檔案保管制度（通用10篇）
在發展不斷提速的社會中，需要使用制度的場合越來越多，制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的檔案保管制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案保管制度 1
一、對本單位各門類、載體檔案均由本單位檔案室集中保管，案卷質量必須符合規范要求，方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。
二、庫房管理應嚴格執行《檔案庫房技術管理暫行規定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。
三、堅持定期或不定期檢查、統計檔案，如有破損、字跡褪變、霉變生蟲等情況，應及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。
四、經常保持庫房、柜架整潔整齊，定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查，發現問題及時解決，檔案人員離開庫房時，必須切斷電源，管好門窗。
五、堅持溫濕度側記和調節，檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。
六、檔案庫房由專人管理，非庫房工作人員未經許可不得擅入，檔案交接應嚴格履行手續。
檔案保管制度 2
1、根據保存檔案資料的數量，設置必要的檔案專用庫房和柜、櫥。
2、檔案庫房要落實各項安全保衛措施，添置溫濕度計、去濕機、吸塵器、消防等設備，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。庫房照明必須使用白熾燈。
3、檔案人員進出庫房應隨手關門，非檔案人員未經許可不得隨意入內。
4、嚴格管理庫房鑰匙，不得轉借他人，不得帶出辦公室;下班前認真檢查庫房門窗、電燈是否關閉;定期檢查防火設備，經常處于良好狀態。
5、定時做好每天一次的庫房內外溫、濕度記錄，及時采取措施，力爭達到規定標準(溫度14～24度，濕度50～60)。
6、照片、底片應放入影集;錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤應放置密封盒里，放入干燥劑，有條件的.應添置防磁柜。
7、庫房中檔案按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。庫房內箱柜從左到右，從上至下編號，并編制檔案存放索引和示意圖，
8、庫房內嚴禁吸煙，不堆放雜物，并經常保持清潔整齊，每周一次，每季大清掃一次。
9、建立全宗卷，積累和存儲本機關案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等七個方面的材料。
10、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，對破損褪變的檔案要進行修裱和復制。錄音帶、錄像帶根據其特點，每隔一段時間翻錄一次，如發現磁帶變形，斷裂等情況應及時進行補救。發現照片、底片發黃、發霉、變質等現象，及時進行清洗和技術處理。對檢查情況要認真做好書面記錄。
11、認真做好檔案的收進、移出、借閱登記工作，調閱完畢的檔案應及時還原，調卷時要輕取輕放，減少對檔案磨損。
12、應配備必要的專用的計算機、光盤刻錄機、復印機等檔案工作設施，檔案設備應專人負責保管，不得隨意私自外借，確保設備處于良好狀態。
13、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。
檔案保管制度 3
一、目的
1、保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
2、維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
3、便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
二、人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。
�。�2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
（1）突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
（2）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
（4）轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的'檔案；
�、谠跈n案底賬上注銷；
�、厶顚憽掇D遞人事檔案材料的通知單》；
�、馨窗l文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
（5）保衛保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
�、趲旆總溆斜匾姆阑�、防潮器材。
�、蹘旆�、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
�、苋魏稳瞬坏蒙米詫⑷耸聶n案材料帶到公共場合。
�、轃o關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
�、揠x開時關燈關窗，鎖門。
�。�6）統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：
�、偃耸聶n案的數量。
�、谌耸聶n案材料收集補充情況。
�、蹤n案整理情況。
�、軝n案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
�、呷耸聶n案工作人員情況。
檔案保管制度 4
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度。
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
三、檔案借閱制度：
1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉及本單位機密的有關檔案，須經領導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內涂改、溝畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批準，限十天內歸還，并辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤后接收，發現問題要查明原因，報領導處理。
四、檔案鑒定制度：
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領導的主持下，由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑒定小組，逐卷進行鑒定，鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。
3、對鑒定后繼續保存的檔案要調整保管期限，并在備考表注明鑒定時間、意見，由小組負責人簽字。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續，寫出書面報告，編制銷毀消冊，報有關領導批準。
5、銷毀檔案時要有2個監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章，填上日期。
五、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的'組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根移交目錄清點核對，并在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，并經分管領導簽字認證后方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度：
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其他有關材料、錄音錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照"年度一機構一問題"和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標題確切簡單，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸樓的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。檔案室對接收的案卷進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺賬，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。
八、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔、嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時登記。
檔案保管制度 5
根據《檔案法》有關規定，結合本單位的實際情況，制定本校檔案保管制度。
一、及時接收歸檔的檔案材料，辦理交接手續。發現檔案材料不完整時，督促和協助有關人員收集齊全，確保檔案資料的完整性。
二、已進庫的`檔案資料，要及時按標準、規范進行整理、分類，按編號順序進行存放，達到整齊、美觀、查找方便。
三、檔案人員要經常檢查庫房，落實“七防”措施，確保檔案安全。
四、檔案屬國家所有，是國家的寶貴財富，任何人不得故意損毀、丟失，嚴禁泄密、涂改、偽造、出賣，如有違紀要追究責任。
五、熱情主動為領導和各處室服務，做好檔案的開發利用工作。
六、接收或歸還檔案，要當面點清，檢查有無缺頁、破損、污染等情況，對破損的要及時進行修補及技術處理后才歸卷入庫。
七、變動保管期限，調整密級，銷毀過期檔案資料，都必須提出意見。經檔案鑒定小組鑒定，報主管領導批準后實施。
八、檔案的管理逐步采用先進的管理手段，提高科學管理水平。
九、對檔案工作做出顯著成績得要給予表揚和獎勵，對玩忽職守，違反有關規定造成損失者，視情節輕重給予懲處。
檔案保管制度 6
1、管理檔案在1000卷以上的單位，應做到檔案庫房、閱覽室、檔案管理人員辦公室“三室”分開；檔案較少的單位應將檔案庫房與閱檔、辦公室“兩室”分開；數量太少或不具備保管條件的，由上一級單位代管。
2、檔案庫房內設置防火、防潮、防蛀、防盜、防塵、防光、防高溫等安全保護“六防”設施，不得出現電源明線和電閘。全部使用鐵質檔案柜，杜絕木質檔案柜。嚴禁吸煙和帶明火入內，杜絕堆放易燃、易爆物品和雜物、食品等。
3、經常檢查庫房內檔案安全防護措施，發現問題及時解決。
4、不準向無關人員談論有關干部人事檔案的內容，如有泄露或公布檔案內容者，應視情節輕重予以嚴肅處理。
5、嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊，違反有關法規者，視情節輕重，予以嚴肅處理。
6、嚴禁用電話索取或提供有關檔案內容的'信息。
7、嚴禁任何人攜帶檔案材料進入公共和娛樂場所。
8、檔案工作中形成的各種廢紙不得亂仍，一律按保密紙銷毀。
檔案保管制度 7
一、對本單位各門類、載體檔案均由本單位檔案室集中保管，案卷質量必須符合規范要求，方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。
二、庫房管理應嚴格執行《檔案庫房技術管理暫行規定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。
三、堅持定期或不定期檢查、統計檔案，如有破損、字跡褪變、霉變生蟲等情況，應及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。
四、經常保持庫房、柜架整潔整齊，定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查，發現問題及時解決，檔案人員離開庫房時，必須切斷電源，管好門窗。
五、堅持溫濕度側記和調節，檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。
六、檔案庫房由專人管理，非庫房工作人員未經許可不得擅入，檔案交接應嚴格履行手續。
檔案保管制度 8
�。ㄒ唬┕締T工社保管理的目的: 建立合法的員工保險體系，并確保公司保險福利制度方案的有效實施，保障員工的合法權益，特制定本制度。
�。ǘ┻m用范圍:
本制度適用于集團總部及下屬各子公司員工的各類型保險的管理。
�。ㄈ┥绫ａ屃x：
社會保險是指勞動者由于年老、患病、失業、傷殘、死亡、生育等原因，暫時中斷勞動或者永久喪失勞動能力不能獲得勞動報酬，本人及其供養的直系親屬失去生活收入時，國家通過立法，按規定提供物質幫助的一種制度。 社會保險是國家立法強制實施，繳費的個人和單位都必須按照規定的費率繳費。為落實國家政策要求現公司對社會保險參保員工的規范如下:
（四）參保原則
1、與公司簽訂勞動合同，并確定為參保對象的員工，公司將在合同有效期內按規定繳納五險(養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險、失業保險)一金（住房公積金），入職日期為每自然月15日之前(包含15日)的將于當月增員保險，于15日之后入職的將于次月增員保險。
2、公司員工與原單位仍保留勞動關系或由原單位代理
或個人自行繳納社會保險的，入職滿一年的此類員工可憑本年的繳費發票根據國家有關社會保險的相關規定及公司規定的相關比例給予核銷。(注:基于員工退休待遇計發及退休后領取的方便，對原已參保人員不強制要求將社會保險關系轉入本公司)
3、對與原單位解除勞動關系且已經參加社會保險的，補齊欠繳保費后可將社會保險關系轉至公司進行續保。
�。ㄎ澹﹨⒈ｍ椖�
養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險、失業保險、(公積金)。
1、社會保險繳費基數
繳費基數=上年度社會平均工資x(60%~300%)。具體繳費基數由公司根據社保機構提供的上年度社會平均工資及相關規定確定。
2、員工參保須知
2.1公司將在員工簽訂勞動合同后為其辦理社會保險參保手續。
2.2員工社會保險由人力資源部社保負責人統一核算出繳費總額，并上報總經理批準后予以申報辦理。
2.3員工養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險、失業保險、(公積金)按月繳納。
2.4員工因個人原因自愿放棄公司各項社會保險的，需提交書面形式的個人聲明，人力資源部備案。
2.5不與公司簽訂勞動合同的員工不能享受公司的各項社會保險福利。
2.6當月在勞動合同有效期內參保員工未與公司解除或終止勞動合同者中途不予退保。社會保險繳費公司員工的社保費，包括企業承擔和個人承擔兩部份，統一由員工所在公司支付。員工個人承擔部份由公司社保管理責任人造表從員工應發工資中扣回沖抵公司代支付部份。
（六）社會保險費用管理
1、根據國家相關規定公司為員工代扣代繳各項社會保險費用。
2、員工養老保險、醫療等保險個人繳納部分將在員工工資按月扣除。
3、公司將根據本年度社保機構的工作安排按社保機構規定時間繳納各項社會保險費用。
（七）社會保險關系管理
1、員工的社會保險關系由公司人力資源部統一繳納，統一管理。人力資源部是全公司社會保險管理的所屬部門，主要負責全公司(公司總部員工社會保險的實際管理)社會保險的管理及管理制度、方法的制定，確定各類保險個人及單位的交納辦法，負責指導各地辦事處、子公司員工社會保險帳戶的管理。各類保險基金的預決算，負責上報各類保險的統計報表;各分、子公司社會保險關系統一由集團人力資源部為本公司管理。
2、公司財務部負責各類保險的個人代扣，保險金代扣及社保相關的會計報表
�。ò耍└黜棻ｋU費用待遇及措施:
1、養老保險
職工喪失勞動能力，但未達到退休條件，根據規定，退職后可按月發給本人標準工資一定比例(如40%)的'生活費。
2、醫療保險
2.1給予一定時間的醫療期。
實際工作年限10年以下及在本公司工齡5年以下的，醫療期為3個月;在本公司工齡5年以上的，為6個月。 實際工作年限10年以上及在本公司工齡5年以下的，醫療期為6個月;在本公司工齡5年以上10年以下的，為9個月:在本公司工齡10年以上15年以下的，為12個月:在本公司工齡15年以上20年以下的，18個月;在本公司工齡20年以上的，為24個月。
2.2在醫療期，其醫療待遇為不低于所在市最低工資標準的80%。
2.3醫療期滿后，因不能勝任工作而被解除勞動合同的，由公司發給不低于6個月工資的醫療補助費;同時按本公司工齡，每滿1年增加相當于1個月工資的經濟補償金。另外，患重病的，增加不低于醫療補助費50%的金額；患絕癥的增加不低于醫療補助費100%的金額。
3、生育保險
根據國家有關規定，公司對女職工實行特殊勞動保護。
3.1女職工在懷孕期、產期、哺乳期，享有基本工資，不得解除勞動合同，允許在勞動時間內進行產前檢查。
3.2若男方參保，女方無工作或無生育保險的，男方亦可提供相關資料進行費用報銷。(報銷需提供的資料及男方報銷比例以社保機構相關規定為準)。
3.3女職工產假為90天。其中，產前休假15天，難產增加休假15天。合法產假內由企業代交各項社保費用，其中員工繳費部分，由公司代扣代繳在產假工資中扣除。產假逾期不上班者，自動轉換為事假。各項社保費用全額自理。
4、工傷保險
4.1職工因工負傷，醫療費用和住院膳食費用全部由公司承擔，醫療時間至醫療終止時止。醫療期間原標準工資照發，直至醫療結束時止。
4.2職工患職業病，凡被確診的，享受國家有關規定的工傷保險待遇或職業病待遇。
4.3職工因工致殘，經勞動鑒定委員會確認的，按傷殘等級發給證書并享受相應待遇
4.3.1完全喪失勞動能力的，按規定實行退休。
4.3.2部分喪失勞動能力的，公司安排力所能及的工作:因變崗降低了工資，應發給因工傷殘補助費。
4.4職工因工死亡，公司發給相當于本公司3個月平均工資的喪葬費。另每月支付其供養直系親屬撫恤費:供養1人，為死者本人工資的25%；供養2人，為死者本人工資的40%供養3人及以上者，為死者本人工資的50%，直到受供養者失去受供養條件為止。
5、失業保險
失業保險領取或失去資格的情形。
5.1領取資格情形:
5.1.1公司依法破產后;
5.1.2員工在公司整頓期被精簡;
5.1.3公司被撤銷解散后;
5.1.4員工被辭退、除名或開除。
5.2失去資格情形:
5.2.1領取期限屆滿;
5.2.2參軍或出國定居;
5.2.3重新就業;
5.2.4無正當理由，兩次拒絕接受就業機構介紹的工作
5.2.5在領取期間被勞教或被判刑。
�。ň牛└黜棻ｋU費用報銷說明:
1、醫療費用報銷程序:
1.1住院后必須派人提前攜帶住院手續通知社保局辦理登記手續，社保局將會定期核查住院時間等，社保局才可報銷相關費用。
1.2社保局要求醫療保險報銷費用所需資料如下:醫院診斷證明、住院手續、出院手續、相關費用發票、醫療卡、身份證、單位出具的身份證明。
1.3當年費用當年報銷。
1.4其它報銷程序到社保局五險大廳咨詢辦理。
2、生育保險費用報銷注意事項:
2.1生育保險報銷費用所需資料:戶口本、準生證、出生證明、出院手續、相關費用發票，單位出具的證明，當年費用務必當年報銷，社�？◤陀〖�。
2.2在孕婦生產前提前在社保局辦理備案登記手續
2.3詳細報銷程序到社保局五險大廳按程序辦理。
3、工傷保險費用報銷注意事項:
3.1員工發生工傷事故后，在24小時以內廠部必須及時上報人力資源部社保管理人員。
3.2由公司工傷保險負責人必須最晚在48小時內通知社保局備案登記，同時人力資源部在第一時間記錄或拍攝事故現場證據。
3.3工傷保險報銷費用所需資料:身份證、醫院診斷書、相關費用發票單位出具證明。
3.4詳細報銷程序到社保局咨詢辦理。
4、失業保險費用報銷注意事項:
4.1領取失業保險手續:
4.1.1用人單位與職工終止或解除勞動關系后，應及時辦理停保手續，并應在終止或解除勞動關系7日內將終止或解除勞動關系告知社保中心，社保中心會打出一個該員工歷年繳費清單，人力資源部將此轉給本人，其他由本人去其相關檔案機構或是戶口所在地辦理。
4.1.2失業人員應在終止或解除勞動關系之日起60日內攜帶本人身份證、暫住證(原件)、1寸2張照片到受理其原用人單位資料的失業保險經辦機構辦理失業保險金申領登記，同時填寫《失業保險金申領登記表》。經辦機構受理登記復核后，應及時發放《失業保險金領取卡》。(超出規定時間的，視作重新就業)。
4.1.3失業狀態確認手續限本人辦理，他人不得代辦。連續兩個月不辦理失業狀態確認手續的，視作重新就業;失業保險金限本人領取。
�。ㄊ┳》抗e金的辦理規定
公司按政府有關規定，為員工辦理住房公積金有關手續，具體繳費比例由當地政府文件規定。
檔案保管制度 9
檔案資料是黨和國家的寶貴財富，為了做好檔案保管工作；防止檔案的損毀；延長檔案的.壽命；維護檔案的完整與安全，特制定以下制度：
一、庫房內的檔案資料，要按門類載體進行科學的分類、排列、編號，柜架排列有序。
二、檔案室的庫房要堅固，并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等設施，要定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。
三、要注意控制庫房內的溫濕度，不斷改善保管條件，努力達到溫濕度，不斷改善保管條件，努力達到標準的溫濕度，濕度一般保持在１４度---２０度之問；相對濕度４５％---６５％之間，庫房要清潔衛生，定期清掃整。
四、庫房內各種電器閘門要牢固，下班時要關閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現象，庫內嚴禁吸煙。
五、檔案管理人員調閱搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案機械磨損。
六、建立和完善全宗卷；并做好檔案的收進、移出、利用等日常的登記、統計工作。
七、要提高警惕，做好保衛保密工作，防止發生任何盜竊破壞檔案資料的事件。
檔案保管制度 10
一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本機關各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。
二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。
三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的'完整與安全。
四、檔案的銷毀、保密、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業務部門備案，同意后方可銷毀。
五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。
六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。
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