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供應室管理系統(tǒng)的建立及應用
供應室是面對全院各科領(lǐng)取各種器械及物料,每天品種雜,數(shù)量多,因此日清月結(jié)顯得十分重要,但是其核算卻是一項量大而易出錯的工作,往往花費很多時間但取得的效果不好,而電腦的普及為此項工作提供了較為快捷而準確的方法,筆者利用Access軟件建立了供應室管理系統(tǒng)并用于實際,在數(shù)據(jù)管理、查詢及打印等方面實現(xiàn)了方便快速的要求,數(shù)據(jù)統(tǒng)計更是快捷準確,大大方便了日常工作。1 供應室管理系統(tǒng)的建立及功能介紹
1.1 系統(tǒng)配置與程序設計環(huán)境 推薦Intel Pentium III或同等的處理器,128MB內(nèi)存,2G可用硬盤空間;Windows XP操作系統(tǒng);Office2003中文辦公系統(tǒng)。
1.2 數(shù)據(jù)庫的建立 進入Access,選擇“新建數(shù)據(jù)庫”欄中“空Access 數(shù)據(jù)庫”,點擊“確定”,為新建數(shù)據(jù)庫命名“供應室管理系統(tǒng)”并選擇存儲路徑后,進入數(shù)據(jù)庫選項欄,點擊“使用設計器創(chuàng)建表”,并依次設立編號、領(lǐng)料日期、科室名稱、領(lǐng)料金額等字段,字段的數(shù)量、類型、屬性和有關(guān)說明可根據(jù)使用者的需要調(diào)整,此表保存為“科室領(lǐng)料明細表”。以同樣方法可建立“領(lǐng)料清單”,字段包括:編號、序號、領(lǐng)料日期、科室名稱、物料名稱、單價、數(shù)量等,同時為了實現(xiàn)科室名稱及物料單價增減變動等的維護,另外再建立“科室名稱”和“物料單價”兩個表。
1.3 數(shù)據(jù)的錄入 為了錄入的方便與直觀,利用Access的窗體功能將“科室領(lǐng)料明細表”設為主窗體,并調(diào)整字段位置以方便錄入,將“領(lǐng)料清單”設為子窗體,并在窗體中設計“添加記錄”、“保存記錄”、“領(lǐng)料查詢”、“返回主菜單”、“刪除選中記錄”、“刪除本面記錄”、“科料信息維護”、“科室信息維護”等按鈕,以利于操作的快捷方便,如:點擊“添加記錄”即可轉(zhuǎn)到新數(shù)據(jù)錄入界面,按各個項目依次錄入即可(如圖1)。根據(jù)管理需要,留存簽字的領(lǐng)料單據(jù)十分必要,因此在錄入窗口中還設置了“打印領(lǐng)料單”按鈕,可以及時打印科室領(lǐng)料清單。
圖1 數(shù)據(jù)錄入窗體 1.4 數(shù)據(jù)查詢窗體 利用Access的“查詢”功能可建立“科室領(lǐng)料查詢”,通過窗體功能建立以科室名稱及領(lǐng)料日期等字段為關(guān)鍵詞的查詢窗體,查詢結(jié)果則根據(jù)不同需要點擊相應按鈕而顯示在三個不同的子窗體中,如輸入“消化科”及時間段,根據(jù)需求可以查詢出消化科在此時間段內(nèi)領(lǐng)料的金額、領(lǐng)料流水帳及明細單,同時在該窗體中還添加了“打印”功能,以方便使用(如圖2)。而只輸入時間段則可查詢出某時間段全部科室的領(lǐng)料情況,為實現(xiàn)日清月結(jié)提供了可能(如圖3)。
圖2 打印查詢結(jié)果
圖3 日清月結(jié)查詢結(jié)果
2 討論
2.1 快捷性 科室領(lǐng)料情況錄入一般都是錄入當天的領(lǐng)料情況,為了錄入方便,領(lǐng)料日期采用系統(tǒng)默認時間,當然也可以進行修改。而對于科室名稱、物料名稱等字段則通過編寫代碼實現(xiàn)了快捷的錄入方法,即只需錄入相應的拼音簡碼即可彈出下拉菜單并指到相應內(nèi)容,如科室名稱需錄入“消化科”時,只需輸入“xhk”即可在下拉菜單得到“消化科”,然后點擊回車即可實現(xiàn)錄入。對于物料名稱的錄入也是同樣的方便。
2.2 智能性 同一物料的單價往往在一定時期內(nèi)是固定不變的,為了錄入的準確與方便,當物料名稱錄入結(jié)束后,相應的單價就會自動錄入,而錄入完數(shù)量后相應的金額也自動得到,無須再行錄入,具有一定的智能性,也可以使科室間的結(jié)算做到準確無誤。
3 結(jié)語
供應室管理系統(tǒng)的建立使供應室工作人員從繁瑣的帳務計算中解脫出來,更提高了工作效率和準確性,同時在科室領(lǐng)料數(shù)據(jù)的保存及查詢等方面具有一定的作用。本系統(tǒng)的建立簡單易行,便于非計算機專業(yè)的工作者使用。
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