論ERP會計信息系統中的實時控制

論ERP會計信息系統中的實時控制

　　【論文摘要】 隨著Internet的高速發展和信息技術的不斷進步，企業生存和發展的外部發生了巨大的變化，企業信息化進程逐步推進，企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，即ERP）信息管理系統被廣泛應用。該系統的核心是在企業內部通過網絡對整個供應鏈實現有效管理，要求通過企業各個環節的網絡進行信息的及時傳輸，實現ERP系統對會計信息的實時控制。因此研究ERP環境下的實時控制，對從傳統會計控制向會計實時控制過渡具有積極的現實意義。

伴隨著互聯網普及和商務的興起，ERP軟件開發應用日益廣泛，企業信息化程度逐步加深。利用先進的信息技術改革傳統會計，滿足信息時代對會計控制的要求，優化企業內部流程，提升內部會計控制體系質量，成為會計信息化管理研究的必然。

　　一、ERP環境下的會計實時控制理論

事后算賬的傳統會計往往在信息披露上存在一定的滯后性，“實時”則是指追求最有效的會計信息處理，一個控制系統如果其結果能夠立即作用或影響正在被控制的過程，即可被稱為實時控制系統。會計實時控制是指在網絡環境下人員利用信息技術手段，對企業經營活動過程進行實時對比和分析，通過、調節和約束促進經營活動，以實現提高企業經營效益的目標。
企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，即ERP）系統是一種企業管理思想的體現，是一種全新的管理思想和管理模式。具有計劃的一貫性、管理系統性、數據共享性、動態應變性、模擬預見性、物流與資金流統一性等特征。數據的采集和業務處理互相融合互相支持，形成一個信息共享、有機結合的全方位管理板塊。ERP系統的核心是會計信息系統，它與生產、銷售、人事、管理等子系統相互融合，集財務會計、會計和于一體，提供著預測、決策、計劃、控制所需的大量信息。這就要求傳統會計控制要適應現代化管理的改變，積極發展會計的實時控制理論。
目前，信息處理速度的加快為沒有時滯的實時控制提供了技術平臺，傳輸網絡化為現代企業集中控制提供了可能。ERP系統中，通過各模塊的實時傳遞，將整個系統集成一體，供應鏈各環節信息統一，實時地提供了反應企業運用狀況的貨幣量、實物量和時間量信息。

　　二、會計信息系統中實時控制的內控方法
　　
（一）傳統手工環境與ERP環境中內部控制的區別
首先，與傳統手工環境相比，ERP環境中的內部控制風險變數更大，設計內控體系時需針對各種風險制定具有高度適應性的措施以滿足需要。
其次，較傳統手工環境，ERP環境下業務流與信息流同步進行，既實現了內部控制執行和信息采集合二為一的集成，也為事前、事中檢查和事后糾正的控制整合提供了條件。
再次，ERP系統中計算機根據企業設置的控制標準在各業務控制點實施客觀控制，人工主觀控制大大減少，加強了企業的控制力度。
（二）ERP環境下會計實時控制的主要方法
將傳統的內部會計控制與網絡信息技術相互融合，在軟件中集成優化，才能進一步滿足ERP環境中會計實時控制的需要。
首先，分離ERP環境中的不相容職務，將系統管理員、操作員、外來用戶等不同的操作者設定不同的權限。對負責系統數據管理維護工作的系統管理員采用多人操作的內部牽制方式，避免其利用職權擅自更改信息，進行業務舞弊；管理員賦予操作員權限時，堅決執行不相容職務分離的內控原則，避免將需要分離的職務權限授予一人，重要的崗位可以設置兩個或兩個以上相同權限的操作員，實行崗位輪換制相互牽制；對于外來用戶，只提供查詢功能。
其次，為了解決企業管理中的監管力度不足和信息不對稱等問題，需打破傳統的會計流程，建立起財務業務一體化的數據集成控制處理。企業集團總部可以實行集團信息的綜合應用，在子公司內設置業務流程管理的ERP，連接各子公司的部門和業務環節，將會計信息的采集下放至各業務作業中，輸入系統中的會計信息也自動在各業務作業中完成加工，同一作業不同方面的會計信息快速綜合化地呈現于監管之下。系統不僅能夠實時報告會計信息，進行預算實時管理，還可以實現信息共享，實時集中控制企業財務狀況。
再次，與傳統會計不同，ERP系統中的大量數據都保存在存儲介質上，業務軌跡查詢困難，應通過設置系統日志保留資料，加大內部控制。日志系統記錄操作用戶使用軟件、調用程序、訪問文件和目錄的起止時間，以及對文件數據的增刪改與復制的操作等，日志系統中資料增多后需有轉存和備份等維護，保存完整詳實的審計線索，以滿足企業內部稽查和外部審計的需要。
此外，傳統內部控制中包括風險控制，在ERP下，企業也要在系統中建立風險預警和識別系統，當遭遇企業風險時該系統立刻啟動，實時地進行分析風險、調動資源、制定應急方案，事后進行風險，以達到不斷提高企業風險防御和風險的水平。

　　三、會計實時控制體系的架構

企業要實現會計控制目標，除了接納并推行會計實時控制理論、掌握實時控制方法之外，還需構建實時控制的IT環境，進行會計流程的再造，綜合系統地架構其會計實時控制體系。
首先，會計實時控制的IT環境通常包括網絡、數據庫和會計信息系統軟件，網絡是信息分享的平臺，數據庫負責數據的存儲，會計信息系統軟件進行企業信息的采集加工。只有做到集團信息集成和企業間過程集成的企業會計信息系統才能支持實時控制，傳統企業的部門間信息集成所形成的信息孤島，根本無法滿足會計實時控制的前提條件。因此，構建會計實時控制的IT環境，研究滿足實時控制所需的會計信息系統結構，是實現實時控制的前提。
其次，再造ERP環境下的會計流程。傳統意義上的會計流程是建立在勞動力分工的理論基礎之上的，會計流程遠離業務流程，信息的采集加工遠離業務活動，對于業務信息的反映，會計信息存在嚴重的滯后性。而且，會計信息屬于事后核算，無法對活動實行實時控制，會計流程和管理流程相脫離，嚴重影響了會計信息的質量。
再造ERP環境下的會計流程可做到信息的集成性，從會計信息的采集、處理和輸出三個方面而言，業務作業一經發生，各部門的信息子系統便加以收集，并通過網絡傳遞到數據庫中保存，當信息使用時，可通過驅動會計信息系統主動獲得；ERP環境下的會計數據處理強調業務處理和會計核算的整合，實現雙向信息的迅速溝通；由于再造會計業務流程的互動性，用戶可以對信息進行定制，業務數據處理后生成用戶需要的信息，通過網絡傳遞出去，滿足企業和各種信息使用者的需要。要滿足企業信息用戶的需要，就必須在利用會計信息系統為會計數據延伸和改進處理信息的質量和實效性提供可靠保證的同時，也為會計人員成為信息專家或理財專家提供必要的條件。通過系統實現收集數據和處理數據的自動化后，人員可將精力用于支持經營控制決策和支持戰略決策，會計流程再造的終點也將從出具系列會計報表轉變為提供支持戰略決策和經營控制的實時、有效的信息。
此外，隨著現代企業對會計控制的要求越來越高，會計控制逐步由事后控制轉變為事中、事前控制，由適時控制轉變為實時控制，由轉變為資金運動與業務流程控制，由單一要素控制轉變為作業鏈控制。會計實時控制可以根據企業經營活動的過程，建立供、產、銷及庫存和財務的實時控制模式，也可根據企業集團之間的資金運動建立實時控制模式，以實現企業整個價值鏈的增值和資金的效能提高。
總之，ERP環境下的會計實時控制是信息化管理變革中的新型會計控制理論，它存在特有的控制特點和控制方法，并在IT環境影響下，通過ERP環境下會計流程的再造和會計實時控制模式的建立，協同作用各因素，綜合架構起實時控制體系，爭取最大化地發揮會計實時控制的作用，支持企業管理戰略目標的實現。

【參考文獻】
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