 注：實例中央上面Established 1900是指該公司創立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字（Telephone）是電話號碼，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件編號”，其用途是便于索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字（Cable Address）電報掛號，用于發收電報。這個公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二個字就夠了，其手續費和電報費均能節省。（Codes Used）即“使用電訊密碼簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密碼簿中，請選用（Rentley）密碼簿”。 例三： 17．Philpot Lane，London，E．C．①3， 25 April，1991 寫信頭還需要注意的一點是，在寫日期時，要區分開英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日，按英國習慣，應寫為“2ndMay，1995”按美國習慣是“May 2，1995”。 （3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如： Messrs．Allen ＆ Son（1919）Pty，Ltd．， 155，Flinders Lane， Melbourne， C．①1． Australia March 16，1991 Messrs．Smith ＆ James，Inc． 500 Nort on Bldg． Seattle 4，Wash U．S．A 寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。 （4）稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼，相當于中文書信“敬啟者”，例如： Dear Sir Dear sirs， Dear Madam，Dear Ladies， Gentlemen： Dear Mesdames， Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen： 在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen（美國式）和Dear sirs（英國式）二種。可見，在商貿英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dear sirs或Gentlemen即可。只有在雙方關系較為密切時，才加上人名，如Dear Mr．Small。在這里，Dear Sirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類的禮節性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習慣的不同，還要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”號，而美國式“Gentlemen”之后，則應用“：”號。 （5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”，即禮貌（Courtesy）、簡潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應有的齊整格式。同時，一封信要按內容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿英文書信原則上應符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內敘述，以利于所談事情能及時得到處理。 （6）結束語。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：Yours truly（你的真誠的），Yours sincerely（你的忠誠的）Yours faithfully（你的忠實的），等等。 在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質的信件中，還可用Yours most Cordially（你的最真誠的）或Yours respectfully（你的.恭順的）等。 （7）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當于我國的簽字蓋章。在商貿英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如： Yours truly， FIDELITY TRADING CO．ING． （簽 名） H．B．Haslehurst General Manager Very truly yours， I．T．INPORMATION （簽 名） Director h ose M．Net Very truly yours， UNITED EXPORTERS COMPANY （簽 名） Max de Hes Very truly yours， LEWERS ＆ COOKE，LIMITED （簽 名） E．W．Twelmeyer Purchasing Department Very truly yours， STERN，MCRGENTHAU ＆ CO．，INC． （簽 名） Edward N．Megay Machinery Division 在商貿英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。 商貿英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結束語和簽名外，有的信還要注明收發信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖： 發文編號 收文編 號 信頭 日期 收信人名址 特別指定閱信人 稱 呼 書信主題 正 文 結 尾 簽 名 附 件
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