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供應室管理系統的建立及應用
供應室是面對全院各科領取各種器械及物料，每天品種雜，數量多，因此日清月結顯得十分重要，但是其核算卻是一項量大而易出錯的工作，往往花費很多時間但取得的效果不好，而電腦的普及為此項工作提供了較為快捷而準確的方法，筆者利用Access軟件建立了供應室管理系統并用于實際，在數據管理、查詢及打印等方面實現了方便快速的要求，數據統計更是快捷準確，大大方便了日常工作。1 供應室管理系統的建立及功能介紹
1.1 系統配置與程序設計環境 推薦Intel Pentium III或同等的處理器，128MB內存，2G可用硬盤空間；Windows XP操作系統；Office2003中文辦公系統。
1.2 數據庫的建立 進入Access，選擇“新建數據庫”欄中“空Access 數據庫”，點擊“確定”，為新建數據庫命名“供應室管理系統”并選擇存儲路徑后，進入數據庫選項欄，點擊“使用設計器創建表”，并依次設立編號、領料日期、科室名稱、領料金額等字段，字段的數量、類型、屬性和有關說明可根據使用者的需要調整，此表保存為“科室領料明細表”。以同樣方法可建立“領料清單”，字段包括：編號、序號、領料日期、科室名稱、物料名稱、單價、數量等，同時為了實現科室名稱及物料單價增減變動等的維護，另外再建立“科室名稱”和“物料單價”兩個表。
1.3 數據的錄入 為了錄入的方便與直觀，利用Access的窗體功能將“科室領料明細表”設為主窗體，并調整字段位置以方便錄入，將“領料清單”設為子窗體，并在窗體中設計“添加記錄”、“保存記錄”、“領料查詢”、“返回主菜單”、“刪除選中記錄”、“刪除本面記錄”、“科料信息維護”、“科室信息維護”等按鈕，以利于操作的快捷方便，如：點擊“添加記錄”即可轉到新數據錄入界面，按各個項目依次錄入即可（如圖1）。根據管理需要，留存簽字的領料單據十分必要，因此在錄入窗口中還設置了“打印領料單”按鈕，可以及時打印科室領料清單。
圖1 數據錄入窗體 1.4 數據查詢窗體 利用Access的“查詢”功能可建立“科室領料查詢”，通過窗體功能建立以科室名稱及領料日期等字段為關鍵詞的查詢窗體，查詢結果則根據不同需要點擊相應按鈕而顯示在三個不同的子窗體中，如輸入“消化科”及時間段，根據需求可以查詢出消化科在此時間段內領料的金額、領料流水帳及明細單，同時在該窗體中還添加了“打印”功能，以方便使用（如圖2）。而只輸入時間段則可查詢出某時間段全部科室的領料情況，為實現日清月結提供了可能（如圖3）。
圖2 打印查詢結果
圖3 日清月結查詢結果
2 討論
2.1 快捷性 科室領料情況錄入一般都是錄入當天的領料情況，為了錄入方便，領料日期采用系統默認時間，當然也可以進行修改。而對于科室名稱、物料名稱等字段則通過編寫代碼實現了快捷的錄入方法，即只需錄入相應的拼音簡碼即可彈出下拉菜單并指到相應內容，如科室名稱需錄入“消化科”時，只需輸入“xhk”即可在下拉菜單得到“消化科”，然后點擊回車即可實現錄入。對于物料名稱的錄入也是同樣的方便。
2.2 智能性 同一物料的單價往往在一定時期內是固定不變的，為了錄入的準確與方便，當物料名稱錄入結束后，相應的單價就會自動錄入，而錄入完數量后相應的金額也自動得到，無須再行錄入，具有一定的智能性，也可以使科室間的結算做到準確無誤。
3 結語
供應室管理系統的建立使供應室工作人員從繁瑣的帳務計算中解脫出來，更提高了工作效率和準確性，同時在科室領料數據的保存及查詢等方面具有一定的作用。本系統的建立簡單易行，便于非計算機專業的工作者使用。
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