文件管理制度(集合15篇)
在學習、工作、生活中，很多地方都會使用到制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？以下是小編收集整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
一、學院的公文均由董事長、黨委書記或院長簽發。
1、學院對外公文、副處級（含副處級）以上干部的任免和內部重要的行政、財務、資產管理等公文由董事長簽發。
2、學院教學、科研、招生、學生管理、后勤服務管理和副處級以下干部的任免等內部公文由院長簽發。
3、學院黨委的公文由黨委書記簽發。
二、學院公文擬稿與簽發程序：
1、公文擬稿需經學院領導同意或交辦。
2、公文內容涉及其他部門和單位的，主辦單位或部門在擬稿前應與協辦單位商議形成共識。
3、擬稿人對行文的目的'與內容要了解清楚，所擬公文要條理清楚、簡明嚴謹、文字規范。
4、擬稿人擬稿后交部門或單位主要負責人審查文稿內容及其表述形式。其內容不得與國家法規、政策、政府有關文件和學院有關規定相抵觸。審查完畢簽字后轉交協辦單位負責人會簽；會簽者無論同意與否，均須用文字明確表述意見。
5、會簽后的文稿由分管院領導進行審核，并簽署審核意見。
6、分管院領導審核后的文稿由院辦公室或黨委工作部進行文字與格式審核，并簽署審核意見。
7、院辦公室或黨委工作部審核文稿后按本制度第一條之規定送請有關領導簽發。
8、簽發后的文稿由學院辦公室或黨委工作部負責編號、印制、蓋章和發送。其格式要符合公文規范；校對由擬稿人負責，做到準確無誤。
9、未嚴格按程序辦理的文稿，院辦公室或黨委工作部不得受理。
三、呈送上級的公文，其文件紅線左上方設置文號，右上方打印簽發人及其姓名；屬于“請示”類文件，須在印鑒與日期的左下方，用括號打印聯系人姓名與電話號碼。
四、部門公文由各部門擬稿、核稿、校對，由分管院領導審定簽發。格式審定和編號由院辦公室或黨委工作部負責（詳見下表）。
注：
1、共產黨員和教職工處分類文件，由紀檢監察室擬稿，視錯誤程度和類型分別用紀檢監察室、院紀委或院黨委、學院的文件公布（通知）。
2、學生處分文件，由學生工作部擬稿，除勒令退學和開除學籍的用學院文件外，其余用學生工作部的名義發文公布（通知）。
3、凡為了規范統一，需用學院函頭紙打印下發的資料（文稿），不屬此列。
附件2：
文印管理制度
一、學院文件資料的制發由辦公室統一管理。
二、學院的文件、公函以及院領導交辦需印制的資料由文印室辦理；各部門需印制文稿的，按《公文簽發管理規定》中的程序完成審批后，由院辦公室繕印。未按規定程序辦理的，文印室不得印制。
三、文印程序：
四、文印室工作人員要加強政治與業務學習，增強職業道德素養，嚴守文件機密，不斷提高文印質量。
五、院辦公室要加強對文印室的管理，嚴格按規定程序辦文。
文件管理制度2
辦公室文件管理規定
第一條：文件是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實行統一管理；公文的管理，要做到規范、準確、及時、安全。
第三條：對文件中涉及公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級擬定為：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經辦指定負責人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級，由發文部門的主管領導根據文件內容確定。
第五條：發文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發（總經辦簽章、印發）、簽收（收文部門）、存檔。
第六條：收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。
第七條：各級領導對送來的文件要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的`，兩天內批復。
第八條：各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第九條：公司所有發文，總經辦應有存檔，并將文件原稿（經審核稿）連同相關“附件”送總經辦存檔，有領導指示的，還應附批復件。
第十條：收文由總經辦統一負責；總經辦收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件的內容，分送相關部門/領導閱批；閱批完畢后，由總經辦轉發、歸檔。第十一條：所有文件發放，一定要有登記、簽收手續。
第十二條：如因需要，對一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時間、歸還時間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷毀處理。
第十四條：文稿一經簽發，即為定稿，未經簽發人準許，不得擅自修改。
文件管理制度3
1.目的
為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2.職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3.文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4.文件格式
4.1發文統一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的'目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:..."字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發的日期；
5.文號
5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。
6.用印
6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7.文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8.相關文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9.修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
文件管理制度4
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文,根據批示,由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規定程序辦理借閱手續,用完后及時歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文負有催辦義務,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。
7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動和離職時,應將文件清理移交,沒有移交清理完畢的`,不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件,應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經過鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷毀。
文件管理制度5
第一章：總則
一、為了加強辦公室管理，明確內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情景，特制訂本制度。
二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。
三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章：職責范圍
一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展供給相應的服務。
五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印制、收發傳真等。
第三章：工作規范
一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。
第四章：辦公室事務管理
一、文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自我的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。
(一)文件管理制度
第一條：管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規范，表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條：制度規范
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條：文件管理流程設計
1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二)文書管理制度
第一條：管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條：制度規范
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條：流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條：制度規范
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條：流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條：管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節儉辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條：制度規范
1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批準。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情景急需領用未填表登記，事后須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
第三條管理流程設計
編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發放
編制需求計劃統計申購情景月末清算匯總出庫登記
三、圖書管理制度
第一條：管理要點
1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。
2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。
3、根據圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。
第二條：制度規范
1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。
2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。
5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。
第三條：管理流程設計
1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單
四、會議管理制度
第一條：管理要點
1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，進而規范會議管理。
2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要性。
3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。
4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的本事與水平，保證會議實效。
5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。
6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。
第二條：制度規范
1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。
4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條：管理流程設計
會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與，做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、清潔衛生管理制度
第一條：管理要點
1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。
2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并到達相應潔凈標準。
3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行堅持與維護。
第二條：制度規范
1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、清潔衛生實行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的.督察。
4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，并填寫《清潔衛生監督表》。
6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條：流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、日常事務管理
(一)接待管理
第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規范。
第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。
第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
(二)報刊收發整理
第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條：報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
(三)后勤管理
第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。
第二條：后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。
第五條：辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。
第六條：流程設計:監督→如實審核→匯總登記→報表
(四)文化宣傳管理
第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條：根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。
第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。
第五條：流程設計:獲取信息來源→修改整理→張貼→學習→存檔
(五)其他事務
第一條：名片制作、收發傳真等其他事務。
第二條：負責公司文書的打印復印工作。
第三條：負責樹木花卉的養護工作。
第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。
附則
第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。
第二條：本辦法由總經理核準后實施，修改時亦同。
文件管理制度6
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的'光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
文件管理制度7
1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的'文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。
文件管理制度8
機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導簽批的.范圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批準。
(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
文件管理制度9
公司行政管理制度:文件管理制度第一節總則
一、為適應公司全方位規范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發展服務。
三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節文件分類
一、規定。發布重要的行政規章制度,采取重大的'強制性行政措施,用'規定'。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用'決定'。經會議討論通過并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。轉發上級機關文件,批轉下級文件,要求下去辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。
四、通報。表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用'請示'。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。答復請示事項用'批復'。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用'函'。
八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用'會議紀要'。
文件管理制度10
（一）技術文件、往來文件、工地文件
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1、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
2、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
4、施工組織設計方案。
5、施工日志。
6、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。
7、采購的.工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
8、隱蔽工程驗收報告。
9、自檢報告。
10、竣工驗收申請報告。
文件管理制度11
1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的親收件,由總經理室秘書處簽收、登記,轉交董事長或總經理;
3、公文登記后,根據總經理的.批示,由總經理辦公室轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經登記、簽收后方可送交;
4、閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到總經理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;
5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;
7、公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;
8、各級干部調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送總辦秘書處登記保管;
9、沒有保存價值的文件,經過鑒別和主管領導批準,由總經理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。
文件管理制度12
(一) 質量文件包括各類文件、手冊、作業指導書,有關標準、規范、規程,試驗檢驗質量活動記錄等。
(二) 建立收發文件記錄,建立質量體系文件清單,及時收集整理質量活動記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。
(三) 質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。
(四) 工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統一歸檔上繳項目部。
(五) 及時下載有關方面的電子文件、通知,經主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。
(六) 內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經主任批準。
(七) 過期資料的銷毀嚴格履行報批手續,并造冊登記入檔。
文件管理制度13
1為有效控制與公司特種設備有關的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。
2文件管理
2·1職責
2·1·1公司安全生產責任人負責審核特種設備管理自編文件。
2·1·2特種設備管理部門負責特種設備的管理文件編制；審核操作規程；獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。
2·1·3特種設備管理部門負責特種設備文件登記工作。
2·1·4設備管理部門負責操作規程的編制。
2·2特種設備法律、法規和上級文件管理
2·2·1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過網上下載；書店購買；政府部門或相關方等獲取。
2·2·2對于獲取回來的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門識別其適用性，并由特種設備安全管理部門負責及時通知到相關部門。
2·2·3對于與相關方有關的法律法規和其他要求，由公司各相關方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協議、合同、傳真等，確保相關方向公司提供的設施、服務、貨物等符合這些有關的職業健康安全法律法規和其他要求的要求。
2·2·4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發生變化時，由特種設備安管理部門及時識別獲取相關最新的'適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關部門。
2·3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門負責組織編寫，安全生產責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門或使用部門負責組織編寫，特種設備管理部門審核，安全生產責任人批準。
2·4特種設備管理負責特種設備文件歸檔，檔案室負責發放，各相關部門簽收領用。
2·5特種設備文件由設備管理部門負責保存于通風防潮、防蛀的適宜地方。
2·6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設備管理部門審核，安全生產責任人批準后執行更改
2·7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關或客戶等，由特種設備安全管理部門請示安全生產責任人批準后方可外借。
3記錄管理
3·1管理職責
3·1·1特種設備管理部門負責監督有關部門實施政府部門制定的記錄；負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3·1·2特種設備管理部門負責記錄的格式設計；使用部門本部門負責記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門備案。
3·2政府部門制定的記錄或特種設備安全管理部門制定的記錄，由特種設備安全管理部門發放，各相關部門簽收領用。
3·3記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫上更改后的數據或內容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
文件管理制度14
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的`規范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關文件的收到和發放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據工程進度和施工情況，聯系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
①與技術部聯系，收集施工技術文件資料。
�、谂c材料部聯系，收集施工材料質量保證文件。
�、叟c設計部聯系，收集設計變更依據性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度15
各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。
.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。
九條 發文的范圍：
.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
.黨委、廠部下發文件主要用于：
()公布全廠規章制度；
()轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
()公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
()公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
()發布有關獎懲決定和通報；
()其他有關全廠的`重大事項；
.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：
()對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
()同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。
(四)發文程序與要求
十條 發文程序規定：
.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；
.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；
.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。，
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