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校長辦公室中學檔案管理制度
在現實社會中,我們都跟制度有著直接或間接的聯系,制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢?以下是小編整理的校長辦公室中學檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。
校長辦公室中學檔案管理制度1
第一部分:檔案工作總的要求
1、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律法規和方針、政策。
2、對本校各部門和有關人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。
3、集中統一管理本校各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為本校各項工作服務。
4、為國家積累檔案財富,按規定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案,向上級檔案館移交。
第二部分:檔案的保管
1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案、財務檔案、教學儀器設備檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負責全校檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。
3、實行科學管理,檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明,編號科學規范、查找方便。
4、定期對檔案進行檢查、修復、整理,保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續完備,室藏檔案必須賬物相符。
第三部分:檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁號,填寫卷內目錄,擬出案卷標題,裝訂。
3、編號抄目要嚴肅認真,案卷標題要簡明扼要,正確反映卷內內容,由檔案室統一書寫。
4、凡立卷材料必須紙質優良,規格統一,書寫規范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫,也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務
第四部分:檔案的鑒定與銷毀
1、對檔案要認真進行鑒定,確無保存價值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。
2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在校長辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組,負責檔案的鑒定、銷毀工作。
3、經過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊,經校有關領導批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案時,必須由兩人以上在指定地點監督銷毀,監督銷毀人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。
5、銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷
第五部分:檔案室的安全保密
1、檔案室是機要部門,非本室人員未經許可不得入內。
2、未經批準,不得將檔案帶出檔案室,檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播
3、經常檢查庫房和檔案的安全,發現問題及時向領導報告,認真處理。
4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規定,嚴守機密。在調換工作時,對所管的檔案要辦理交接手續,離職后對所了解的機密情況,不得泄漏。
第六部分:檔案的統計
1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行登記,每年一次對各方面進行認真統計,做好年報表
2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式,做到數字準確、字跡工整,不得潦草和涂改,使檔案統計工作標準化。
3、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感,建立科學的檔案統計工作制度。
第七部分:檔案庫房的管理
1、檔案庫房門窗牢固,及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進入庫房時,必須有本室人員陪同。
3、庫房要配備好“六防”設施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光),庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關物品。
4、庫房內櫥具排列要整齊合理,要經常打掃和擦拭,保持室內清潔衛生。
5、做好室內外溫濕度記錄,除濕、降溫。
第八部分:文書的立卷歸檔
1、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度,這是提高案卷質量的一個重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質量,文書人員必須認真做好。
2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專人(兼職)負責本科室的立卷工作,各科室領導要加強對立卷工作的領導,將其納入本部門工作范圍。
4、凡本校在工作活動中形成的,具有保存價值的文件材料,均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料,均應及時交有關部門整理立卷,不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況,應補辦齊全,保證文件材料準確、完整。
5、各部門立卷歸檔的'文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。
6、文書立卷歸檔的具體要求:
。1)立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統一收集整理,核對清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
。2)立卷歸檔的文件材料,應保持它們之間的內在聯系,區分保存價值,分類整理立卷。
。3)把文件按年度分開,不同年度的文件,不能混在一起立卷,年度工作計劃和下一年形成的本年度總結,放在本年度文件內,長遠規劃放在所針對的開頭一年;連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年;跨年度的文件歸于結束的年代。
(4)把文件按級別分開立卷,但上級對本校的批復、批轉和本校對下級的批復、批轉文件應在本校卷內,本校的文件材料在前,上、下級的文件材料在后;其余按上、下級文件分開立卷。
。5)按內容分開立卷,把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的一個整體立卷。
。6)把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。
。7)卷內文件按一定的規律進行排列。其目的是保持文件之間的聯系,使卷內文件系統化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫頁號,如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁號,反面編在左上角并填寫好卷內目錄。
。8)案卷標題要簡明確切,正確地反映卷內文件主要內容,各立卷單位負責草擬所立案卷的標題,劃定保管期限,由綜合檔案室統一填寫。
。9)各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢,并履行移交手續。
7、為了保證案卷質量,綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導,協助各部門做好文書立卷工作。
校長辦公室中學檔案管理制度2
1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理,并掌握使用。
2、以學校名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等,憑校長簽發原件加蓋公章。
3、工作證、結業證、離退休證、職務(稱)聘書等,由教育局或相關部門統一辦理。
4、以學校名義簽訂的合同、協議、訂購單等,審計部門審計后憑主管校長批準簽字后方可蓋印。
5、因公出差、聯系業務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明并經校領導批準方可開具。
6、校長工作用章(私章)必須經本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由校辦公室主任批準并嚴格登記手續。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經發現即予嚴厲懲處。
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