淺議醫(yī)院科技檔案管理工作

淺議醫(yī)院科技檔案管理工作

        醫(yī)院科技檔案是醫(yī)院全部檔案的重要組成部分，它是揭示科技檔案內(nèi)在規(guī)律，區(qū)分同是檔案內(nèi)的科技和文書(shū)之間關(guān)系，闡述科技檔案的形成、發(fā)展的必然趨勢(shì)，以及對(duì)在醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)中對(duì)科技檔案的收集及管理問(wèn)題，科學(xué)地加強(qiáng)科技檔案工作管理工作至關(guān)重要。隨著醫(yī)院改革不斷深入，科技檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并充分發(fā)揮其作用，是服務(wù)于醫(yī)院，造福子孫的一項(xiàng)非常有意義的社會(huì)活動(dòng)。
        1  科技檔案的形成
        科技檔案和文書(shū)檔案都是人們?cè)谌粘Ｉ�產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中真實(shí)記錄，都是最有權(quán)威的史實(shí)證據(jù)。但是它們是有區(qū)別的，最根本的區(qū)別是記述和反映人們不同性質(zhì)的社會(huì)活動(dòng)�？萍紮n案是記錄反映人們的自然科研研究和生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)，屬于自然科學(xué)范圍之內(nèi)的活動(dòng)。而文書(shū)檔案是從人們認(rèn)識(shí)社會(huì)和管理社會(huì)的活動(dòng)中產(chǎn)生的，反映著人們管理社會(huì)的活動(dòng)，即行政管理等，屬于社會(huì)科學(xué)之內(nèi)的活動(dòng)。如在實(shí)際工作中，鑒別一份文件應(yīng)當(dāng)歸哪種檔案，起決定作用的不是文件的知識(shí)內(nèi)容，而是文件所產(chǎn)生的領(lǐng)域，記載科技知識(shí)的文件不一定都?xì)w入科技檔案，反之，歸入科技檔案的文件不一定都記載著科技知識(shí)。內(nèi)容完全相同的文件，往往由于產(chǎn)生領(lǐng)域的不同而歸屬也不相同。如一項(xiàng)工作的初步設(shè)計(jì)及其批準(zhǔn)文件，在工程建設(shè)單位無(wú)疑應(yīng)歸屬于科技檔案，因?yàn)樗�是在該單位的其余建設(shè)這一技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的。但這個(gè)文件在計(jì)經(jīng)委這種綜合性的審批機(jī)關(guān)，一般要?dú)w屬于文書(shū)檔案，因?yàn)樗�是在�?jì)經(jīng)委的行政管理或計(jì)劃管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，記述反映計(jì)經(jīng)委的管理活動(dòng)�？梢�(jiàn)，文件的知識(shí)內(nèi)容固然同它歸屬有聯(lián)系，但這不是最本質(zhì)的聯(lián)系，不能完全地反映和解釋這種現(xiàn)象。在查找檔案時(shí)，文書(shū)檔案比較強(qiáng)調(diào)時(shí)間，人們往往按照時(shí)間和內(nèi)容提出需求；而科技檔案特別強(qiáng)調(diào)內(nèi)容，人們往往提出查找某工程的檔案要求，而不限時(shí)間。根據(jù)這樣的查找規(guī)律，則要求文書(shū)檔案按年代整理，科技檔案按內(nèi)容整理。目前我單位是綜合檔案室，把檔案直接劃分為黨政工團(tuán)檔案、行政管理檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案及照片檔案等，這種方法是可行的，實(shí)際上也就明顯地將文書(shū)檔案和科技檔案區(qū)分開(kāi)了。 
        2  科技檔案的收集內(nèi)容
        醫(yī)院的科技檔案是醫(yī)院的固定資產(chǎn)建設(shè)，從檔案利用者的角度看，科技檔案成套文件的管理是有實(shí)際意義的，它的收集內(nèi)容包括：項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件；可行性研究報(bào)告；可行性研究報(bào)告是根據(jù)行業(yè)的要求，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目在技術(shù)、工程和經(jīng)濟(jì)上是否合理和可行，進(jìn)行全面分析、論證，作多方案楷較，提出評(píng)價(jià)，為此次的建設(shè)項(xiàng)目的可靠性提供論證依據(jù)。計(jì)劃任務(wù)書(shū)；它是編制設(shè)計(jì)文件的主要依據(jù)；建設(shè)項(xiàng)目的選址報(bào)告；資源調(diào)查報(bào)告；方案設(shè)計(jì)；初步設(shè)計(jì)；技術(shù)設(shè)計(jì)；施工圖設(shè)計(jì)；工程各階段設(shè)計(jì)中產(chǎn)生的各類計(jì)算書(shū)；征地文件；工程承包合同；施工圖會(huì)審會(huì)議記錄、紀(jì)要；施工組織設(shè)計(jì)；開(kāi)工報(bào)告和許可文件；施工圖預(yù)算；各種施工記錄；更改設(shè)計(jì)通知單；工程照片、影片、錄音、錄像材料。工程質(zhì)量事故處理記錄和報(bào)告；施工技術(shù)階段小結(jié)或總結(jié)；竣工圖；工程決算交工驗(yàn)收文件。只有將以上所有文件資料收集全后，工程建設(shè)項(xiàng)目正常結(jié)束后，將取得結(jié)果的全套文件資料，進(jìn)行分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、卷內(nèi)文件編目、案卷排列、編制案卷目錄、裝盒、上架、收集整理歸檔的程序就完成了。       3  科技檔案的保管和利用
        近年來(lái)醫(yī)院在科技興院戰(zhàn)略思想的指引下形成了大量的科技資料，因此科技檔案的收集、整理工作就顯得尤為重要，這就要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)科技檔案工作的方針、政策、法規(guī)制定醫(yī)院科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；要求檔案工作者參與工程項(xiàng)目的有關(guān)技術(shù)活動(dòng)，監(jiān)督、檢查各有關(guān)部門(mén)科技文件材料的形成和預(yù)立卷工作。各有關(guān)部門(mén)、工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)做好科技文件材料的形成、積累、整理、預(yù)立卷和歸檔工作。底圖采用平放或卷放保管，嚴(yán)禁折疊，防止損壞；其他歸檔文件材料裝入專用檔案盒保管�？萍紮n案的借用期間，由借用人妥善保管。負(fù)責(zé)安全保密；嚴(yán)禁在檔案上填注、涂改；嚴(yán)禁抽取、拆散和私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、外寄檔案。歸還檔案時(shí)檔案管理人員要對(duì)上述事項(xiàng)當(dāng)面檢查，發(fā)現(xiàn)有違反上述事項(xiàng)的，由檔案室根據(jù)其情節(jié)輕重，提出罰款或行政處分意見(jiàn)，報(bào)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)執(zhí)行。同時(shí)檔案庫(kù)房應(yīng)采取有效措施，（包括適宜的溫度、濕度、避光、防鼠、防潮等）防止所保管的檔案資料損壞、變質(zhì)。
        提高檔案利用率，檔案管理員負(fù)責(zé)編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)提供科技活動(dòng)所需的文件材料。根據(jù)國(guó)家有關(guān)保守秘密的規(guī)定，隨時(shí)間和情況的變化，及時(shí)調(diào)整或降低密級(jí)，以擴(kuò)大利用范圍。
        總之，醫(yī)院是科技密集型單位，科技興院已經(jīng)成為當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生單位生存和發(fā)展的主要途徑�？萍紮n案的管理工作就是通過(guò)創(chuàng)造條件，以各種有效的方式將科技檔案信息開(kāi)發(fā)出來(lái)，滿足醫(yī)院工作的需要。最大限度地組織和開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的社會(huì)共享。 

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