事業單位加強物資采購合同管理的方法探討

事業單位加強物資采購合同管理的方法探討

　　摘要：在社會主義市場經濟背景下，加強物資采購合同管理成為了事業單位財會工作重要內容，事業單位必須通過完善合同管理工作，進一步規范物資采購行為，提高科學管理的水平。
　　關鍵詞：事業單位；物資采購；合同管理；方法
　　
　　隨著社會主義市場經濟體系的逐步完善，事業單位的物資供應環境市場化的傾向十分明顯，但其經濟合同管理的手段相對落后，尤其是對各種數據的處理上手工操作還占較大比例，這在瞬息萬變的市場經濟條件下很難適應。為此，探討物資采購合同管理的方法，對于改進事業單位的財會工作迫在眉睫，至關重要。
　　
　　一　完善物資采購合同管理的框架
　　
　　任何一種管理形式都有其特有的框架和結構，經濟合同也不例外，物資采購合同管理框架是以市場經濟和物資供應為前提進行的，主要由四部分構成，即思想體系、組織體系、制度體系、效益評價體系。

　　第一．思想體系包含了四個方面的內容：

　　(1)體系的宏觀基礎即有秩序的市場經濟和物資供應管理體制；

　　(2)體系的價值序列為法－理－情；

　　(3)體系的立足點為自律和自衛；

　　(4)體系的理論基礎即知識性，包括法律、法規、系統控制、信息論、電腦技術、效益分析；邏輯性，包括目標設立與優化、人才培訓、機構制度完善、標準化和實踐等，時間性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。

　　第二，組織體系的主干是：主體決策——業務制衡——全程控制。一是審批采購計劃和訂立合同；制訂合同管理制度；解決合同簽訂履行中出現的問題；研究決定對合同管理人員的獎懲等。二是設立專門的合同管理機構，承辦經濟合同管理的具體任務；三是各業務部門配備一批熟悉業務知識和具有豐富合同管理經驗的專(兼)職合同管理人員，負責管理本部門的合同，向上反饋合同管理信息等。

　　第三，制度體系主要包括：

　　(1)合同歸口管理制度，即對本單位合同實行由專門合同管理機構全面統一管理合同的制度。

　　(2)合同授權委托制度，對外簽訂合同一律由其法定代表人進行書面授權委托，授權代理人或復代理人在規定的權限、范圍、期限內簽訂合同。

　　(3)合同審查制度，即規定各有關部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內容、審查標準、審查時限，保證合同正確簽訂履行的制度。

　　(4)市場調研和市場競價制度，即在合同訂立前對合同標的價格、質量和廠家品牌等進行市場調研，了解市場行情、采取招議標訂貨、批量訂貨、代理等方式，優選供應廠商，努力追求物資的功能價格比最優化。

　　(5)主體資信調查制度，即在合同訂立前對對方的主體資格，履約能力、信譽情況及委托代理人等進行認真考察，并逐一建立起客戶檔案。資信調查的主要內容有：對方單位是法人還是其他經濟組織，是個體工商戶還是農村承包經營戶；對方單位的地址、規模、性質、主管部門、成立的時間、注冊資金數額；通過審查營業執照，看合同標的是否屬于對方經營范圍，確保有履約能力；企業法人代表人或負責人品性、學識是否優良t委托代理人資格是否真實，合法，手續是否齊全t通過稅務部門咨詢，看對方近三年經營效益狀況，對方所持的營業執照是否在有效期內，是否每年及時參加了年檢。

　　(6)文本審查制度，文本審查是簽約的實施階段，其目的是保證合同合法、合理，維護本單位的合法權益，因此在文本審查時要嚴格把握。文本審查的主要內容有：看合同對方名稱是否與合同專用章一致；看合同標的條款是否明確、合法，保證不屬于禁止(或限制)流通物；看標的數量是否確定計量單位是否明確，不得含糊不清或模棱兩可；看標的質量條款標準及其代號，編碼是否正確，保質期限是否明確，看價格或酬金是否有約定，計算方法是否正確，總標的額是否正確，貨物履行期限、地點、方式是否有明確約定，結算方式、時間約定是否明確，是否合法，違約責任條款中違約金約定是否合法，如無法律規定，數額是否恰當，是否能有效地制約對方；看糾紛解決方式條款地點、機構選擇是否正確、恰當，是否對我方有利，如選擇仲裁條款書寫是否規范；雙方約定條款是否合理、合法和必要。

　　(7)履約檢查制度，其目的是通過將履行情況與合同約定相比較，找出兩者之間的差距，以便及時采取補救措施。履約檢查的主要內容有：看是否按合同約定方法、時間、地點進行了標地物交付；看價款或酬金支付是否嚴格遵守合同規定，是否有逾期現象；看貨物包裝是否符合合同要求；如發生違約或糾紛是否追究對方單位的違約責任，糾紛發生后是否按合同約定方式或法律法規方式解決。如需向人民法院起訴或向仲裁機構申請仲裁，是否在有效期內辦理起訴或申請仲裁手續。

　　(8)限額審批制度，對于不同類別的物資采購合同在審批會簽后，規定限額以上的合同還要分別由主管領導或部門負責人簽批，再由合同部門審核蓋章后方可生效。

　　第四，效益評價體系包含三個方面的內容：
　　(1)評價的指標體系。
　　(2)效益的評價方法。
　　(3)合同成本的構成。

　　二　實行全面合同管理
　　
　　在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現狀又不停留于現狀，從現狀向既定的目標過渡。力求現實性與超前性相統一，理論性操作性與實際可操作性相統一，既滿足現實應用的要求又為以后的發展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現象羅列和一般化經驗總結上，要著力于目標管理和系統論、信息論、控制論等現代理論的運用上，由此可達到以下三個目的：(1)探索一個具有科學性、可行性和階段性的管理目標；(2)制訂一個具有整體性、層次性、協調性和開放性的完整管理體系；(3)確立一個具有動態的，受信息調節而又符合法律規范的控制體系。
　　在事業單位的對外經濟合同中，應把所有的物資采購業務納入合同管理，把主要注意力集中到提高事業單位整體效益上，對反映經濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求：一是規范使用合同文本。對合同文本使用率、合同簽訂率、合同簽證率、合同限額審批率等主要指標實行全額目標管理均力求達到100％。二是實行合同全過程管理。簽訂合同前要根據事業單位生產需要提出合同采購計劃和簽訂申請，批準后洽談、草簽合同，再提報上來進行集體審批，簽訂合同后分解、落實到有關部門組織實施，督促履行，合同履行后辦理結算手續；合同發生糾紛后，依法進行處理。三是運行業務合同化機制。事業單位所有的對外業務都要全部簽訂合同，做到無合同不采購，無合同不驗收，做到無合同不結算，無合同不付款。
　　
　　三　完善物資采購合同管理的方法和手段
　　
　　經濟合同管理法律意識強而且縝密，除要有一套嚴密的管理體系外，在管理的方法和手段上也必須系統而嚴密。只有有了科學嚴密的管理方法和手段，才能提高管理的工作效率，對可能發生的各種因素做出快速反應，減少失誤和漏洞。為加大合同管理力度，實現合同管理真正到位，確定方針目標管理、實行方針目標管理方法，以法律法規為依據，變分散管理為系統的目標管理，變靜態管理為動態管理的全過程管理，變經驗管理為科學管理，把合同管理的內容和主要指標納入單位發展規劃之中，使整個管理工作做到縱深，責任到崗，任務到人，相互銜接，相互擲調，形成一個動態的管理體系，這個體系是嚴密的，嚴密的主要表現在于各個環節全都是按程序辦事，環環相扣，這就從根本上改變了人為因素的影響，從而也就為事業單位進行科學管理奠定了基礎。

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