辦公職員培訓資料

辦公職員培訓資料

　　一、辦公室人員素質

　　一、辦公室人員的職業道德要求

　　1、忠于職守2、嚴守機密3、恪守信用4、甘當無名英雄5、增強主動性和創新意識6、注意自己的言行舉止

　　二、對辦公室人員的知識要求

　　1、熟悉法律、法規知識2、學習外語知識3、掌握電子商務知識

　　三、基本功要求

　　1、口頭表達能力：應該口語標準、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷。

　　2、書面表達能力：要熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。

　　3、辦事能力：能分清輕重緩急，做到不誤事，不拖事，統籌安排工作。

　　4、洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能夠以自己清晰簡明的語言加以復述。觀察時要客觀全面，抓住事物的特點和規律。

　　5、應變能力：遇事不慌，做事處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。

　　6、心理調適能力：應具備良好的心理狀態，在工作中應努力培養積極的、自覺的、堅毅的、果斷的、理性的心理因素。

　　四、工作的原則

　　1、主動而不越位2、服從而不盲從3、溝通而不封閉4、擋駕而不阻攔

　　二、日常公務

　　一、日常工作的主要事項

　　1、日常工作：包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件傳閱等事項。

　　二、接電話的技巧

　　1、接聽及時2、態度熱情3、做好電話記錄： 電話記錄應記清以下幾方面：(單位：姓名：回電號碼：內容要點：來電時間(準確到幾點幾分)：接話人簽名：)4、講究文明禮貌

　　三、打電話的技巧

　　1、做好打前準備2、語言文明禮貌3、做好電話記錄4、講求效率

　　四、怎樣保管使用公章

　　1、公章的保管

　　印章是機關、企事業單位在各種業務活動中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。

　　公章由單位主管指定專人保管并使用。沒有上司批準，不可將公章委托他人代管。

　　2、公章的使用

　　蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權的專人審核簽名批準。

　　做好用印登記工作，登記內容包括用印人、事由、日期、簽發人、經手人、印數等。

　　凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章。公章蓋在文未落款處，應“騎年蓋月”;帶有存根的公函、介紹信、還要在正本和存根連接處的騎縫線上加蓋公章。

　　蓋章一般使用紅色印油，應擺正位置，印文清晰可識。

　　印章管理人對用印有監視、監督權，對于不合法或不合手續的用印，有權拒用或提出異議，即使有上司簽字，也可請求復議，不能有求必應。

　　如因機構變動停止使用的，應當將原印交回制發機關封存或銷毀。

　　五、怎樣管理和使用介紹信

　　1、介紹信的含義和作用

　　介紹信是機關、團體、企事業單位用來向有關單位介紹前去聯系的派遣人的情況與任務的一種專用信件。它具有介紹與證明兩種作用。

　　最常用的介紹信有兩種：書信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。

　　2、介紹信的管理

　　介紹信一般由管理公章的人一同保管并使用。介紹信與公章需同等重視，不可缺頁和丟失。

　　3、介紹信的使用

　　領用介紹者須經主管批準，不得擅自開具發放。

　　六、怎樣做好督查工作

　　1、督查工作的涵義

　　督查，是指協助上司，對決策的實行情況進行督促、檢查。督查包含督辦和查辦的含義。

　　2、督查工作的原則

　�、抛袷厣纤矩撠�、工作人員承辦的原則。⑵堅持實事求是的原則。⑶應堅持分工合作，不能越俎代皰。

　　3、督查工作的程序

　　⑴立項。⑵通知。⑶催辦與調查。⑷請示。⑸結案歸檔。

　　三、文件管理

　　一、文件管理常識

　　1、什么是文件

　　文件是各級組織傳達方針、政策，下達指示，匯報工作，交流經驗，聯系上下左右的工具。

　　2、什么是文件管理

　　文件管理是辦公室協助領導機構處理文件的一個工作系統，文件管理是辦公室工作的重要環節。

　　文件管理不僅能迅速、準確地傳達、落實上司的各項決策，而且對提高工作效率有著重要意義。

　　3、文件管理的特性

　　文件管理具有及時性、準確性、重要性。

　　二、怎樣做好文件傳閱工作

　　1、做好文件登記工作

　　2、文件傳閱規則

　�、盼募�傳閱的順序，一般應先送給組織的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送與其他有關需要閱知的對象。

　　⑵遇到文件人數少，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦的順序依次進行。

　　⑶業務性的文件一般先送主辦部門辦理，后據批辦所規定的閱知范圍逐一傳送。

　�、人�有傳閱的文件均應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。

　�、擅糠輦鏖喌奈募�，文書人員要在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。

　　3、文件傳閱完畢

　　要將文件收集齊全，有查考價值的文件要收齊，編卷號，及時歸檔;沒有查考價值的文件，應按規定進行銷毀。

　　三、怎樣做好文件借閱工作

　　1、借閱范圍

　　只有發文單位規定的閱讀范圍以內的人，才可傳閱;不屬應閱范圍的人要借閱文件，須經有關領導批準。

　　2、建立文件借閱登記薄

　　文件登記薄應包括借閱時間、文件標題、文件字號、人數、借閱人、退還時間等項，每個人都必須認真填寫。

　　3、及時清理

　　對于自己管理的文件要及時檢查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核對、半年一整理，一經發現問題，要主動、及時上報，以求迅速解決。

　　4、遵守保密規則

　　對于保密文件，要按文件保密的要求嚴格執行，應隨時請示領導，借出時應交待清楚注意事項。

　　四、文件的存放工作

　　1、對未辦畢文件的存放

　　對未辦畢或未歸檔的文件，一般采用硬殼文件夾分類存放。每個夾最好有個目錄，以便查找。

　　2、對已辦畢文件的存放

　�、艑σ艳k畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，為了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要進行文件立卷工作。

　　⑵文件立卷是指按照文件在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

　　⑶工作活動中形成和使用的文件以及其他有關的材料，如照片、圖表、膠片、錄像帶、磁盤等應由文書部門逐年移交給檔案室集中保管。

　　五、辦公室應裝備參考資料

　　1、新知識資料2、決策參考的資料3、上司日常所需資料4、歷史憑據資料

　　5、辦公室使用資料

　　六、辦公室資料的收集渠道

　　1、訂購是獲取資料的主要渠道2、通過交換獲取資料3、利用互聯網獲取資料4、從圖書館獲取資料5、從各種會議獲取資料

　　七、怎樣積累辦公室資料

　　1、了解本組織的工作2、日積月累3及時整理

　　八、怎樣管理好辦公室資料

　　1、 篩選2、登記3、分類4、編目5、微機管理

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