2023年公司接待管理制度
在現在社會,各種制度頻頻出現,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編精心整理的2023年公司接待管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
2023年公司接待管理制度1
一、目的
為樹立公司良好形象,提高接待管理水平,加強公司對外聯系和交流,本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待,嚴格標準,統一管理”的原則,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司各種接待工作(含業務接待、會議接待、參觀考察等)。
三、監督管理
綜合管理部為公司接待工作的歸口管理部門,負責接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計劃,協調相關部門落實接待任務,提供后勤保障。
各部門在接到重要來賓訪預約后,須報綜合管理部,并協調擬定接待計劃,需公司領導出席、綜合管理部協調的重要接待,應提前5天告知綜合管理部。
四、計劃與準備
1、在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時,需了解來賓基本情況:來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留日期、目的地和要求等。在此基礎上擬定接待計劃,排出日程安排表,酌情安排接待標準。
2、根據來賓情況按計劃通知相應的項目做好參觀、接待準備,并通知參加會晤的領導、陪同人員,落實會晤時間及場所。
3、根據來賓情況提前至少一天按接待標準預定好宴請來賓的酒店,提前按接待標準預約來賓下榻酒店。需為一級接待標準的來賓提前辦理房卡,酌情在房間內準備相關水果。
4、按分級接待標準安排酒水:接待用酒水由綜合管理部統采購,接待時登記領用,該費用分別于對應的各部門業務費中列支。
5、相關接待部門與綜合管理部根據情況計劃安排來賓路線,并形成《接待細案》(附件1),填寫《宴請接待審批單》(附件二)進行費用申報。
6、因會議需要要在會場準備花卉(除簽約儀式外,一般不安排花卉)、水果、茶水、音響設備、投影設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、名牌等的'物料的,需提前至少三天提報申請交給綜合管理部,落實相關事項。特殊的場合需要安排禮儀人員、邀請新聞媒體、草擬新聞稿、安排攝影像等,由該次接待的業務部門責任人統等。
7、綜合管理部根據接待行程安排所需車輛,保證車輛清潔,安全性能良好,司機車輛聽從綜合管理部和主接待人員協調安排,統一調度,接待全過程要確保安全駕駛。
五、接待標準
菜肴以家常菜為主,不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴。嚴格控制陪餐人數,接待對象在10人以內的,陪餐人數不得超過3人;超過10人的,不得超過接待對象人數的三分之一。
接待費包括交通費用、住宿費用、餐飲費用或其他因來賓招待而產生的費用;報銷憑證應當包括財務票據、接待細案和派出單位來訪函、調研函、考察函等。
六、接待禮儀
1、儀表:面容清潔,衣著得體。
2、舉止:穩重端莊,從容大方。
3、言語:語氣溫和,禮貌文雅。
4、態度:誠懇熱情,不卑不亢。
5、迎接來賓時:要注意把握迎候時間,提前等候在集團門口或車站機場,接待人員引見介紹主賓時,要注意順序。
6、接受名片:要以恭敬的態度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中。
7、過走廊時:通常走在客人的右前方,不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸右手示意,并說“這邊請”。
8、進電梯時:要告訴客人上幾樓,讓客人先進,先出。
9、座談時:客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人;先領導,后同事;隨時注意添加茶水。
10、送客時:根據身份確定規格,若送至集團門口、汽車旁,招手待客人遠去,方可離開。
11、接待中應厲行節約,精打細算,不擺闊氣,不講排場,不奢侈浪費。
七、注意事項
接待應有聲像記錄(不適合攝像的場合除外)。接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議,要特別注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內外有別,嚴守本公司商業機密,對不宜攝影攝像的場合,應向參觀人員說明。
八、信息反饋
接待人員應及時做好重要來訪信息記錄,將與來訪者交流中取得的信息匯總整理,提取其中對公司有價值的信息匯總后反饋給相關部門領導。
九、附則
1、本制度未盡事宜由綜合管理部負責解釋并修訂;
2、本制度自下發之日起實施。
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一、總則
。ㄒ唬槭构窘哟ぷ饔兴裱刂贫ū局贫。
。ǘ┍局贫冗m用于公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規定。
。ㄈ┬姓k公室負責制度解釋。
二、接待事務分類
。犷悾嘿F賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。
。忸悾簶I務接待。指營銷客戶的.接待。
c類:普通接待。指一般來客的接待。
三、接待場所管理
(一)公司基地設三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務室用于業務接待,休閑廳用于普通接待。
。ǘ┢渌鼒鏊偨浝硎彝庖宦刹坏糜米鼋哟龍鏊,待客必須在指定處進行。
四、接待職責分工
。ㄒ唬┙哟ぷ魇枪敬翱谑焦ぷ,對于塑造企業良好形象、實現“先賣企業后賣產品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范操行。
。ǘ┙哟齼热莅ǎ河鸵搿⒃儐栕屪、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待良好環境的保障及備品準備,協理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。
2.警衛值班:提供安全保障及來客導入。
3.總臺文員:提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄,安排來客食宿。
4.經辦部門:負責接待洽談并陪同始終。
5.秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務并陪同洽談及參觀介紹
。ㄈ┺k公室主任對接待工作負有全面責任。
五、接待方式
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一、總則
第一條為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領導和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境,樹立良好企業形象的目的,特制定本管理辦法。
二、接待工作的主要任務
第二條安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。
第三條安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。
第四條協助辦理公司大型會議的會務工作。
第五條協助開展公共關系工作,協調好公司的外部環境。
三、接待工作的基本原則
第六條堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,增強接待工作深度,宣傳企業形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。
第七條接待工作要堅持規范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領導交辦的工作任務。
第八條接待安排應根據來賓的身份和任務,安排不同領導的接待,確定相應人員的陪同;既要熱情周到、也要講節約,量力而出,反對鋪張浪費。
第九條堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關項目部牽頭對口接待,辦公室配合。
第十條接待工作中應自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務,不允許發生有損我所形象的事件。
四、接待工作的的程序與規定:
第十一條日常接待工作的規范:
1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、 "您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。
2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。
3、當客人來訪時,應熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應將辦公桌上的`文件、資料安放好,以免泄密或丟失。
4、宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據來賓的身份,確定不同的人坐陪。
第十二條一般性接待工作的程序:
1、接待前的準備工作
1)、對來賓的基本情況做到心中有數。
2)、制定和落實接待計劃。
3)、做好接待前的細節工作。
2、接待中的服務工作
1)、安排專人迎接來賓。
2)、妥善安排來賓的生活。
3)、商訂活動日程。
4)、安排公司領導看望來賓。
5)、精心組織好活動。
6)、安排宴請和瀏覽。
7)、為客人訂購返程車船或飛機票。
3、接待后的工作
1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。
2)把已經訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。
3)安排送客車輛,如有必要還應安排公司領導為客人送行。
五、接待工作的有關要求
每十三條根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業心和責任感,發揚嚴細作風,扎實做好工作。
每十四條嚴格執行規定和標準,堅持請示報告制度,在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。
每十五條著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現恩湃公司的良好形象。
每十六條辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓,熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。
六、附則
第十七條本管理辦法經總經理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。
第十八條本辦法由辦公室負責解釋。
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一、目的
為使公司的各類接待工作有章可循、有條不紊,并不斷提升公司的綜合能力,就同行、業務關系往來單位及行政主管部門的考察、參觀特制定本制度。
二、接待流程
1、各部門/項目在接到有要來公司考察、參觀信息后要提前通知預訂參觀項目負責人或相應職能部門負責人,以便各項目/部門做好充分的接待準備。
2、各項目/部門在接到考察、參觀信息后應及時做好準備,以便檢查、參觀。
三、接待前準備
1、對小區進行大掃除,做到轄區地面上沒有明顯垃圾;綠籬中沒有白色垃圾;小區沒衛生死角;
2、轄區內及消防通道沒有亂堆亂放的現象;
3、辦公室衛生:做到干凈整潔;桌上的'物品擺放整齊;
4、所有員工須著工裝、帶工號牌、系領帶,保安人員系素帶,帶帽子(溫度超過32攝氏度可以不帶);
5、打掃會議室,并根據氣溫的不同開空調或風扇,準備茶水、水果、煙及檳榔;
6、預定參觀路線,并在接待前對預備參觀路線進行摸底,以確保留給檢查人員最好的影響;
8、選定陪參觀的人員要對檢查的內容及實施的情況、項目的基本情況以及公司的基本情況進行了解,以便更好的進行接待;
四、檢查接待
1、小區出入口對來訪的人員、車輛按照公司的制度實行來訪登記,值班人員在檢查人員進出時要敬禮;
2、有專人陪同檢查人員進行檢查,并對提出的問題進行解答; 3、會議室有專人進行接待;
五、注意事項
1、倒茶不能倒滿杯只能倒60%―70%,上茶時應一手拿柄一手托杯底; 2、準備水果時應盡量選不用剝皮、不用吐子,梨類不能購買;
3、會議桌上要準備相應數量的抽紙和煙灰缸,并視情況及時清理垃圾; 4、客戶人員在當檢查人員到來時應起身,表示迎接。
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