在成績等客觀條件相差不大的情況下，主觀上的留學文書就成為了決定錄取結果的關鍵因素。
不同的國家和學校對留學文書的要求種類不同。
各種形形色色的留學文書中大概可以分為哪些種類呢?
各種文書的寫作內容又是怎樣的?
我們就給大家整理了留學申請文書的14種分類，讓大家初步明確各種留學文書的寫法。↓↓↓↓
1.個人陳述Personal Statement
切忌寫成個人傳記，而應側重學業成就，科研成就，專業認識，學習動機，與所申請專業相關的持殊經歷或個人特質，未來明晰的學習與科研計劃等。
2.目的陳述Statement of Purpose
切忌寫成個人傳記。
學業成就，科研成就，與所申請專業相關的持殊經歷或個人特質，這些內容應濃縮，占全文2/5的比例。專業認識，學習動機，未來明晰的學習方向，科研計劃，以及未來的職業生涯的構想等，應占3/5的比例。
必需提供。
以上2種北美研究生院一般只需要兩者之一，大多數情況下兩者只是名稱不同而已，并無本質上的差異。
需要個人陳述的情況占多。但也有像Berkeley這樣的學校在經濟學申請時兩者都要，并規定不同的側重點。
篇幅：一般為兩頁(1100-1200英文字)以內，“牛人”可達1400-1500字。當然，也有學校規定350-500字左右的。
3.動機函Motivation Letter
全文應著重求學的動機，即為什么要出國求學，所申請的學位課程如何能促進申請人今后學術和職業上的發展，也可涉及學習興趣及對未來職業生涯的構想。
必需提供。
大多為歐洲大陸上像德國、荷蘭及北歐的一些大學所要求。
篇幅：800英文字左右，一頁
4.推薦信 Recommendation Letter 或 Reference Letter
由推薦人說明對申請人的熟識程度，對申請人的學術及實際能力, 通過具體實例作出評述，闡明申請人所積累的基礎，人品特質，留學動機，及對申請人的支持程度等。適當情況下還可評述申請人身上的個別缺點。
必需提供。
大體有兩種格式，一種是書信體的，推薦人可自由發揮，另一種為問答式的，并含有表格打分，推薦人只能在對方所設定的范圍內描述對方所感興趣的內容。
北美申請一般需提供三封，最多可達四封。
英國申請一般需提供二封，最多可達三封。
篇幅：500英文字為宜，個別可達600-650字，1.25頁。
5.個人簡歷Resume 或 Curriculum Vitae(CV)
一般包含以下信息。
1. 一般信息：性別，年齡，國別，聯系方式，申請目的等;
2. 個人能力綜述;
3. 受教育情況：學校，院系，專業，主要課程，學習成績;
4. 培訓經歷;
5. 工作經歷;
6. 實習經歷;
7. 科研經歷;
8. 出版物及所發表文章;
9. 獲獎情況;
10. 英語能力;
11. 志原活動、社區服務、課外職責;
12. 社團;
13. 計算機能力;
14. 個人興趣愛好等。
鑒于每個人情況不同，可擇取其中相關內容而不必面面俱到，一般不超出二頁，排版格式應漂亮，大方，清晰。
一般為必需。
篇幅：一頁，或一頁半，或二頁。
6.申請材料清單Cover Letter或Application Checklis
將對方學校所要求的材料以及自己額外提供的材料，列出一個清單，郵寄包內的材料按清單所列順序排序。此外，說明英語考試成績的寄送情況，是否缺少某些材料，以及何時、如何補充等。
一般為必需，格式有兩種，
一種為申請者自己制作提供的，
另一種是對方學校已制作好的。
一般應放在材料寄送包內所有文件之前。
篇幅：一頁。
7.前期咨詢函(套瓷信)Inquiry Lette
概述自己的學術、工作及科研背景，表明自己的興趣與方向，詢問申請可行性。
可另附簡歷及所寫文章的英譯稿或英文摘要, 以引起對方教授的注意
盡管中國學生均擔心對方教授會不予回信，但如果信函寫得恰當，對方教授還是愿意認真回復的。
而一旦得到積極的回應，則申請成功的可能性驟增。
篇幅：一頁為宜。
8.學習計劃Study Plan
描述在今后的學位課程的學習過程中，學習方向及興趣，學習將分成哪幾個階段，如何進行課程學習，如何利用課外的其他學習手段及資源(如workshops, conferences, seminars等)，如何進行實習，如何與導師一起進行科研，科研中將采用什么方法，將選擇什么方向進行論文的寫作，預期的研究結果, 以及所學內容對今后的意義等。
并非必需，依學校要求而提供。
篇幅。篇幅：一頁半左右。
9.論文/研究計劃書 Thesis Proposal Research Proposa
“論文/研究計劃書”最大的特點是專業性和具體性，猶如碩士論文的開題報告。
準備該計劃書時切忌籠統和空洞，要體現出相當程度的專業水準才行。
下列各項涵蓋了該類材料的一般要求，應盡可能圍繞這幾個方面來寫，但并不必定要全部囊括、也并不必定僅局限于這些項內容。
能較為翔實、完整地表述所選課題的主要內容即可。
●所選擇的論文/研究的題目是什么
●對本領域既有的研究的回顧，包括文獻縱述。
●你選擇這一研究課題的動機及背景是什么?
●你所選擇的這項研究有何價值及意義?
●你所要進行的這項研究的大概內容是什么?
●你所要進行的這項研究大概分為哪些階段?
●你在研究中將采取哪些主要的研究的方法?
●你的研究中將包含哪些環節和實施步驟——模型的建立，實驗，實地論證，定量/定性分析，案例分析，展示，研討，論文/報告等?
●你的科研預期所要達到的效果/結果是什么?
●列舉你所要從事的這項研究將會涉及的某些專業文獻。
并非必需，依學校要求而提供“論文/研究計劃書”是對方學校錄取委員會檢驗申請人學術水平和學習目的性的主要依據。
它要求申請人在申請之際就能對其未來的學習和科研有所展望，有所準備能帶著項目前往對方學校，使申請人在學習期間有的放矢，早出成果。對方教授當然希望申請人具有較高的科研水平，以便能在第一時間內參與到導師的科研中，早出科研成果。
因此，最理想的”論文/研究計劃書”是能與對項教授或院系科研小組正在從事的科研項目一致或接近。但”論文/研究計劃書”也不排除對方教授或院系試探申請人科研潛質的意圖，故即使不與對方教授或科研小組的科研項目接近或匹配，也并無大礙。
另外，該計劃書也并不必定是你碩士或博士學位最終一定要做的課題，因為這類計劃書的要求一般都是“tentative”的。
篇幅：三至五頁。
10.寫作樣品Writing Sample
此類材料可以是有一定系統性的調研報告、學年論文(term paper)，最好與所申請的專業相關。
沒有現成作品的申請者，可以收集豐富的材料，選擇某一特定主題展開寫作。除了要體驗一定的專業深度外，評閱的對方教授更想從中了解申請人的寫作技能，圍繞主題組織材料的能力，表達思想的能力，邏輯思維能力，進行批判性分析的能力，以及表達獨到見解的能力等。
并非必需，依學校要求而提供。
篇幅：三至五頁， 或五至十頁。
11.學術論文Thesis Research Paper
學術論文是給對方教授留下深刻印象的絕佳機會，申請人的研究能力和潛能都能獲得體現。
學術論文側重的當然是：
�、龠x題，
②研究方法，
�、壅撟C，④結論，
�、輰λ芯款I域既有研究成果的熟悉程度，
�、迍撔鲁潭燃耙饬x等。論文并非一定是所申請的那個專業方向的，但一定是要該專業領域內的。
論文的最大意義在于證明你有科研經歷及豐富的研究潛質。
并非必需，依學校要求而提供。
毫無疑問，正式發表的論文，級別較高的刊物上的論文，甚至是國際學術雜志上所發表的論文最有分量。但已被收錄的論文，或學術會議上的工作論文(working paper)，甚至未被發表但確能體現申請人研究潛質的論文，都是對方教授感興趣的。在嘉文博譯的某個案例中，北大經濟系的一個申請者在申請幾乎無望的情況下，在申請的最后階段靠嘉文博譯為其譯出的二篇工作論文，反敗為勝，獲得全獎。
篇幅：五至十頁，甚至十至二十頁。
12.評述Critique
在國外非常嚴謹的課堂教學中，進行課堂討論，討論中做專題發言(presentation)，都是必不可少的一部分。
作為準備，老師會布置相當分量的閱讀資料，要求學生對這些材料提出批判性分析，指出其合理之處，但也剖析其立論、論證、結論、資料應用等方面的缺陷，表明有待完善之處。對方學校在申請之際向申請人提供幾十頁的文獻，要求申請人撰寫critique, 就是要了解申請人的真知灼見，邏輯思維能力，以及細膩而又深邃的區分鑒別能力(discrimination)。
并非必需，依學校要求而提供。
篇幅：一至二頁。
13.獎學金申請另附材料ScholarshipApplication
有些申請者在寄出全部材料后，在申請獎學金時，對方學校會建議申請人申請該院系某些特設的獎學金項目，像劍橋大學的“Cambridge Gate Trust Scholarship”和John Hopkins的The Hopkins Sommer Scholars Program等。
這些獎學金項目要求申請人按不同要求撰寫不同的材料。
一旦收到此類寫作要求，申請人得獎的可能性就非常大了
并非必需，依學校要求而提供。
篇幅：依照對方學校的規定。
14.解釋函Explanatory Letter
國外學校都知道，并非每一個學生自始至終都是出色的，有些客觀情況會影響到其學業等表現，
因此，在有些申請表上，提供了這樣一個欄目，
“If you feel there are extenuating circumstances of which the Committee should be aware, please explain them here (e.g., unexplained gaps in work experience, choice of recommenders, inconsistent or questionable academic performance, significant weaknesses in your application)，”
讓申請人解釋外部的、客觀上的、情有可原的狀況，即所謂的“extenuating circumstances,”如何影響了其學業等表現。例如，SARS導致停課，沒能進行系統性的學習，但考試依然像往年那么嚴格，成績自然有所下降。這種解釋無疑是站得住腳的。
但如果只是以老師評分嚴格來解釋自己某門課成績低，這是不恰當的，因為同班同學中為什么會有人在同一評分標準下得高分呢?
切記，解釋不當，會給人以虛偽、不誠實、推御責任的印象。
此外，在作出解釋時，應有彌補手段，應拿出另外的某些證據證明自己在正常情況下原本確實是很出色優秀的。
每個人的申請情況不同，會遇到些特殊問題，申請者應不失時機地及時將這些情況與對方學校溝通，依據對方的指示而行動。
篇幅：一頁以內。
總結
以上就是出國留學可能會用到的14種留學文書，其中個人陳述、目的陳述、推薦信、個人簡歷、寫作樣品、套磁信和獎學金申請文書這幾種是美國留學比較常用的留學文書。