煙草商業企業采購管理內部控制問題及加強建議探討論文

煙草商業企業采購管理內部控制問題及加強建議探討論文

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　　摘要：

　　自《煙草企業采購管理規定》出臺以來，煙草商業企業采購管理質量得到了顯著提升，但在某些方面仍存在一定問題，尤其是采購管理內部控制方面有所欠缺。因此，本文針對煙草商業企業采購管理內部控制問題展開探討，并提出加強內控的建議。

　　關鍵詞：

　　煙草商業企業；采購管理；內部控制；

　　引言：

　　采購管理對現代企業具有重要意義，其不僅關系到生產成本，更影響產品質量。采購管理出現問題不僅會給經營造成影響，甚至會使企業面臨資金風險與成本危機。因此，為規范采購管理，實現降本增效，煙草商業企業應加強采購管理內控。

　　一、加強煙草商業企業采購管理內部控制的重要性

　　1.節約經營成本

　　煙草商業企業采購實行集中目錄采購及目錄外零星采購，主要分為與企業經營有關的現代煙草農用農藥、地膜、化肥、包裝物、打包繩、篷布等煙用物資采購；與企業日常運行有關的設備及辦公用品等非煙用物資采購采購；與企業日常維護有關的安保、物業等勞務服務性采購。若采購存在問題，采購成本超出預期，將直接影響企業經濟效益[1].根據采購管理要求，加強內部控制，做好招標監督工作，選擇性價比最高的供應商，便可節約成本，將采購成本控制在預算定額范圍內。

　　2.保障生產質量

　　不論材料采購，還是設備采購都會對企業經營造成影響。倘若企業供應商選擇不當，供應商使用評價不足，將導致采購質量不符合預期，便會阻礙后續的產品生產。做好采購管理內部控制，及時掌握供應商生產狀況的變化，定期評估供應商的綜合能力，并做好采購驗收入庫工作，嚴把采購質量關，杜絕不合格材料流入，便可確保物料質量，避免因采購不當而誘發產品質量問題，保障生產質量。

　　3.維護供應關系

　　通過內部控制，提升采購管理水平，與供應商建立戰略合作伙伴關系，便可保持良好的供應關系[2].若供應鏈不穩定，不僅會導致采購成本的增長，還會帶來采購風險。比如，關鍵性材料短缺，勢必會給生產帶來一定負面影響，非常不利于企業的持續、穩定發展，例如：近年來，美國出口管制"實體名單"不斷更新，要求應用美國技術的產品對華為禁售，華為失去芯片供應商，手機業務嚴重受阻。

　　二、煙草商業企業采購管理內部控制中存在的問題

　　1.未充分考慮成本效率

　　煙草商業企業采購管理內部控制中，很多時候關注的是采購程序的合規性、合法性、嚴謹性，對采購成本效率問題缺乏考慮，未充分考慮到采購成本、采購效益影響因素，經常導致采購活動成本超出預期，采購周期時間延長。例如，個別企業未基于成本效益原則，未對全年采購計劃統籌安排，盲目擴大招標范圍，導致采購周期延長，需要重復投入招標費用、時間成本、管理成本，最終造成采購活動成本的增加。

　　2.采購預算編制不嚴謹

　　煙草商業企業大多采用物資價格審核制度，采購預算編制采用歷史成本數據對比，采購預算編制不夠細化，不夠嚴謹。例如，部分采購項目采用的預算依據不適當，僅以歷史購買價格和網絡報價作為制定預算的參考依據[3].但實際上，并非所有的采購項目預算編制都適合以網絡報價和歷史采購價格作為參考依據。以辦公日常用品采購為例，由于產品品牌眾多，規格有明顯差異，加上年度通貨膨脹原因，實際供應價格與歷史價格會出現較大差異。

　　3.采購過程控制不到位

　　當前，部分煙草商業企業采購過程控制存在不足，未對已簽訂合同實施過程進行監督，停留在事后監管模式當中。由于過程控制不到位，采購活動易發生合同實施不及時，違規違紀操作等行為。例如，以特殊需求或者緊急需要為名，變相指定品牌或成交商，大肆進行暗箱操作。這些違規采購現象，嚴重損害了企業利益。

　　4.采購內部控制體系不健全

　　要對采購活動形成剛性約束力，發揮出內部控制的功能，就要有配套的內部控制體系。然而，多數煙草商業企業沒有獨立的內部控制部門，未設置專職的采購管理內部控制人員，未明確相應的工作范圍及職責。甚至個別煙草商業企業在內部控制制度的制定中，盲目借鑒其他企業成功方案，很少結合自身實際情況和運營特點，制定配套的采購制度。在制度實施后，長期未對制度進行修訂，制度適用性差，內部控制制度形同虛設，導致采購中經常出現制度違規現象。

　　5.供應商評價缺失

　　做好采購工作監督，采取供應商使用評價措施，才能準確了解到供應商的供應狀態，找到供應鏈中存在的問題，避免采購人與供應商惡意串通，操縱采購活動，有效控制供應鏈。然而，一些煙草商業企業供應商評估不準確，調查不充分，評價不客觀。在這種情況下，一旦供應商出現問題，勢必影響采購效率和采購價格。例如，供應商出現突發狀況，不能提供相應的物料，勢必要降低采購效率。

　　三、加強煙草商業企業采購管理內部控制的建議

　　1.充分考慮采購成本

　　在采購管理內部控制的過程中，不僅要制約采購行為，更要管控成本要素，充分考慮到采購成本和時間成本。首先，應基于成本效益角度，完善采購目錄，科學統籌采購工作，監督采購計劃的制定。采購目錄設定的初衷是將采購范圍具體化，為采購預算、采購定額、采購計劃編制提供依據，從而提高采購效益，節約采購成本。但采購目錄設置需要符合企業實際，明確適用范圍、采購方式、采購標準，避免采購目錄不符合要求，導致采購工作陷入僵局。其次，要做好招標控制，更好地利用招標方式，降低采購成本。應根據《中華人民共和國招投標法》等法律法規和有關規定，制定明確的采購招標控制辦法，控制招標程序、招標范圍，按采購文件中規定的評標方法和標準，檢驗投標文件，編寫評標報告，據實而定，避免招標管理成本、時間成本超出預期。最后，在合理確定供應商之后，企業要從成本角度，計算訂貨批量，從而使訂貨成本和保管成本所占總成本的比例最小。

　　2.提高采購預算編制質量

　　若采購預算編制不合理，無法為采購管理內部控制提供參考依據，采購中就非常容易出現超預算問題。因此，煙草商業企業應監督預算編制，突破采購物資價格審核制度的局限，進一步提高采購預算編制質量。在采購預算編制過程中，可以將采購成本價格作為預算編制依據，但不能作為唯一依據，要充分調查市場環境、供求關系、需求狀態、財務狀態、資金狀態，從而提高采購預算編制的準確性，避免預算方案不客觀。在預算編制方法上，要落實"零基預算法",不考慮過去的預算項目和收支水平，一切從實際需要出發，以零為基點編制預算。此外，大宗采購或金額較大的采購項目，要由內審機構或聘請專業中介機構編制采購預算或對采購預算進行審計，從而確保采購預算編制的專業性。

　　3.加強采購過程控制

　　采購過程控制缺失，采購內控目標就難以得到實現。因此，煙草商業企業在采購管理內部控制中，要做好采購過程控制，解決好采購業務與供應鏈暴露出的問題。具體來講，采購前要充分了解供應商的制造工藝、產品質量、技術水平，嚴格審批采購款項的支付，降低資金風險。采購時，則要做好采購訂貨，采購驗貨、收貨工作。為了對采購過程進行全面控制，可建立"互聯網+供應商+金融"的供應商管理平臺。煙草商業企業可基于采購與付款業務循環特點，與當地銀行企業簽訂電子商務與在線供應鏈金融合作協議，創新供應商管理模式，進行在線供應商管理，全程監控采購業務進度。采購后則要做好票據及賬務管理工作，對票據的合法性、真實性進行核實，對相關賬務進行核對，并及時更新總賬信息、庫存信息。

　　4.完善采購內控體系

　　內部控制體系不完善，內部控制力度就無法得到保障。因此，煙草商業企業應從內控制度與內控機構方面，完善采購內控體系。具體來講，應設置具有獨立性的內部控制機構，對采購合同簽訂和履行進行專門的監管，對采購業務相關財務處理及應付賬款進行監控，從而及時掌握采購業務的發生與發展情況。在內部控制機構人員配備方面，要求相關工作人員懂煙草生產業務、采購業務、金融業務、煙草營銷等業務，能準確識別采購中的財務問題，能基于采購管控角度開展內部控制工作。在內部控制制度建設方面，要圍繞《采購管理規范》，制定配套的內部控制制度，對監督主體、內部控制程序作出明確規定，并確保制度的可行性、可操作性。且在制度制定后，根據國家法律法規及企業實際情況，定期對制度內容進行修改、修訂，對采購管理中出現的新問題作出詳細界定，從而確保制度的先進性，為采購管理內部控制提供制度依據。

　　5.做好供應商評價

　　首先，為了準確評價供應商，應向供應商派出代表，對供應商產品設計、生產、包裝、質檢等情況進行確認，特別是對出廠前的最終檢驗和試驗進行監督評價，從而直接掌握供應商產品質量狀況，準確把握供應商的綜合實力。其次，要主動派遣技術人員對供應商進行定期或不定期監督檢查，核實質量證明材料，重點檢查關鍵工序或特殊工序，以及雙方合同履行情況。若發現問題，要出具書面文件，提出改善要求，從而確保供貨質量。最后，要結合派出代表意見，以及監督檢查結果，對供應商的交貨能力進行評價，避免供應商出現違約現象。

　　四、結語

　　煙草商業企業要想健康發展，持續壯大，就要做好采購內部控制工作，提高采購效率，控制采購費用。因此，煙草商業企業應樹立采購管理內部控制意識，完善采購內控體系，提高采購預算編制質量，加強采購過程控制，做好供應商評價工作。

　　參考文獻

　　[1]李興鵬辨析煙草企業招標采購提交《中選供應商確認單》時間問題[J].現代營銷（經營版），2020（12）：212-213.

　　[2]周勤學從財務角度淺析商業物資采購一-以煙草商業物資為例[J]商展經濟，2020（5）：51-53.

　　[3]羅瓏玲。Z市煙草公司煙用物資采購內部審計優化研究[J]現代國企研究，2019（24）：23.

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