基于業務和財務視域分析企業IT預算管理

基于業務和財務視域分析企業IT預算管理

　　企業IT預算是對企業信息化過程的一種財務控制方法，下面是小編搜集整理的一篇探究企業IT預算管理的論文范文，供大家閱讀借鑒。

　　IT技術已經成為企業核心競爭力的關鍵要素和企業創新的重要驅動力，也是企業日常運營的基礎。IT技術對于企業戰略和運營的重要性毋庸置疑。但是IT投入也是巨大的，像通用汽車、沃爾瑪這些跨國巨頭，每年的IT投入是幾十億美元。根據市場研究公司Forrester Research的一份報告顯示，歐洲企業IT預算占收入的4.8%,美國企業IT預算占收入的4.2%.國內目前業界的一般經驗值是：當企業IT投入占企業年收入的比例長期小于1%的時候，IT業務將無法運轉，當這個比重上升到2%-3%的時候，IT方能正常運轉。當然這些數據僅是均值，并未考慮行業差異、企業IT成熟度等因素，因此在實務中這個比例差異很大，但是我們依據這些數據仍然可以粗略測算出，一個年營業收入10億的企業，IT投入需要2000萬元-3000萬元，可見在大型企業中IT預算動輒百萬、千萬甚至上億規模并非少見。在目前全球金融危機環境下，據高盛公司調查結果分析，2010年全球約65%的企業削減了IT預算，30%的企業暫停了可隨意支配的IT經費。因此，首席信息執行官(CIO)需要仔細考慮如何根據企業總體目標規劃IT預算，如何控制IT支出，如何提高IT投資效益，并合理利用有限的資源對涉及IT的資金進行財務管理要素配置，應當說這其中相當多的內容都屬于IT預算管理范疇。

　　一、企業IT預算管理的性質與重點

　　根據財務管理的概念，我們可以將IT預算管理理解為與IT相關的預算管理活動，它包括兩個過程：一個是IT預算編制，一個是IT預算控制。

　　從時間上來看，IT預算包括在信息化戰略規劃期做的預算，也包括需要編制的下一年度的投資預算

　　IT預算的性質主要體現在：(1)它是一種計劃。IT預算的內容要回答在未來企業投入多少資金、為什么要投入這么多資金，以及什么時候支出等問題。

　　(2)它是一種預測。因為它是對未來一段時間內企業IT投入進程和資金量的預測，預測再精確，也難免有誤差。(3)IT預算實質上是治理和控制手段。

　　它為今后后續資金投入提供了一個標準，用它可以用來檢查工作誤差，這種偏差以及根據偏差制定出的計劃能為后續的工作提供支持。因為IT預算是一種治理和控制手段，因此，在COBIT過程控制目標PO5中就有專門要求：“建立IT預算和管理過程，預算應該反映企業IT保障投資方案的組合方案所確定的優先級，并包括持續運營維護當前基礎設施所需的成本。該過程應支持IT整體預算的設計和單個方案設計，需要特別強調這些方案中的IT組件。要對預算不斷評審、優化和批準”.其中，IT保障投資方案強調IT是一種戰略投資，不是簡單成本的概念，這個成本付出是與企業戰略利益掛鉤的。

　　IT投資是一個組合方案，包括軟件、硬件、服務等;還要考慮日常運維的費用;IT組件就是強調預算盡可能做到細致，需進一步細分到如服務器、存儲、操作系統等可量化的層次。

　　企業在制定IT預算時需要重點考慮以下幾方面問題：(1)區分長期預算和短期預算。長期預算包括企業信息化戰略規劃的總體預算和年度的IT投資預算，短期預算主要針對特定項目預算。長期預算與短期預算應該相吻合。(2)對預算支出需要制定合理的預算支出計劃。預算支出計劃應至少包括預算支出時間、支出目的和內容、支出的合理性。戰略規劃期的支出需要最少細化到年，明確每年的IT投資總額，主要投入方向，以及日常運維開支，并對預算進行投資收益分析。年度預算要盡可能明確到月，明確具體投資項目、運行維護費用等。具體項目預算要盡可能細化到所有的IT組件的投資額、投資時間進程、目的等。(3)對投資收益進行預測。IT預算需要預測的內容包括：投資收益比(包括直接收益和間接收益)、IT投資組合的內容以及單個的費用、日常運維的費用、投入的進程要與目標實現平衡。由于IT產品的價格往往很難確定，因此，價格空間就具有很大彈性。在預算過程中，要盡可能將預算中的IT投資組合進行逐層細化，細化到可以比較準確地估算費用為止。

　　IT預算是一種非常有效的財務工具，預算報表上清晰呈現企業全年IT的詳細資金安排和實施計劃。幫助CIO全面而深入地分析和掌控IT投入分布，有效監控和調整資金配置，確保IT投入和項目建設的有序執行，進行有效的財務評估。同時它作為有效的溝通工具，可以幫助CIO獲得CFO、CEO及董事會在資金上的支持。但是需要指出的是，IT預算編制有其特殊性，這主要有兩方面的原因：一方面由于IT業務的技術性強，CIO和其成員較多偏于技術型人才，對于預算這種財務工具不熟悉，在編制中會遇到很多財務問題;另一方面，如果CFO和其團隊成員熟悉預算編制，但對于IT業務的專業性和特點缺乏了解，也會出現一些技術方面的問題。因此做好IT預算需要將IT業務與財務進行有機結合，因此非常有必要分別從這兩個視角進行探討。

　　二、基于業務視角的分析

　　根據最新的IT管理理念，IT部門是為企業內外部各類用戶提供IT服務的組織。它的業務包括：

　　(1)基礎性服務。郵件、公告、論壇、信息安全服務，移動辦公(包括無線上網)、視頻會議、電話會議服務、辦公自動化服務、IT熱線、員T辦公IT設備維護等公共基礎性服務。(2)應用服務。應用服務通過特定應用系統的功能支持特定業務流程、業務職能，進行業務分析、輔助決策等，幫助業務領域實現具體的業務目標。比如企業ERP(企業資源計劃)、AIS(會計信息系統)、DSS(決策支持系統)、SCM(供應鏈管理系統)提供的服務等。

　　為提供這些IT服務，IT部門需要建設和維護IT基礎設施，比如建設和維護服務器機房，購置各類硬件和系統軟件、鋪設企業內外網、租用各類電信運營商提供的專用網絡線路和其他服務等;需要建設和維護IT應用系統，比如采購通用的應用軟件包進行實施，開發全新的應用系統，開發過程需要采購相應開發工具。IT日常業務相當大一部分內容是維護當前IT服務水平，除此以外還包括來自于以下幾個因素驅動的IT業務，這些業務一般具有創新型，能給企業帶來新的價值。

　　1.現有IT服務內容需求發生變化

　　業務部門(IT以外的部門)提出新建IT應用系統來支持業務的需求，比如建設訂單管理系統管理各類客戶訂單。或者由于業務模式變化、業務流程變革等多種因素導致IT現有應用系統需要進行較大規模的功能調整。由于外部軟件供應商的升級引起的系統升級。

　　2.現有服務的規模需求發生變化

　　由于用戶數量的激增、交易量的擴大，或者公司地理布局的變化將引起基礎設施層面的調整、新增、擴建等。比如網絡調整、數據庫的擴容、服務器增加等，同時也可能引發應用系統的調整來響應規模上的變化。

　　3.服務等級發生變化

　　用戶對軟件操作的響應時間要求變化、數據備份要求變化、應用系統可用性要求變化、可靠性要求變化等都會引發基礎設施和應用系統的建設和調整。此外，直接或者間接服務于用戶的IT管理流程也需要建設和優化，比如IT熱線服務等，以提高客戶滿意度。

　　根據上述的價值驅動角度歸類，IT業務運作可以大致分為兩大類，包括：(1)IT項目類業務。對于目標明確、范圍明確、具有一定資金投入規模，有明確時間約束，且需要綜合調配資源完成的工作任務往往可以通過項目的方式進行運作，比如新的基礎設施建設，應用系統建設和實施，重大系統改造升級等。稱為IT項目運作。IT項目運作往往帶來新的IT服務價值。(2)IT日常運維業務。其余的工作任務一般屬于IT日常維護的內容。主要用于保證現有內容、規模和等級的IT服務的可用性和可靠性，如日常系統監控、備份、系統調優、系統故障分析和處理，應用系統小更改，小規模的軟件升級，系統補丁、病毒庫的定期更新、定期的系統安全檢查。硬件損壞的備件更換、機房巡檢、IT事件的及時響應和處理等。

　　IT預算內容大致可以分為資產性支出、服務性支出和日常運維費用。目前我國還處在信息化建設期，資產性投入還是企業信息化預算的主要內容。資產性支出主要包括企業在IT系統的硬件支撐設備上的花費和企業在軟件方面的投入。隨著信息化的發展，國內企業逐漸認識到服務的價值，尤其是一些大型企業，聘請服務商進行戰略規劃，培訓、集成服務、培訓、集成服務、外包服務等IT服務就成為很平常的IT事務。從完整的IT服務概念出發，支持服務支出是日常支出的主要方面。服務性支出主要是指除日常費用外需要納入IT預算的內容，一般包括IT培訓、IT外包、IT咨詢和集成服務等。IT預算中的日常運行維護費用被認為是最經典的預算內容，預算中的費用主要包括：人員成本、系統(包括軟件和硬件)維護成本、易損易耗件購買費用、相關服務費用(包括由通訊線路租賃、安全服務、系統災難恢復、系統外包服務、人力資源服務等所產生的成本)以及系統遷移費用。

　　三、基于財務視角的分析

　　由于IT預算是企業財務預算的組成部分，編制IT預算需要重點關注以下財務視角的觀點。這也是實務中IT人員容易混淆的一些概念，易造成對IT預算理解和運用的誤區。

　　1.資本性支出和日常費用

　　從會計核算上講，我們把支出的收益僅與本會計年度相關，因而應從本會計年度實現的收入得到補償的支出，稱為收益性支出;而把支出的收益與多個會計年度相關，故應在多個會計年度所實現的收益中逐步得到補償的支出，稱為資本性支出。按照會計配比原則，收益性支出應在支出當期全部作為本期費用。而資本性支出則應按一定比例(標準)分別分攤成多個會計期間的費用。資本性支出一般包括構成固定資產、無形資產、遞延資產等的支出。具體到IT業務來說，機房建設和改造、生命周期大于1年的硬件設備及配套軟件的安裝實施等可歸屬于資本性支出。生命周期大于1年的軟件系統項目實施費用(包括軟件費用、實施費用、培訓費用、技術咨詢費用等)是否歸入資本性支出，這需要結合各自的企業會計政策加以靈活運用。

　　2.日常費用

　　日常費用指的是IT日常運維的投入，主要包括：(1)員工投入，主要指企業對與IT系統相關的人力資源投入，包括員工薪水、加班費用、培訓費用及員工差旅費用、交通費用、通訊費用等。(2)硬件維護，主要包括硬件的折舊費、維護費、修理費和硬件租用費用。(3)軟件維護，包括軟件的維護費(客戶支持、更新升級)、軟件租用費和其他費用。(4)機房和網絡基礎設施日常維護。主要包括由線路租賃、日常運維中的外包服務(例如服務器數據中心托管服務費用、安全服務)、運維中的技術咨詢費用和顧問服務費等。(5)易損易耗件采購費用，主要包括硬盤、硒鼓、墨盒、鼠標、鍵盤、紙張等。

　　企業一般采用權責發生制進行會計核算。在IT費用預算編制和資本支出預算編制時也相應采用權責發生制的會計核算口徑。IT人員在理解IT預算時容易將現金收支和成本費用的概念混淆。

　　例如企業采用預付款的方式在5月份支出了IT軟件采購款50萬元，但是相關費用在9月份安裝實施驗收完畢后才確認為會計核算上的IT費用。預算編制時需要預測安裝實施完成的時間而不是付款的時間，這種現象在年尾的時候尤其需要受到關注，比較容易出現由于驗收拖延導致IT費用未能在本年內確認，其結果是當年的預算沒有使用，卻占用了第二年的預算，除非企業采用滾動預算可以適當避免這種情況。

　　3.自建和租賃及外包等不同商務模式下的IT支出

　　企業由于多種原因會采用不同的IT運作模式，這將影響IT預算編制。例如許多企業考慮到建設成本和日常維護投人高，不采用自建服務器機房的方式，而是將服務器托管給專門提供服務器托管服務的供應商，通過托管合同進行約束，在這種情況下自建模式的資本性支出就轉化成每年的托管費用這類日常運維開支。同時給現金流帶來不同影響。

　　4.IT業務支出分布類型和會計核算的匹配IT預算編制和控制大多情況下按照會計核算體系來處理。IT預算編制人員需要仔細分析IT業務費用支出特點，同時熟悉本企業會計政策下的IT業務核算用的會計科目體系，明確每一科目核算具體核算什么IT業務，每一項IT業務支出歸屬哪個會計科目核算，還需要詳細了解哪些支出歸屬為資本性支出，在何種情況下需要按照收益期分攤，業務流程上哪個時間點和哪一項業務活動結束后該支出將在會計核算上確認為費用，以便于日常預算控制落地到日常的業務流程中。由于每個企業有各自的會計科目核算體系，比如軟件采購和實施，有的作為費用處理，有的完工后按照無形資產核算處理，所以具體問題需要具體分析。

　　四、IT預算編制框架

　　(一)IT預算編制的三個層次

　　1.IT業務明細預算層次

　　IT業務預算明細層次一般可以由IT各職能部門負責編制，比如網絡部負責編制網絡租賃費用預算，網絡設施建設項目預算;系統部負責編制服務器、存儲等固定資產預算，系統軟件采購預算，以及相關硬件、系統軟件維護費用預算，重大系統類基礎設施項目預算等：由應用開發部門負責編制應用系統開發、實施項目的項目預算，以及開發工具軟件及應用軟件維護的預算等。此類預算和各職能部門IT業務計劃密切相關。在編制明細預算的時候需要很多基礎性的信息，比如IT項目清單提供已立項已在建設中的項目和計劃建設的IT項目，固定資產清單提供歸屬IT部門的固定資產，據此可以測算已有固定資產的折舊費用，軟件清單提供已有軟件及相關信息，據此測算是否需要追加采購，軟件維保清單提供維保費用的測算，軟件預算的同時需要考慮維保費用預算。網絡線路清單提供所有網絡預算的基礎數據。

　　2.IT業務匯總預算層次

　　由IT預算負責人將所有業務明細預算進行匯總，首先分類匯總各部門的日常維護所需要預算，包括軟件、硬件、人力資源等IT業務要素;然后分類匯總各部門IT項目預算的軟件、硬件、人力資源預算等IT業務要素。測算資本性支出預算、人力資源預算、折舊費用預算、網絡租賃、軟件、硬件維護等各個業務要素的預算，并結合業務規劃的項目建設進度和會計核算方法測算月度(或者季度)的時間分布。在這一預算層次上，IT可以對預算的合理性自行評價。同時獲得管理用的各種維度預算。比如各職能部門的預算，項目預算，業務要素預算，以便于日后進行預算分析和控制，及對具體責任部門和責任人的評價。

　　3.IT財務預算層次

　　由IT預算負責人將業務預算轉換成符合統一規范的財務預算，包括IT費用預算、資本性支出預算、人力資源預算等。由專門財務預算小組站在公司層面進行復審，對重復、漏編和不合理的IT預算進行調整、取舍和補充，匯總編制成綜合預算表。

　　按照最高優先級所確定的預算標準及IT活動的優先次序分配資金、落實預算。

　　(二)IT預算編制的兩個維度

　　1.日常維護類費用預算

　　日常維護類的預算相對比較容易估測，因為它是維護當前服務水平所需的費用。有時我們可以依據歷史數據進行較為準確的預測，例如軟件維護費可以根據目前正在使用的軟件清單，按照維護合同約定的費率和服務時間進行測算。

　　2.項目預算

　　項目預算經常用于新應用系統建設，大規�；�礎設施建設，重大系統升級等，涉及硬件、軟件、實施、培訓等投入。對于信息化建設期的企業，需要實施AIS、ERP等系統，項目預算占很大比重，也有很多大型企業需提升供應鏈管理水平或商業智能水平，實施SCM、CRM系統或BI,提高供應鏈反應能力或改變客戶體驗，上線這些系統需要建立大型數據庫和存儲，項目預算也會非常大，需籌集專門資金，進行嚴格的項目預算控制。此外，項目預算的準確性反映項目經理的項目管理能力、技術水平和經驗以及準確估測資金的能力。因此項目預算管理能力是評價項目經理和CIO能力的重要方面。

　　(三)IT預算編制的五個階段

　　第一階段，以業務需求和IT戰略需求為導向，分析當期預算需求。主要可以采取調研、訪談、現場了解等方法，把握業務需求的變化，以及潛在的需求。首先，企業信息化戰略的進展情況進行分析，確定是否會影響預算。其次，對正在進展的項目或預算項目進行識別和分類。最后，要把握其可能對預算產生影響的調整因素。第二階段，參考IT預算內容框架，結合需求分析的結果，形成新的預算期的IT預算框架，對預算框架中的內容按照資產性支出、服務性支出、日常費用進行分類，并盡可能細分到IT具體組件。第三階段，結合預算基準，設計預算標準。以需求分析為基礎，以歷史數據為參考，以投資收益比分析為導向，把IT投資預算與需求關聯起來。同時，需要考慮與其他業務預算之間的關系。第四階段，在前面的基礎上，形成IT預算文檔，按照IT治理的要求及相關流程，對預算進行審批認可。第五階段，針對預算在執行過程中的變化，分析變化的需求情況，按照需求管理的流程和IT治理的要求，及時修正或調整預算，并按照上述流程進行審批，并形成正式文件。

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