職業學校檔案信息化建設規劃

職業學校檔案信息化建設規劃

　　隨著電子公文的大量出現也給學校檔案部門提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用。目前，學校檔案部門的檔案保管、利用與形勢的發展要求仍不相適應，大多數仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得相當一部分電子檔案無法采集、收集和提供利用。中等職業學校檔案信息化是學校發展的必然隨著中等職業學校工作中計算機普遍使用，產生大量的電子文件和電子資料，在檔案管理中需要對其進行歸檔，另一方面學校網絡化辦公中也需要檔案部門跟上時代的需求，從以下幾個方面進行一些探討。

　　一、中職學校檔案信息化的必要性

　　由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且隨著科學技術的迅猛發展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經濟的發展，高科技正深刻地影響著人們的工作和生活的方方面面，隨著辦化驗室自動化程度的普及，大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代�；畈豢扇鄙俚墓ぞ��？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

　　二、學校檔案管理的現狀

　　中職學校檔案信息利用主體越來越多，傳統的手工操作及經驗管理模式已制約了檔案管理工作的發展，遠遠不能適應現代信息社會的快節奏、大容量的需求，其管理現狀主要存在以下兩個方面的問題：

　　1、檔案管理的信息化程度不高。日常管理的材料存檔不齊全，教學大綱的制定周期長且落后于形勢的發展，教師的潛力難以充分發揮。學生規模大，學籍管理的難度加大，人為失誤因素增加。

　　2、 教學管理人員信息技術應用能力較低，信息管理水平不足。教學管理人員在信息的收集和處理上以傳統的信息管理為主，網絡技術、智能技術還未能在實際工作中得到普遍應用，導致信息資源的利用率低，教學材料的收集有重復收集現象，造成教學管理信息冗余，管理效益不高。

　　3、 經費投入不足，設備有待改善。經費是一切工作的基礎保障，教學檔案的管理工作也是如此。由于領導重視不夠，造成教學檔案管理辦公條件欠好，環境較差，設備陳舊、老化，難以正常開展工作。

　　三、中職學校檔案信息化的途徑

　　為適應當前社會經濟發展的需要，學校應近快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。本文筆者認為實現學校檔案管理信息化應從以下途徑進行：

　　1.著力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

　　2.抓好學校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

　　3.加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。 微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點是：

　�。�1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。

　�。�2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。

　�。�3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。

　　4 、教學、學生檔案的數字化、信息化建設。傳統的職校教學檔案基本上都是以紙質檔案為主，管理人員的勞動強度大，查閱十分困難，并且占用大量的庫房空間。管理成本高，保管時易損壞，而數字化檔案克服了傳統檔案的缺點，節省了大量人力、物力和財力，且可大量復制，克服了紙質檔案獨一無二的弊端。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案、文件的一體化管理，實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化存儲，以實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。數字化、信息化建設是職校教學檔案信息化管理的核心內容。

　　5、學校的檔案工作者必備良好的素質。 一個檔案工作人員必備的素質結構，應是其具有的政治素質、業務素質和智力、能力素質的最佳綜合表現。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。學習檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發，努力提高自己檔案業務水平。

　　總之，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。 信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案室只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

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