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生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式分析
摘要：采購管理是整個企業(yè)供應(yīng)鏈中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，采購管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的效益，甚至企業(yè)未來的發(fā)展。有效的采購管理成為保證工程質(zhì)量的關(guān)鍵，提高業(yè)主滿意度，以低成本高質(zhì)量來增強(qiáng)市場競爭力，從而提高整個供應(yīng)鏈的最終獲利水平，文章主要分析了生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式，以期對于企業(yè)物資采購管理能夠提供一些參考。
關(guān)鍵詞：生產(chǎn) 物資采購 企業(yè)管理
引言
近年來，企業(yè)逐漸認(rèn)識到采購對于提高企業(yè)效益的重要作用。采購的地位逐漸得到重視，開始將供應(yīng)鏈管理理論引進(jìn)到采購管理中。采購管理的研究一般是以工業(yè)企業(yè)為背景進(jìn)行的，由于生產(chǎn)型企業(yè)管理的復(fù)雜性，雖然一些研究者對采購管理作了初步研究，都強(qiáng)調(diào)了對采購管理的研究，但總體來說企業(yè)的信息化建設(shè)的步伐還是比較緩漫。
1.生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的流程
生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務(wù)流程不僅因企業(yè)而異，而且即使在同一個企業(yè)內(nèi)部，不同生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務(wù)流程也會存在一定的差異。通常情況下，這種差異主要表現(xiàn)在采購來源，采購方式以及采購對象等業(yè)務(wù)作業(yè)細(xì)節(jié)上。雖然采購流程存在著以上種種差異，但歸結(jié)起來，其基本采購流程主要由以下幾個程序組成。
(1)在項(xiàng)目、生產(chǎn)、組織、設(shè)計(jì)完成以后，物資計(jì)劃員根據(jù)工程部制定的滾動生產(chǎn)計(jì)劃，利用技術(shù)部制定的材料清單，將生產(chǎn)計(jì)劃拆分成材料需求計(jì)劃，并結(jié)合現(xiàn)場的實(shí)際需求，同時(shí)考慮原材料庫存制定出原材料采購計(jì)劃或書面請購單，轉(zhuǎn)發(fā)至采購部門用來作為采購業(yè)務(wù)依據(jù)。
(2)采購員收到原材料采購計(jì)劃或請購單后，在原有的供應(yīng)商中選擇誠信良好的廠商，通知其報(bào)價(jià)，或通過招、議等形式詢價(jià)，并通過各種渠道了解可能的供應(yīng)商后，將經(jīng)批準(zhǔn)的書面采購訂單發(fā)送至合適的供應(yīng)商處。
(3)如果供應(yīng)商能夠滿足訂單的要求，它將返回一張訂單確認(rèn)通知，這筆業(yè)務(wù)將按照正常的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行。如果不能滿足訂單要求，它將提議更改送貨的日期、數(shù)量或者價(jià)格。采購員將重新確認(rèn)價(jià)格，同時(shí)到材料計(jì)劃員處核對供應(yīng)商提議是否符合生產(chǎn)計(jì)劃的需要。如果不符合，采購員還必須再和供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成妥協(xié)。而且即使妥協(xié)達(dá)成后，由于工程設(shè)計(jì)變更還可能會改變對采購原材料的需求。一旦這種變更產(chǎn)生，材料計(jì)劃員必須再和采購員聯(lián)系，采購員再與供應(yīng)商溝通，上述過程不斷重復(fù)進(jìn)行，直至最后簽訂供貨協(xié)議。
(4)簽約定貨后，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按時(shí)交貨。貨到使用單位后，使用單位的質(zhì)檢部門、保管人員到現(xiàn)場對標(biāo)的物的尺寸、數(shù)量和質(zhì)量依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。
(5)廠商交貨檢驗(yàn)合格后，隨即開具發(fā)票、首先由采購部門核對發(fā)票的內(nèi)容是否正確，并填寫物資采購驗(yàn)收單并與發(fā)票(附材料清單)一起到財(cái)務(wù)部門掛賬后付款。付款時(shí)，采購部門填寫付款申請單，然后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門。凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符或驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結(jié)案。
2.生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式
生產(chǎn)型企業(yè)物資采購有以下兩個特點(diǎn)：
(1)采購物資的多樣性：一方面，企業(yè)產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品相比，體形格外龐大，因此需要大量的企業(yè)材料、制品、構(gòu)件和配件，且其復(fù)雜的生產(chǎn)過程也需要大量的生產(chǎn)機(jī)械設(shè)備。而且由于制品、構(gòu)配件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為了符合企業(yè)設(shè)計(jì)的要求，同一種材料也會有不同的規(guī)格。因此生產(chǎn)企業(yè)采購的物資品種繁多、規(guī)格復(fù)雜占據(jù)物資的十八大類五萬多個品種。另一方面，由于企業(yè)設(shè)計(jì)者的水平技術(shù)高低不同，欣賞水平和愛好存在差異，以及生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、自然條件和社會條件的不同，使得企業(yè)產(chǎn)品在規(guī)模、形式、構(gòu)造、裝飾、生產(chǎn)、組織等方面千變?nèi)f化，并經(jīng)常需要運(yùn)用新結(jié)構(gòu)、新材料、新技術(shù)、新工藝等。
(2)物資供應(yīng)的多變性：企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)地點(diǎn)是統(tǒng)一的、固定的，使用單位是全方位的，這就決定了企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的不固定性。生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)用戶的不同需要生產(chǎn)出用戶滿意的產(chǎn)品，生產(chǎn)中使用的材料不僅要隨著產(chǎn)品的變動而變動，需求的規(guī)格也是多變的，由于市場逐利原因不是暢銷材料常常采購不到，直接影響生產(chǎn)的正常進(jìn)行。這就需要做好材料的代用工作，從而增加了物資供應(yīng)的不確定性。因此不能使材料的采購供應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而需要靈活多變的物資供應(yīng)才能滿足生產(chǎn)的需要，否則可能會造成生產(chǎn)的混亂。
3.供應(yīng)鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的特點(diǎn)
3.1基于供應(yīng)鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的兩個層次
(1)技術(shù)層次上的采購管理：供應(yīng)鏈管理應(yīng)該服務(wù)于企業(yè)的目標(biāo)，即滿足客戶的價(jià)值要素，因而企業(yè)的采購管理必須保證生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務(wù)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確滿足客戶需求。所以，在供應(yīng)鏈管理?xiàng)l件下，企業(yè)采購管理的任務(wù)要以企業(yè)外部市場需求變化為依據(jù)，通過有效的經(jīng)濟(jì)管理活動，為企業(yè)生產(chǎn)提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。從技術(shù)層面的角度出發(fā)，企業(yè)采購管理首先需要考慮應(yīng)采用什么技術(shù)手段與方法來保障企業(yè)的產(chǎn)品制造活動的物資供應(yīng)。而有關(guān)技術(shù)層面的采購管理應(yīng)著重考慮降低采購成本、降低庫存、提高采購質(zhì)量、縮短采購周期四個方面。
(2)戰(zhàn)略層面上的采購管理：供應(yīng)鏈管理下的企業(yè)采購是建立在供需雙方良好合作基礎(chǔ)上的，企業(yè)采購管理的范圍必須擴(kuò)展到企業(yè)的外部環(huán)境，管理重點(diǎn)從傳統(tǒng)的內(nèi)部事務(wù)管理轉(zhuǎn)向企業(yè)外部資源管理。這里所謂的企業(yè)外部資源管理是指企業(yè)間協(xié)作關(guān)系的建立、發(fā)展與維護(hù)。建立企業(yè)間的合作伙伴關(guān)系是一個戰(zhàn)略性問題，它涉及到企業(yè)雙方的資源、經(jīng)營戰(zhàn)略、發(fā)展目標(biāo)等戰(zhàn)略因素。因此，企業(yè)的供應(yīng)鏈采購管理在從事外部資源管理時(shí)，應(yīng)該從企業(yè)戰(zhàn)略的高度考慮如何選擇確定供應(yīng)商和與其建立什么樣的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，以此解決采購技術(shù)層次上的問題，滿足采購企業(yè)的供應(yīng)需求，摒棄那種為了生產(chǎn)供應(yīng)需求尋找貿(mào)易伙伴的做法。
3.2采購管理模式的關(guān)鍵點(diǎn)分析
傳統(tǒng)物資的采購模式下，采購活動主要圍繞價(jià)格而展開。價(jià)格因素是采購考慮的最重要的因素，甚至很長一段時(shí)間以來都是采購活動考慮的唯一要素。因此，企業(yè)為了取得價(jià)格上的優(yōu)勢，一般多采取多貨源采購策略，通過增加供應(yīng)商的數(shù)量來降低采購的價(jià)格。在供應(yīng)鏈管理模式下，采購需要考慮的因素發(fā)生了明顯變化。越來越多的企業(yè)意識到產(chǎn)品的采購價(jià)格只是總成本的一部分，產(chǎn)品的質(zhì)量對總成本也有相當(dāng)?shù)挠绊憽?
高質(zhì)量的原材料或零部件將有更長的生命周期，導(dǎo)致較低的總生產(chǎn)成本或較高的產(chǎn)成品價(jià)格和質(zhì)量。在當(dāng)前買方市場下，產(chǎn)品的高價(jià)格或者低質(zhì)量都將極大地影響產(chǎn)品在市場中的競爭力。面對激烈的競爭，企業(yè)需要快速響應(yīng)顧客需求，在這種情況下，交貨及時(shí)性和交貨提前期就顯得尤為重要。因此，采購方制定采購策略時(shí)，肯定會考慮到交貨及時(shí)性和交貨提前期這兩個因素。正因?yàn)槿绱�，在供�?yīng)鏈管理的基礎(chǔ)上實(shí)行采購管理時(shí)，選擇和評價(jià)供應(yīng)商時(shí)，要充分考慮到交貨及時(shí)性和交貨提前期這兩個因素。如果這兩者不能得到足夠的保障，那么供應(yīng)鏈的整體優(yōu)勢將無法體現(xiàn)。
3.3系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)
在系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)中，首先要進(jìn)行需求和市場分析，根據(jù)供需對比情況選擇供應(yīng)商和采購方式；接著對擬發(fā)展成為戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商協(xié)商并與之簽訂試合作協(xié)議，進(jìn)行合作試運(yùn)行；然后根據(jù)試運(yùn)行結(jié)果選定最終的合作伙伴，簽訂長期合作協(xié)議，進(jìn)入正式合作階段。雙方開始正式合作后，采購就是在既定的合作協(xié)議框架下進(jìn)行，無需每次都簽訂采購訂貨合同。采購部門根據(jù)采購計(jì)劃向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，供應(yīng)商確認(rèn)后訂單開始執(zhí)行。在采購實(shí)施過程中，采購部門要不斷的溝通、協(xié)調(diào)供應(yīng)商與生產(chǎn)部門的供需計(jì)劃，保證供需一致、平衡。最后是采購評價(jià)與供應(yīng)商評價(jià)，采購部門要及時(shí)的組織相關(guān)部門對采購合作情況進(jìn)行評價(jià)，并把評價(jià)結(jié)果反饋給供應(yīng)商，以便供應(yīng)商進(jìn)一步改進(jìn)，同時(shí)根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的激勵。
4.結(jié)論
過去的幾十年中，大多數(shù)生產(chǎn)型企業(yè)采購采用傳統(tǒng)的方式，即整個供應(yīng)鏈的采購過程由一系列相互獨(dú)立的買賣子過程構(gòu)成。材料管理不僅包括采購，還包括庫存管理、供應(yīng)配送管理等活動，采購活動與這些活動相聯(lián)系，大大提高了采購效率�，F(xiàn)在許多企業(yè)都意識到采購活動不斷與其它活動直至整個供應(yīng)鏈密切結(jié)合對子生產(chǎn)型企業(yè)圓滿實(shí)施的重要性，正因?yàn)槿绱嗽S多企業(yè)更加注重采購管理的研究。
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