(1) 個人陳述(Personal Statement)
有時也稱Statement of Objectives/Statement of Purpose 或Study Plan(學習計劃，側重點略有不同)。主要用于描述個人背景、申請目的、研究方向等信息，是申請文書中較重要卻也比較難把握的部分。當你正苦惱于 GRE、TOEFL等標準化考試的成績，正為高不成低不就的GPA而唏噓感慨時，一份出類拔萃的個人陳述卻有可能讓你力挽狂瀾，從眾多申請者中脫穎而出，牢牢抓住教授的眼球，最終獲得海外求學的全額獎學金。甚至在某些學校，個人陳述已經代替了面試，作為評價學生的一個重要依據。因此，個人陳述在整個申請材料的準備中占據了舉足輕重的地位，也有必要引起眾位申請者的充分重視。
個人陳述是每個人個性和獨特經歷的體現，并沒有統一的語言要求和寫作格式。但是在留學文書的準備中，個人陳述屬于正規的書面文體，用語最好符合書面語的規定。版面的安排應該整潔有序。同時在個人陳述的準備過程中應該仔細閱讀申請學校的網頁，尋找學校是否對于語言和格式有明確的要求。在個人陳述的寫作中切忌不要堆砌辭藻，不要過多使用長句和難懂的單詞。否則會使閱讀者頭疼，降低可讀性。
寫個人陳述是一件“仁者見仁，智者見智”的事，并沒有明確而統一的寫法。這正到了發揮每個人聰明才智的時候，也給了每個人挖掘自身潛質的機會。一份好的個人陳述往往是沖破堅冰的利器。書寫個人陳述首先要做的是搜集素材，認識自己，挖掘出自身的特點，尋找自己的閃光點。認識自己，這是一件說起來容易，做起來難的事。要知道，申請的過程其實是你向學校推銷自己的過程。自己還沒有了解自己，還談什么推銷給別人呢?為此，每個申請者都需要回憶，反思自己的過去，從中尋找可以作為素材的歷史瞬間。
(2) 簡歷(Resume)
也稱作Curriculum Vitae，兩者差別較小，在申請中可以不用區分。簡歷用于描述個人的經歷，背景，以及硬件條件，其中的信息往往是學校第一輪篩選的依據。
簡歷也是在出國申請文書的準備中必不可少的一部分。很多美國大學在申請材料的要求中并沒有強制要求準備簡歷，但是由于一份精美的簡歷可以給評審委員會一個概括性的了解，甚至先入為主留下好印象，所以準備簡歷也就成了廣大申請者非常重視的一件事。此外，簡歷也可以用在與對方教授的信件交流中，重點明確的簡歷往往可以突出申請者自身的閃光點，吸引教授的注意，甚至達到意想不到的效果，從而為最終獲得獎學金和入學資格贏得先機。
在申請文書的準備中，我們常常看到對方大學網頁上要求準備Resume或者Curriculum Vitae，這里我們統稱為簡歷。其實兩者含義略有不同，Resume是一個含義更普遍的詞語，可以用于求職，留學申請等等場合中;而Curriculum Vitae則基本局限于學術領域，內容更加側重學術成就和科研經歷。
(3) 推薦信(Recommendation Letter)
也叫Letter of Recommendation， Reference Letter， Referee， Evaluation等。推薦信是熟悉申請者的人對申請者做的評價，讓學校在沒有見到申請者的情況下對申請者有更細致的了解。有些學校雖然要求提交已由學校設計好的推薦表格，但申請人最好在寄送推薦表格之余再附上一份由推薦人簽名的推薦信。 在留美申請的過程中，學校通常會要求2～4封來自由申請者工作主管或教授的推薦信函，其目的在藉由申請人外的第三者，就申請人的特質、能力和態度作評估，以作為學校審核申請者的一種參考。推薦信是留學申請過程中，最難由自己掌控的部分，也由于它是眾多審核數據中少數能從第三者的客觀角度評估申請者的文件，因此占有重要的地位。
一般而言，最好每封推薦信都各有其強調的主題，以完全展現自己的特質及專才，并且能與讀書計劃相互呼應者為佳。寫推薦信時，依個人特質、明確事跡或成就來表現自己，而不是用許多模糊、空洞美麗的詞句，要以誠信為原則，稍微夸大并無所謂，但嚴禁說謊及欺騙。
(4) 學習計劃(Study Plan)
學習計劃或者讀書計劃旨在說明學習的目標、課題、方法、進度和安排，主要內容包括描述在今后的學位課程的學習過程中，學習方向及興趣，學習將分成哪幾個階段，如何進行課程學習，如何利用課外的其它學習手段及資源(如workshops, conferences, seminars等)，如何進行實習，如何與導師一起進行科研，科研中將采用什么方法，將選擇什么方向進行論文的寫作，預期的研究結果, 以及所學內容對今后的意義等。
一份專業化的翔實的學習計劃將大大增加您被錄取的機會。
(5) 研究計劃(Research Proposal)
多數香港學校要求申請者提交此材料。形式類似與研究生開題報告，用于了解申請者的研究水平與學習計劃。
Research Proposal就是我們通常說的研究計劃，申請者一般簡稱為RP。是申請香港，英國一些學校時需要提交的一份申請材料。研究計劃(Research Proposal)是純學術的，無須加入諸如個人經歷、感情這些東西。它要求申請者要有一個明確的研究方案并對此有較好的掌握。這個計劃必須是非常具體的，不能太寬泛。研究計劃一般包括以下幾點：
1) 研究對象(Topic)，即你想要解決的問題
2) 研究此問題的意義
3) 前人的研究狀況即遺留的問題
4) 你的研究方法(Methodology)
5)參考文獻(Bibliography)
具體的要求每個大學都略有不同，但基本上是依照這個格式。首先，你要根據你想申請的或者你比較熟悉的研究方向來提出一個設想，然后再把相關的背景，你設想的研究方法，以及你所預期的得到的結果都寫進去。這就類似于研究生的開題報告。
(6) MBA入學論文(Essay)
Assessing your career progress to date, describe your short and long term career goals，a letter stating your reasons for applying to the MBA success.
每年，無數的MBA申請者對此類問題的答案形形色色，各不相同。半數申請者的入學申請在各處都遭拒絕，而只有百分之七的人有幸入讀最佳商學院。隨著就讀著名商學院的競爭日益加劇，要使自己能脫穎而出，除了優秀的成績和推薦材料外，還需要寫出引人入勝、令人信服的入學論文，入學論文對您的成功都起著關鍵的作用。在您的論文中，您必須證明自己與眾不同，使自己從數以百計，甚至數以千計與您的成績和資歷相當的申請人中脫穎而出。一份優秀的入學論文將有助于您被自己首選的學校錄取，而一份寫作手法拙劣或對西方文化認識不夠的論文毫無疑問將導致您被拒之門外。