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合同管理實施細(xì)則
為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，結(jié)合公司的實際情況，制訂與公司實際情況相符合的合同管理制度對公司的正常運行，優(yōu)化管理有作用。下面是YJBYS小編為大家整理的合同管理實施細(xì)則的具體內(nèi)容，歡迎大家借鑒。
第一章 總則
第一條 為加強合同管理，規(guī)范管理程序，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情況，制訂《合同管理實施細(xì)則》(以下簡稱《實施細(xì)則》)。
第二條 各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，切實執(zhí)行本《實施細(xì)則》，做到遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。凡違反規(guī)定操作而造成公司損失的，必須追究當(dāng)事人責(zé)任。
第三條 本實施細(xì)則所包括的合同有設(shè)計、銷售、采購、維修等方面的合同，但不包括勞動合同。
第四條 除即時清結(jié)者外，合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第五條 公司由法務(wù)課根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，全面負(fù)責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同評審
第六條 《信息評審表》(詳見附加一)是公司簽訂合同的前提條件，是公司處理訂單的唯一依據(jù)，反映的是《購銷合同》中雙方的主要權(quán)利義務(wù)。
第七條 《信息評審表》的修改及變更，擔(dān)當(dāng)人必須書面進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)禁打電話或口頭隨意變更，如遇特殊情況應(yīng)當(dāng)在第二日以書面形式確認(rèn)，管理課負(fù)責(zé)督促。
第八條 訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，取得對方的營業(yè)執(zhí)照副本并加蓋與營業(yè)執(zhí)照副本公司名稱一致的公章，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合同。
對方為個體戶或自然人的，應(yīng)當(dāng)取得由本人簽字的身份證復(fù)印件。
第九條 訂立合同前，必須認(rèn)真填寫《信息評審表》，注明客戶名稱、姓名、合同總額、具體的付款日期及金額、標(biāo)的物型號及數(shù)量。
第十條 訂立合同前，銷售合同的擔(dān)當(dāng)人應(yīng)當(dāng)提供客戶確認(rèn)的平面圖或管路布局圖。
第十一條 營業(yè)執(zhí)照副本或身份證復(fù)印件及平面圖或管路布局圖作為《信息評審表》的附件，與《信息評審表》一并提交公司進(jìn)行合同評審。
第十二條 《信息評審表》的審批流程為：管理課對成本進(jìn)行核算，法務(wù)課對合同形式要件進(jìn)行審核，銷售總監(jiān)、營業(yè)本部長及總經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)。
第十三條 《信息評審表》營業(yè)本部長簽字后由合同管理員建立客戶基本信息。
第三章合同的訂立
第十三條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面合同。
第十四條 對外訂立合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，法定代表人特別指定的銷售人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。
第十五條 授權(quán)委托事宜由公司總務(wù)部管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。
第十六條 對外訂立的合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要，須營業(yè)本部長特批。
第十七條 單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。
第十八條 合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進(jìn)行編號并登記。
第十九條 合同文本原則上我方應(yīng)至少二份，合同文本及復(fù)印件由財務(wù)課、法務(wù)課、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存，其中原件由財務(wù)課門和法務(wù)課留存建檔。
第二十條 非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號。
第四章 合同的履行
第二十一條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實際、全面地履行。
第二十二條 法務(wù)課應(yīng)根據(jù)合同編號建立合同臺帳，每一合同設(shè)一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況一事一記。
第二十三條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向公司法務(wù)課通報情況，法務(wù)課填寫《風(fēng)險預(yù)警表》上報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第二十四條 付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，管理課應(yīng)當(dāng)督促業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人讓付款單位出具代付款證明。
第二十五條 在合同履行過程中，合同對方要求先開具發(fā)票后付款的，必須先由擔(dān)當(dāng)人填寫《借據(jù)單》，經(jīng)管理課及財務(wù)課對客戶名稱及票面金額確認(rèn)后，由管理本部本部長簽字同意后，再轉(zhuǎn)財務(wù)課出具發(fā)票。
合同對方在沒有付清全款的情況下，要求我公司出具全額發(fā)票的，必須由擔(dān)當(dāng)人填寫《借據(jù)單》及《收到全額發(fā)票回執(zhí)》。
第二十六條 《收到全額發(fā)票回執(zhí)》由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人向法務(wù)課索要，法務(wù)課負(fù)責(zé)人員與財務(wù)進(jìn)行核對后進(jìn)行填寫并登記，交由具體擔(dān)當(dāng)人員，擔(dān)當(dāng)人最遲應(yīng)于五個工作日內(nèi)將客戶簽字蓋章的回執(zhí)交法務(wù)課存檔。
第二十七條 業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人應(yīng)在發(fā)貨前將雙方簽字生效的合同寄回公司管理課，否則中止發(fā)貨。
對于客戶原因無法在發(fā)貨前寄回公司的應(yīng)當(dāng)在發(fā)貨日前兩日填寫《發(fā)貨通知書》由銷售總監(jiān)簽字，方可執(zhí)行。
第二十八條 在合同履行過程中，客戶到期應(yīng)付款出現(xiàn)超過三個月的情況，具體業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人員應(yīng)當(dāng)要求客戶進(jìn)行尾款確認(rèn)，并加蓋客戶公章或財務(wù)專用章。
第二十九條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。
第五章 合同的變更、解除
第三十條 在合同履行過程中關(guān)于到貨地址、工程量的增減、安裝期限的變更、付款方式及金額的變更等改變原合同內(nèi)容的雙方洽商必須與客戶簽訂《變更協(xié)議》并加蓋公章或合同專用章，該變更協(xié)議作為合同的附件是合同檔案管理的必要組成部分，與原合同具有同等的法律效力。
第三十一條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)管理課、法務(wù)課等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和營業(yè)本部長審核通過方可。
第三十二條 合同變更后，合同編號不予改變。
第六章 合同糾紛的處理
第三十三條 合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人負(fù)責(zé)處理。擔(dān)當(dāng)人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
第三十四條 對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章和合同專用章。
第三十五條 《讓利協(xié)議》及其他處理尾款的協(xié)議書應(yīng)當(dāng)按照合同審批權(quán)限處理。(業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)——區(qū)域銷售總監(jiān)——銷售總監(jiān)——營業(yè)本部長)。
第三十六條 需要法律幫助的合同糾紛，可提請法務(wù)課協(xié)助解決。
第三十七條 提請法務(wù)課處理合同糾紛的程序如下：
1、擔(dān)當(dāng)人填寫《訴訟申請表》。
2、法務(wù)課接到《訴訟申請表》后，按照程序轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、法務(wù)課擔(dān)當(dāng)人員核實單位名稱及付款明細(xì)，制作訴訟相關(guān)文件，蓋章審批。
第三十八條 對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，由各區(qū)域擔(dān)當(dāng)人員負(fù)責(zé)文書的跟蹤或履行。
對有關(guān)主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，法務(wù)課指派專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。
第三十九條 對預(yù)期不履行雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書的客戶，由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人按照第三十五條處理;
對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，法務(wù)課按照法律規(guī)定程序向人民法院申請執(zhí)行。
第四十條 與對方簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書等有關(guān)資料，應(yīng)當(dāng)交法務(wù)課統(tǒng)一匯總、歸檔。
第七章 合同的管理
第四十一條 法務(wù)課負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)及采購合同的管理與匯總工作，管理課指定合同專用章管理規(guī)定，并指定專門負(fù)責(zé)人。
第四十二條 各單位負(fù)責(zé)人及其委托人具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行、監(jiān)督工作。
第四十三條 法務(wù)課在合同管理方面的主要職責(zé)是：
1、負(fù)責(zé)管理公司的各類合同;
2、負(fù)責(zé)檢查各類合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性，實行法律監(jiān)督;對公司審批或簽訂的合同負(fù)責(zé)審核，對公司各部門簽訂的合同負(fù)責(zé)監(jiān)督，提供法律幫助;
3、負(fù)責(zé)對委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)、考試、提高其法律素質(zhì);
4、總結(jié)交流經(jīng)驗教訓(xùn)，提高合同管理水平;
5、配合辦理合同的報批、見證、鑒證和公證等事項;
6、配合辦理合同糾紛;
7、參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作;
8、指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)合同的基礎(chǔ)管理工作。對于合同管理人員應(yīng)定期培訓(xùn)，不定期檢查其工作情況。
9、建立合同檔案，嚴(yán)格按照《合同管理實施細(xì)則》管理合同檔案。
10、建立合同管理臺帳。應(yīng)根據(jù)各部門合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳(臺帳內(nèi)容詳見附件二、合同管理臺帳)。臺帳應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時、完整。
第四十四條 公司各部門協(xié)助法務(wù)課合同管理的義務(wù)是：
1、負(fù)責(zé)保管好本人鎖簽合同的一切資料，按照本實施細(xì)則及時交法務(wù)課存檔;
2、向法務(wù)課提交合同正本及附件、變更協(xié)議、讓利協(xié)議、還款計劃、尾款確認(rèn)書、借據(jù)單、收到全額發(fā)票回執(zhí)等對合同履行或變更具有法律意義的文書;
3、發(fā)貨部門一個月轉(zhuǎn)交一次到貨單;
4、外埠人員應(yīng)當(dāng)將上款中提到的法律文書正本于合同簽訂后五個工作日內(nèi)提交法務(wù)課，本市業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后二個工作日提交;
第四十五條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟責(zé)任。
第四十六條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機關(guān)追究其法律責(zé)任。
第八章 附則
第四十七條 本辦法適用于XX有限公司各部門。
第四十八條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。
第四十九條 本辦法自下發(fā)之日起生效實施。
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