財務電子檔案管理的研究

關于財務電子檔案管理的研究

　　摘要：為提高財務管理水平，以細化基礎工作為出發點，對公司財務檔案管理現狀進行分析，探索財務電子檔案管理，實現財務管理的創新。本課題通過研究財務電子檔案管理，結合公司財務制度要求，探索公司財務電子檔案的方式和方法，對于財務管理信息化具有重要意義，創新思路使財務檔案工作實現制度化、規范化和科學化管理，使其在公司建設發展中發揮重要作用。

　　關鍵詞：財務 管理 研究 電子檔案

　　傳統的財務檔案大都以紙質為載體，不能適應財務檔案管理的信息化要求，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務電子檔案就是財務數據采集源泉和基地，通過分類整理和網絡共享，最終為各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。

　　一、財務檔案管理現狀

　　(1)財務檔案分類

　　隨著公司電力事業的快速發展和經營管理水平的提高，財務檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務管理文件兩大類。

　　會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　財務管理文件：指除會計核算專業材料外的財務管理制度、計劃批文、通知等各類財務管理資料，是財務檔案的重要組成部分。財務集約化管理的不斷深入，財務管理文件的積累呈現多元化趨勢。財務管理制度包括預算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產管理、資本運營、財務評價與考核等。

　　(2)財務檔案管理規定

　　自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質存檔雙開制，2004年發布的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質上的會計數據和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數據和系統開發中的全部文檔資料。打印輸出的紙質會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數據建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。

　　二、財務檔案管理趨勢

　　為規范和加強公司財務管理，公司已經建立了涵蓋生產經營全過程的財務管理體系，隨著財務信息多元化的發展，積累了豐富的財務管理文件，必須實現由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經營決策提供依據，電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式。

　　(1)財務電子檔案能夠提供財務檔案信息方便快捷的服務方式

　　數字化的財務電子檔案信息可以通過網絡等現代技術實現的遠程利用，提供方便快捷的財務檔案信息服務方式和途徑。

　　(2)財務電子檔案能夠使不同載體形式的財務檔案信息得到轉化與再現

　　根據財務檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務檔案信息經過數字轉換，并再現其它載體檔案信息的真實內容，既加強管理又方便應用。

　　(3)財務電子檔案為財務管理水平的提高奠定基礎

　　在當今信息化和數字化技術飛速發展的時代，檔案信息數字化是財務電子檔案管理發展的必然趨勢和方向，財務檔案數字轉化工作有利于財務信息的推廣，為財務管理水平的提高做好基礎準備。

　　(4)財務電子檔案為財務信息體系的完善創造條件

　　隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應用，財務電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務檔案信息庫，為財務信息體系的完善創造條件。

　　三、財務電子檔案管理面臨的難題

　　原始性問題。對于紙質檔案來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內容真偽易于判別，可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。電子檔案內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

　　真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實;電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案;電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

　　完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失;電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

　　安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

　　四、財務電子檔案管理保障措施

　　(1)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

　　在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。

　　(2)建立電子檔案統一接收數據格式

　　因為財務管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務電子檔案需要實現統一格式的轉換，同一文件類型統一一種文件格式。

　　(3)應用的安全性

　　財務電子檔案基于網絡實現資料上傳、信息共享，可根據設定的檔案密級按部門按專業按用戶級別配置訪問權限，可在權限允許范圍內下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作。

　　(4)明確紙質檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

　　紙質檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應注意電子檔案與紙質檔案的對應相符。

　　五、財務電子檔案管理的優勢

　　財務信息的隨時更新。現代網絡系統為實現電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變為分散的工作量，提高了財務信息管理水平，財務電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。

　　靈活便利地檢索。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據需要進行自主編輯。

　　充實的業務平臺。財務電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務政策沿革、內控制度體系的完善、經濟業務依據等財務管理資料，為財務人員提供了豐富的業務知識和規范，為專業部室提供了遵循原則、為領導層提供了決策依據。

　　六、結束語

　　財務電子檔案管理是對財務管理基礎工作的創新，通過利用網絡平臺實現財務檔案的數字化管理，在對公司財務信息全面匯總的基礎上，實現及時更新、實時查詢、信息共享，使財務管理制度體系以及除會計核算專業材料以外的財務管理資料對公司經濟業務的指導性得到進一步加強，有利于業務規范、決策參考，為公司財務管理水平的提高打好基礎。

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