如何做好企業人力資源管理建設

如何做好企業人力資源管理建設

　　人力資源制度設計對于公司規范化管理絕對是必要的，也是HR從業者必備的管理武器，更是HR從業人員提升個人發展能力的必備技能。

　　科學有效的人力資源管理制度體系是規范人力資源管理流程更是預防各種管理風險的武器。作為人力資源從業者，必須站在人力資源管理戰略的高度來重視人力資源管理制度的設計和建設，站在公司經營管理需要角度審視管理制度的突出要點，確保各項管理制度制定的針對性和有效性。

　　一、人力資源管理制度制定原則

　　【原則1】必須符合國家法律法規和風序良俗

　　企業作為一個具有法人資格的實體，在經營過程中必須遵照國家各項法律、法規和規章，做一個守法的法人是對企業提出的最基本的要求。

　　人力資源管理在具體工作中，涉及招聘、用人和管人等各個環節中嚴格遵守和落實國家相關的法律法規規章的要求，企業人力資源管理制度和政策涉及員工的`切身利益，最具相當的敏感性，如果處理不當的話，輕微情況下會產生勞動糾紛出現勞動爭議，嚴重情況就要發生矛盾沖突，直接影響企業正常的生產經營活動甚至待工停產，給企業和員工的切身利益帶來極大的傷害。從這個意義上來講，制度制定者必須精通國家法律法規。

　　【原則2】循序漸進推進的原則

　　任何制度設計都不可能一蹴而就，必須采用循序漸進的方式逐步推進。為此必須采用架構式的思維框架來考慮制度設計，按照“緊急制度優先，次要制度逐步部署”的原則。

　　【原則3】企業與員工價值雙贏原則

　　公司管理制度要將員工與企業的利益緊密地結合在一起，促進員工與企業共同發展，這是企業人力資源管理制度規劃的首要的基本原則。任何顯失公平的制度，都會極大損害員工長遠利益，最終也會傷害企業的長期利益。

　　【典型案例】

　　某企業老總發現員工上班到廁所看報紙的多，就要求人力資源部發布制度，要求員工每天上廁所不超過3次，每次如廁不超過10分鐘，制度公布后引起嘩然和員工強烈不滿，不久后制度遇到阻力自然失效。

　　概要分析：上述制度沒有被員工接受的原因是，制度違背“風序良俗”，公司應該從員工工作飽和度、績效目標考核入手，而不是只看到“員工經常上廁所”表面現象。

　　二、人力資源管理制度制定流程

　　人力資源管理制度和公司所有制度一樣，編寫流程都雷同，參考流程如下：

　　1、成立企業制度領導小組和起草小組

　　制度領導小組主要企業領導組成，主要目的是制度起草過程中獲得高層的有力支持。在涉及員工切身利益的節點上高層能夠站在更高角度審視制度內容的合理性和可行性。

　　公司成立管理制度起草小組的目的在于，在統一的管理體系下分工協作，充分討論，確保各項管理制度流程的規范性。

　　此外起草小組要做好分工，為了確保管理制度“來自群眾，服務群眾”，最佳的方式是制度起草小組來自各個部門的'代表，方便將來討論。

　　2、確定管理制度框架和模板標準

　　制度起草小組要根據公司經營管理需要制定統一的管理框架，同時討論并確定制度模板中關鍵項目，例如每項制度都要包括：

　　*主要目的：描述管理制度制定的主要目的在哪里

　　*術語定義：定義常見的專業術語和名詞解釋

　　*適用范圍：清晰定義出制度的適用范圍，例如集團還是子公司等

　　*職責分工：定義在本項管理制度中各部門的職責

　　*主要流程：制度涉及的工作流程圖

　　*制度規定：清晰規定制度的具體內容

　　……

　　*相關制度：本項管理制度引用哪些外部管理制度

　　*主要記錄：本項管理制度配套的記錄文件

　　*制度生效：規定制度何時正式生效

　　3、起草制度內部討論

　　一項制度起草后，必須經過小組內部討論，必須考慮每項制度實現的現實管理基礎，必須考慮員工的接受程度。

　　4、制度公司內部公示

　　制度內部討論通過后，公司內部可以內部公示，對于影響員工切身利益的制度，必須全員公示才有效。

　　5、制度發布并培訓

　　制度按照ISO9000流程要求的規范審批和發布流程執行，制度發布后必須進行全員培訓，保留員工培訓的記錄，例如《培訓簽到表》《培訓效果調查表》等。

　　6、制度試運行

　　任何制度發布后都要有個試運行的過程，試運行過程發現問題及時反饋，以便在下一版本中完善。

　　三、人力資源管理制度的有效性

　　我國《勞動合同法》第4條規定“用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務”。除了國家法律法規以外，可以說企業的規章制度是用人單位的自留地，完善的規章制度可以大大擴展企業的權利。但是如果規章制度不完善，在發生勞動糾紛和仲裁時，則應當按照對員工有利的方向來傾斜。

　　企業規章制度要想具有法律效力，應當具有三個條件：第一是規章制度的內容須具合法性;第二是規章制度的制定和通過要經過民主程序;第三是要向勞動者公示。上述三點缺一不可。

　　1、管理制度的內容必須合法

　　所謂的“內容合法”就是指企業各項規章制度其內容符合國家法律法規，常見的法律包括《勞動法》、《勞動合同法》及相關的法律法規。企業人力資源管理制度內容絕不能與法律法規相抵觸，如果發生抵觸則無效。

　　我國《勞動合同法》第4條規定企業的規章制度要依法制定，《勞動部關于<勞動法>若干條文的說明》指出《勞動法》第4條規定的"依法"是指依據所有的法律、法規、規章，包括憲法、法律、行政法規、地方法規、行政規章。依法制定規章制度，是保證其內容合法的基礎。法律有明文規定的，用人單位可以依據法律的規定，制定出符合企業實際情況的規章制度，對于沒有相關法律規定以及法律沒有禁止性規定的，企業可以依據勞動法律立法的基本精神以及公平合理原則出臺相應的規章制度。

　　2、規章制度制定和通過要經過民主程序

　　《勞動合同法》規定“用人單位在制定修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或職工代表平等協商確定”，為此企業在規章制度制定程序上強調民主性，只有通過職代會討論定稿后，與工會或職工代表通過平等協商才能確定。

　　需要特別說明的是，民主程序對規章效力的影響應以勞動合同法實施時間為準，在2008年1月1日以前制定的規章制度只要內容合法且經過公示程序，即是缺少制定階段的民主程序也可以作為用人單位管理和處分的依據。而在2008年1月1日以后制定的規章制度，只要缺少制定階段的民主程序，一般就認定無效，不能作為用人單位管理、處分勞動者的.依據。

　　C：制度的有效公示

　　管理制度如何有效公示，公示的方式及形式，《勞動合同法》等法律上均無明文規定。規章制度制定和通過要經過民主程序核

　　心思想是勞動者對制度必須有全面的知情權。

　　在企業人力資源管理實踐中，可以通過組織利益干系人的集體學習、培訓、考試、編寫規范的《員工手冊》，與員工簽訂有效的《勞動合同》等多種方式告知勞動者。

　　對于必須要求員工知曉的制度規定(例如《考勤管理制度》《勞動紀律管理制度》等員工容易經常犯錯誤的地方)，企業可通過組織員工簽字的方式確認。

　　四、人力資源制度框架設計

　　人力資源管理制度是企業管理制度有機組成部分。一個好的管理架構是企業循序漸進推進各項管理制度的基礎。 此外，對企業管理有價值的《任職資格管理規范》等，在上述制度制定完善后可以考慮深入完善，和績效考核以及薪酬管理體系掛鉤起來。

 

制度和規范名稱	制度價值分析	常見管理記錄	備注
員工手冊	企業要維護一套有效員工手冊，員工手冊提煉所有制度精華內容	——	新員工入職時簽署
員工招聘 管理規范	企業要規范招聘面試登記和錄用流程，特別是錄用過程必須防范錄用風險	《新員工招聘申請表》《新員工應聘登記表》《新員工面試評價表》《新員工錄用審批表》等	招聘登記表內容需要嚴謹規范
員工入職和轉正 管理規范	企業要規范員工入職流程和服務標準，提升企業形象	《新員工歡迎函》《勞動合同書》《新員工試用期考核表》《轉正審批表》等	要規范試用期考核對應轉正薪酬的`關系
績效考評 管理制度	企業要有一套明確而嚴謹的績效評估流程	《年度考核任務書》《員工考核指標確認表》《績效考核申訴表》《員工考核評價表》以及《考核對應獎懲審批表》等	考核指標下發以及確認過程要規范
薪酬福利 管理制度	企業要維護統一有效的《薪酬職級表》，和任職資格以及績效考核掛鉤	《薪酬（福利）調整審批單》《薪資（福利）調整通知書》	公司福利要透明規范
培訓管理制度	規范培訓管理制度，提升企業員工能力	《公司年度培訓計劃表》《年度培訓需求調查表》《培訓課程評估表》《培訓簽到表》 《培訓效果反饋表》 《培訓協議書》《公司年度培訓記錄表》	外部培訓要及時和員工簽訂《培訓協議書》
考勤休假管理制度	公司考勤休假管理規范有序	《員工請假審批表》 《員工加班審批表》 《員工調休審批表》 等。
勞動紀律 管理制度	必須明確勞動紀律，明確規定違紀的行為規則	《員工違紀處罰審批表》《員工違紀處罰通知書》《公司制度民主評議表》《公司制度民主評議報告》等	涉及員工切身利益的制度要民主發布
員工離職管理規范		《員工離職申請表》 《離職訪談記錄表》 《員工離職聯合會簽表》《競業限制協議》以及《員工離職證明》等
……		……	……

　　五、人力資源制度如何規范管理

　　任何制度發布后，如何有效維護是一個非常重要的問題。很多企業做法是文件PFD處理后郵件發給全員，這種做法缺點一是泄露公司管理秘密，二是制度可維護性比較差，很多員工容易遺忘。比較好的做法是：

　　1、規范文件編碼：

   人力資源管理制度可以HR開頭，1開頭的是制度、規范和流程類;2開頭的文件是規程和子制度;3開頭的是模板。這樣所有文件都符合ISO9000的流程;

　　2、版本維護：

    文件版本Vx.y正式發布以V1.0開始，一般小的'變更變更y，大的變更則調整主版本x;

　　3、制度發布載體：

    最好以網頁方式鏈接發布，企業由專門部門(負責ISO9000體系維護的部門例如質量管理部或者行政管理部)來維護文件最新版本，確保員工看到的是最新版本的制度和記錄文件。

　　除了文件編號，版本號以外，制度批準日期，生效日期等信息同樣需要在內網公示。

　　上述做法好處一目了然，所有制度流程和記錄納入統一管控，真正做到規范有序。

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