計算機辦公自動化技術應用與研究

計算機辦公自動化技術應用與研究

　　辦公自動化是以計算機為中心，采用一系列的現代化設備，下面是小編搜集整理的一篇探究計算機辦公自動化技術應用的論文范文，供大家閱讀借鑒。

　　【摘 要】辦公自動化是一個不斷進步和發展的系統，它充分利用了現代信息技術帶來的便利和優勢，計算機在辦公自動化中的基礎性作用隨著辦公水平的提高逐漸顯現出來。計算機應用于辦公自動化實現了人機信息的有效處理和人機的有效結合，為提高辦公效益發揮著重要的作用，本文從辦公自動化的主要功能、計算機應用于辦公自動化的意義、計算機技術在辦公自動化中的應用和應用的前景四方面進行了分析。

　　【關鍵詞】計算機技術;辦公自動化

　　一、辦公自動化的主要功能

　　辦公自動化系統的主要功能包括：數據處理、文字處理、圖形和圖像處理、輔助決策、網絡通信、電信會議等。

　　1.1文字處理

　　利用計算機中的Word、Wps等計算機編輯排版工具，對文字信息進行處理和版式設計，使文字信息變得簡潔、明了，從而提高辦公效率。

　　1.2圖形和圖像處理

　　利用計算機的圖形功能，對圖形信息進行分析，從而得到清晰、完整的統計圖形，便于掌握各種信息之間的潛在關系。利用計算機的圖像處理能力，對照片、印鑒和圖像進行分析處理。

　　1.3輔助決策

　　計算機系統能夠將收集到的信息及時的進行分析和處理，可以對未來的發展情況進行模擬預測，為決策人員提供必要的參考信息和可選方案，從而快速準確的完成決策過程[2]。

　　1.4網絡通信

　　網絡通信是實現辦公自動化的關鍵技術之一，它可以溝通系統內部各個部門之間的聯系，實現信息交流，使辦公人員更有效的共享辦公自動化的資源，也方便與外界建立更好的信息聯系。

　　1.5數據處理

　　現代化管理的重要標志之一便是加強定量化分析，數據則是定量化分析的基礎。辦公室的中心任務便是處理信息，利用計算機數據庫的管理系統將信息進行過濾、分類等，減少數據的冗余度，保持數據的一致性和獨立性，提供及時、準確的數據信息[3]。

　　1.6電信會議

　　電信會議也叫做計算機會議，它是利用計算機和數據通訊設備，將遠距離的工作人員聯系在一起，這種會議的最大優點便是每個與會者的問題都能被快速的做出解決，同時也有利于各種最新的方案、決策的傳遞，節省時間，提高辦公效率。

　　二、計算機應用于辦公自動化的意義

　　2.1 優化了現代辦公的環境

　　傳統的單位辦公環境受到的限制條件較大，辦公環境因為空間的限制顯得比較惡劣，而長期的人工化管理又使得辦公內部工作壓力大，氣氛緊張。計算機在辦公中的應用大大改善了辦公的環境，把原有的辦公空間擴展了許多，實現了辦公環境的優化，辦公人員將不再單一埋首在大量的報表和數據當中，也不必一封郵件從辦公室這一頭送到那一端。辦公人員可以通過計算機網路相互協調，分配工作，并且可以再計算機上實現數據分析和報表整理。為辦公室中的人與人之間搭建了一個溝通的平臺，緩和了辦公的緊張氣氛，因此，計算機應用于辦公自動化優化了現代辦公的環境。

　　2.2 降低人力資本

　　傳統的辦公模式下，對辦公人員的要去極高，一方面是對其工作數量的要求，二是對其工作能力的要求。隨著經濟的發展，現代辦公的工作范圍在不斷擴大，辦公信息量也急增，如果采用人工辦公的方式就需要企事業單位付出更多的勞動力成本來提高辦公效率。計算機的運用提高了辦公效率，單位需要支付的人力資本也明顯下降，減少了成本投資。另外，計算機軟件的應用使得單位內部許多冗雜的機構被合并，精簡了內部組織結構，使得單位投入進一步減少[1]。

　　2.3 激發辦公人員的創造力

　　辦公自動化辦公人員提供了一個較為開放和自由的辦公環境，通過計算機技術的應用使得單位的辦公更加流程化、規范化和標準化。將辦公人員從原來繁雜、刻板、單一的工作中解放了出來，對辦公人員的個體能力更加尊重，使得他么有更多的精力去完善工作方法，爭取創新。人機結合的辦公自動化也讓員工在充分發揮自己創造力的情況下實現對辦公系統的自動化管理。總體來說，計算機應用于現代辦公，解放了辦公人員的工作狀態和思想，激發了其在工作中的積極性，參與辦公工作的熱情也更高。

　　三、計算機技術貫穿于辦公自動化各個環節和要素

　　辦公活動是以處理信息為主要業務特征的一種重要的社會活動，整個過程其實就是一個接收、變換、處理、傳遞和利用信息的過程，它包括工作人員、組織機構、辦公制度、技術工具、辦公信息和辦公環境六大要素組成。

　　3.1工作人員

　　辦公是人群的一種管理活動，是由人去執行的，人是辦公自動化的第一要素。在工作中，每個人的工作性質是不一樣的，分為專業人員、決策人員、管理人員和輔助人員，但他們都要對辦公所要使用到的辦公設備和在辦公自動化系統中的位置與功能有一個清楚的了解[4]。

　　3.2組織機構

　　組織機構決定辦公模式的層次等級，它充分體現在計算機系統的管理組織中，而且計算機技術的引入使得組織機構有了很強的靈活可變性。

　　3.3辦公制度

　　制度可以看成是辦公知識、辦公經驗的固定化，是各個部門都要遵守的行為規范，辦公自動化系統通過計算機技術中的自動約束機制來保證合理的辦公制度的實施。

　　3.4技術工具

　　通過計算機與通訊技術的結合，辦公自動化系統把彼此獨立卻又相關的各種辦公設備和辦公系統連在一起，形成一個統一的系統，進行信息資源的共享，從而提高工作效率。

　　3.5辦公信息

　　信息是辦公自動化的基礎，辦公自動化最主要的職能便是利用計算機技術和它對數字處理、事務處理與決策的能力進行應用[5]。

　　3.6辦公環境

　　辦公環境的變化在很大程度上依賴于計算機技術和通訊技術的飛速發展，隨著技術的發展，人們的時間和空間的距離越來越小，現代化的通訊技術使得辦公人員獲得了更多的自由和發揮創造的能力。

 　　四、計算機信息技術在辦公自動化中應用的前景

　　4.1智能化

　　當今是信息大爆炸的時代，隨著業務的不斷發展和擴張，用戶使用辦公系統時將會面臨更加復雜的問題和數據。智能的計算機系統需要進一步融入到辦公自動化中，使辦公軟件可以智能地處理一些分析工作，繼而提高用戶的工作效率和工作質量。

　　4.2無線化

　　隨著3G無限網絡技術和隨身終端的高速發展，辦公自動化也面臨著將計算機信息技術和無線網絡技術相結合的挑戰。這種包含計算機信息技術、3G通信技術、遠程移動技術的高科技辦公設備將會成為未來辦公自動化的后起之秀。

　　4.3協同化

　　辦公軟件的數量越來越多，用戶計算機中的軟件也在為軟件公司搶占用戶，那么過多的辦公軟件魚龍混雜，不但不會提高用戶的辦公效率，反而會污染辦公環境。所以，未來的辦公自動化將會利用計算機信息技術將不同的軟件的分門別類，綜合管理，最終形成一個集成系統，使其功能可以相輔相成，協同幫助用戶解決問題。

　　五、總結

　　辦公自動化是以計算機為中心，采用一系列的現代化設備，利用通訊技術、系統科學和行為科學來進行辦公，主要是對語音、數據、圖形、文字、圖像等信息進行收集、存儲與使用的一體化處理過程，它以人為主導，以系統科學為理論基礎，綜合運用計算機技術和通訊技術來完成各項業務。辦公自動化是一個人機信息系統，它將工作人員、辦公室和信息資源緊密的聯系在一起，利用單位內部網絡進行友好、高效的交流，出色的完成各項工作，極大的提高了工作的效率。計算機技術在辦公自動化中的應用遠不止如此，計算機技術在辦公自動化中的應用為辦公系統帶來了巨大的變化，不僅提高了工作效率，同時提高了決策的準確性和科學性，相信計算機技術為辦公自動化帶來的益處會越來越多、越來越大。

　　【參考文獻】

　　[1]康谷.淺談計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用[J]。 科技創新導報，2013，(2).

　　[2]胡云飛.計算機信息傳輸技術在辦公自動化的應用[J]。 河南科技，2012，(22).

　　[3]王璐.計算機信息傳輸技術在辦公自動化的應用[J]。 科技資訊，2012，(20).

　　[4]房海青.淺析計算機辦公自動化的應用及進展[J]。 邢臺職業技術學院學報，2012，(1).

　　[5]張元風.計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用[J]。 企業技術開發，2012，(5).

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