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文檔管理工作論文
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一、新時期高校檔案管理工作存在的問題
。ㄒ唬└咝n案管理制度不完善
目前,由于高校檔案管理制度的不完善,導致檔案管理工作常常出現混亂的現象,比如檔案編號不規范,案卷標題混亂,而且很多檔案沒有建立卷內目錄。另外在檔案的搜集、保存、借閱等環節出現較多紕漏,嚴重影響了高校檔案材料的使用價值。還有許多高校普遍存在檔案管理人員只重視檔案的收集整理,忽視檔案建檔環節,導致許多檔案不能及時建檔,當出現管理人員調動時,易出現資料丟失等情況。
。ǘ└咝n案管理人員素質偏低
新時期,檔案管理工作對管理人員整體專業素質提出了更高的要求,檔案管理工作不再是簡單的整理文件、編號、歸檔。由于高校對檔案管理工作的不重視,普遍存在管理人員錄用門檻低,甚至許多是為了解決高等人才配偶工作而聘用,導致檔案管理人員專業素質偏低,不能適應新時期信息化的高速發展對檔案管理工作的要求,嚴重制約了高校檔案信息的利用效率。
。ㄈn案檢索效率低下
在我國高校檔案管理工作中,檔案檢索主要存在兩種方式,人工檢索和計算機檢索。雖然計算機檢索在檢索速度和效率上具有較大的優勢,但是高校檔案管理檢索中人工檢索依然是最重要的檢索方式之一。人工檢索不僅檢索效率低下,而且不可避免地會出現錯誤。另外,由于高校在檔案管理中的硬件投入不足,導致許多計算機檢索軟件匱乏,計算機檢索的巨大優勢不能有效發揮。這些都嚴重影響了檔案檢索效率,對高校檔案的開發與利用極為不利。
(四)信息開發和編制存在缺陷
目前,高校檔案管理部門在信息的開發和編制方面存在問題,由于許多高校檔案部門對信息開發的不重視,普遍存在草率開發以應付檢查的現象,導致檔案信息開發選題不嚴謹。另外,由于重視程度和投入不夠,往往開發出來的產品水平較低,不能有效發揮作用。
二、做好高校檔案管理工作的措施
新時期下,高校檔案管理工作存在諸多問題,嚴重影響了高校檔案管理工作的正常運行,不利于發揮檔案信息的作用。針對上述問題,提出以下解決辦法。
。ㄒ唬┨岣吒咝n案管理人員專業水平
要做好高校檔案管理工作,首先在檔案管理人員的聘用上要嚴把質量關,提高人員錄用標準,制定錄用專業限制條件。另外,在管理人員考察時,要著重考察其政治信仰、工作作風、責任心等,加強對管理人員的培訓工作,提高檔案管理業務水平,使管理人員工作積極性和主動性能充分發揮。
。ǘ┩晟聘咝n案管理制度
檔案管理制度是檔案管理工作的有效保障,高校檔案管理工作的開展和運行要有完善的管理制度要求作為保證。高校在制定檔案管理制度時,要保證其合理性和科學性,滿足高校自身情況和檔案管理要求。提高管理制度的可操作性,制定詳細的檔案管理流程,規范檔案管理中信息收集、存檔、借閱和保密等每一個環節。
。ㄈ┨岣邫n案管理信息化利用水平
新時期,信息化是推動高校檔案管理工作發展的有效武器,提高高校檔案管理信息化管理水平,加大高校檔案管理信息化投入,提高計算機管理在檔案管理中的比重,建立檔案管理系統,借助互聯網和計算機管理,將高校檔案管理全面推向信息化,對完善高校信息管理系統具有重要作用。
三、結語
新時期,高校檔案管理工作要滿足新要求,高校檔案管理工作由于管理制度、管理人員素質、硬件投入等方面存在的不足,導致檔案管理工作出現各種各樣的問題。高校要提高對檔案管理工作的重視水平,結合高校實際制定并完善檔案管理制度,提高管理人員專業水平,為有效發揮檔案信息的重要作用提供保證。
作者:姜曉波 單位:吉林建筑大學城建學院
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