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      1. 檔案本質屬性研究簡評

        時間:2024-06-22 15:58:28 管理畢業論文 我要投稿
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        檔案本質屬性研究簡評

        眾所周知,檔案的屬性有一般屬性與本質屬性之分。我國檔案界的傳統認識是將原始記錄性作為檔案的本質屬性。近年來,檔案界又有人提出了幾種全新的觀點。筆者擬綜合這方面的情況作一簡要述評。吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出,“檔案是的原始記錄,或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”,“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性,就是原始記錄性”?①。?筆者認為,上述質疑是值得探討的。其一,我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說,文件的原稿的確是原始記錄,但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據,打印件是機關處理事務的依據,兩者是一個完整的有機整體。因此,打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二,不可否認,圖書手稿是檔案,有的文物也是檔案,但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據,但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然,“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品,它是人們進行實踐活動附帶的產物,或者說它是形成的,而不是純粹人為的結果!?③當然,有的原始記錄既是文物也是檔案,“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待!?④《檔案法》第十二條規定,“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的,可以按照和行政法規的規定,由上述單位自行管理”?梢,同樣是原始記錄,并不我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。?也許有人會說,既然原始記錄性是檔案的本質屬性,那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確,由于“文件與檔案記錄的相同”、“文件與檔案的物質形態相同”,因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性!?⑤所以,文件與檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是,有人據此認為,既然文件與檔案本質屬性相同,那么“文件與檔案屬于同一概念”?⑥。其實,這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物,是由于兩者的載體與內容完全相同,這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下,次要性質可以發生變 而恰恰是這種變化使得同一事物的呈現出階段性。所以說,文件與檔案是同一事物,但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱,也就說明了這一點。?查啟森同志對原始記錄性提出質疑,并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”,“構成檔案的根本條件,是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序,也就沒有檔案!?⑦?這一認識似乎是正確的,因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但在于,歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔,相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外,還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性,那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此,檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此,張輯哲同志指出,“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是,無論是否集中保存,檔案就是檔案,非檔案就是非檔案。”?⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。?隨著信息這一概念被所接受,檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同,于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”?⑨。?當然,從信息角度看,檔案所記錄的無疑是信息。但是,圖書、情報所記錄的內容也是信息?梢,信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性,因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為,檔案是其原始內容和原始載體的統一體;檔案信息僅指檔案內容而不包含載體,也不強調內容的原始性,……根據信息論的描述,信息不是物質,只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體,而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務,沒有其他特定的要求,比如‘原始性’的要求”。?⑩張輯哲同志也指出,“由于信息這一概念外延極大,因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的,甚至可以說是毫無意義的!雹?應該說,檔案雖然是一種信息,但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外,還具有自己的特點:它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和信息,從記錄方式來看,社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分,而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別,檔案、文件則原生的社會信息,而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此,泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。?傅榮校同志認為,“檔案的本質屬性——非現行性,不是由于檔案的(原始)記錄性等屬性決定的,而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果!雹?很顯然,這一認識是依據文件生命周期而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同,將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念,于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種,且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性!雹?①③吳寶康主編《檔案學概論》,人民大學出版社1988年版,第40、41頁。?⑤韓玉梅主編《外國檔案管理教程》,中國人民大學出版社1995年版,第28頁。?⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》,《檔案學》1995年第4期。?⑨劉建平《從信息和信息看檔案》,《山西檔案》1996年第1期。?⑩陳作明《檔案學研究中若干的思考》,《浙江檔案》1996年第9期。?

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