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試論辦公室系統的協調功能
論文關鍵詞：行政管理 辦公室 協調 功能
論文摘要：辦公室是單位和部門的樞紐，功能多、任務重。作為一個溝通上下、聯系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，圍繞工作中心，充分發揮辦會室系統的協調功能，提高其協調能力。
辦公室作為一個綜合性的辦事機構，其承擔的職責和任務是多方面的，如撰寫文稿、文書打印、檔案收存、機要保密、電話傳真、組織會議、處理信息、內部協調、公關接待、信息發布和督促檢查等，擔負著日常性的行政事務及繁重的服務工作，起到承上啟下、協調左右的中心樞紐作用。本文擬就力、公室的協調功能進行探討
所謂協調，就是連接、聯合、調和所有的活動及能量，使之統一起來。換句話說，協調是一項綜合性的管理工作，其目的是消除管理過程中各環節之間的不和諧現象，使之協調一致、相互配合、同步發展。在實際工作中，單位的內外之間、上下之間、部門之間往往會出現許多矛盾、沖突和不一致、不協調的現象，這些矛盾與沖突，需要通過有關政策、規章制度和有力的措施來調節。辦公室作為管理系統的中樞，其所處的位置決定了辦公室的工作必須經常地、大量地、直接地協調各種關系，其協調工作的主要方面是上下級間的協調和左右間的協調。
一、上下級間的協調
首先，作為領導的參謀和助手，辦公室人員要深人開展調查研究，經常給領導提供有關的統計數據和業務管理信息，并依據黨的方針和國家的政策法規結合實際情況，適時地提出可行性建議，撰寫出客觀全面的、具有前瞻性的調研報告供領導參考，為領導作出正確決策服務。辦公室是領導的左膀右臂，參謀作用十分明顯，辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾，不以言輕而金口難開，要敢于進言，敢于獻計，大膽進諫。當然，進諫也要點到為止，不能把自己的意見強加給領導，更不能左右領導決策。要坦坦蕩蕩，出于公心，從大局出發，以事業為重，說真話，丁是丁，卯是卯。
其次，辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領導和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。為此，辦公室要認真對待和妥善協調好上下級之間可能存在的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護領導之間、領導和群眾之間的團結。在協調處理政務、事務時，要平心靜氣、平等待人，仔細傾聽對方的意見，充分體諒對方的難處，對他們的實際困難和問題，該解決的要及時向領導反映并積極配合解決，要利用自己政策懂得多，信息知道得多，領導意圖了解得多的優勢，幫助基層出點子、理思路和謀對策。
再次，領導之間由于各自分管著幾個方面的工作，往往會從分管的工作出發，給辦公室提出不同的要求，發出不同的指令，對此辦公室人員要胸有全局，分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、各種會議和活動的工作中，要以正職領導為中心，對大是大非、事關全局的問題，必須多請示主要領導，按主要領導的意見去溝通和落實，對領導之間即正職與副職、副職與副職之間的意見，也要及時溝通，消除誤會，努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關系。
二、左右間的協調
首先，在實際工作中，由于各個部門所處的位置不同，也由于各類人員在思維方式、思想認識、工作作風和工作能力等方面存在差異，他們往往偏重于注意自身目標的實現，而忽視別的部門或別人的要求，使得部門之間、人與人之間對一些問題的認識和處理不一致，以致于不能發揮整個組織的最大功能，不能形成最佳的合力。對此各級辦公室要通過聯系、溝通、調解、協商等方式來有效地統籌協調左右之間各方面的關系，弄清楚問題的來龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡單地上交給領導。
其次，辦公室在發揮協調功能中，要站在全局的立場和高度對各部門進行綜合平衡，集中多方意見，多方協商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態調整、理順和改善各單位之間、人際之間的關系，解決工作中的矛盾，并且建立和健全各種協調制度，使協調工作逐步規范化、程序化。
再次，辦公室的協調工作要綱舉目張，不能事無巨細，眉毛胡子一把抓，否則就會被事務所淹沒，有可能顧此失彼、事倍功半。事實證明，辦公室的協調工作一定要有重點，要緊緊圍繞領導關心的重點和群眾關注的熱點及改革發展中碰到的難點問題，通過牢牢抓住重大事項，去帶動辦公室協調工作的開展。
三、協調工作中應該注意的幾個問題
第一，有權不越權。辦公室是綜合管理部門，是協助領導施政、指揮和管理的左右手，但辦公室干部要切實擺正位置，既不能越權，更不能濫用權利。要始終牢記自己是參謀而非領導，是“配角”而非“主角”，做到盡責不越職，出謀不決策，參與不干預，在正常情況下絕不超越職權范圍處理事務，絕不過問不該知道的事情。辦公室在任何時候都不能忘記按章辦事，按領導意圖辦事，按照工作程序辦事，對一些重要事情要按照職責分工和上下級領導關系，有請示，有匯報。凡遇到超越職權范圍的事，不擅自作主，不亂表態，不亂辦事，如遇領導不在又有緊急事情需要處理時，要注意與有關部門、有關人員商量后慎重處理。
第二，有功不居功。辦公室的工作多數是協助、輔助其他部門的，雜事、小事多，協助、輔助多，臺下、幕后多，沒有轟轟烈烈的場面，沒有引人注目的動作，因而工作干了不少，但總結起來，似乎又沒幾件能顯示成績的事情。面對這種情況，辦公室人員一定要高姿態，不爭功，不居功，淡泊名利，忘我超我，樂于干默默無聞的小事、雜事，甘當配角，當好配角。
第三，有苦不叫苦。辦公室的特點是事雜(繁雜、復雜)面廣(頭緒多、范圍寬)，什么工作都可以歸到辦公室辦，作為聯絡上下左右的“中樞”，辦公室經常處于矛盾的交叉點，稍不注意不是上不滿意就是下有意見。面對誤解和委曲，辦公室人員要受得住、不氣餒，認真對待，有則改之，無則加勉。不能因為領導要求嚴、批評多，就鬧情緒，也不能因為矛盾多、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事。正確的態度應該是:只要是職權范圍內的事，就要積極主動抓，絕不可縮手縮腳、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢擔事、敢辦事，變被動服務為主動服務。
四、辦公室協調能力的提高
辦公室工作的性質、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強的業務素質與應變能力。隨著改革開放向縱深發展，辦公室系統要在新形勢下完成自己的工作使命，有所作為，還要開拓新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會和辦事上，在綜合、協調、運轉上發揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時要注意系統學習和掌握現代管理科學理論并指導實踐，主動深人實際，調研分析，當政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強做好協調工作的素質和本領。
辦公室是一個有機的整體，往往一項具體工作有時要落實到多位工作人員的身上，經過通力合作才能完成。因此要通過經常性的思想政治教育，增強力、公室人員的黨性觀念、全局觀念和群眾觀念，做到個人利益服從整體利益，局部利益服從全局利益，眼前利益服從長遠利益。要注意調動力、公室每位同志的積極性和創造性，充分發揮辦公室人員的智慧和特長，并進行科學組合，合理分工，分兵把口，使辦公室內部的知識結構可以互補，能力可以互補，大家職責分明、任務明確，重大事項集體合作、統一行動，保證目標的實現。此外要拓寬民主渠道，努力營造一種多想問題、勤動腦筋、積極向上的良好氛圍，建立人人爭先創優的激勵機制，從而增強辦公室的凝聚力，增強辦公室人員的責任感和集體榮譽感。
從某種意義上說，辦公室是個無權部門，充其量是個參謀、輔助部門，要真正發揮辦公室的協調作用，還有賴于領導的支持和充分的授權，而且領導重視和支持的程度也直接關系到辦公室協調成效的大小。
總而言之，作為一個溝通上下、聯系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協調工作，使領導之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統一，從而最大限度地調動單位和個人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。
參考文獻:
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