會議時間管理技巧

會議時間管理技巧

　　會議的時間技巧由會議本身的特點和人的生理、生活規律決定。只有順應并準確地把握利用這些特點和規律，才能使會議變得高效成功，進而提升工作效率。下面小編為大家整理了一些會議時間管理的技巧：

　　一、會議日程安排

　　管理者因工作需要經常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。

　　首先，把握好會議總量的統籌。現代管理學之父彼得·德魯克曾指出：一個企業的經理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態組織的表現。由此可見，對于中基層管理者而言，會議所占工作總量的比重應更少。精簡會議可以采用很多方法，如合并整合會議、充分的會前溝通、減少務虛的會議、采用比開會更好的方式等。

　　其次，把握好會議召開日期的統籌。依據人體生物鐘的規律，人在不同時期精神狀態和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結尾召開會議，主要參與者出差當天或返回當天最好不要召開非緊急會議。加拿大心理學家麥吉爾大學教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節律圖。根據她的研究，人們在一周之內從事不同任務，其效率會有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務、規劃，設定目標，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會，但不適合安排中心組重要辦公會議。周二效率最高，可安排專題研討會，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰略決策，是高層召開重要會議的最佳時機。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開座談會、總結會。周五人易冒險和過激，一般應少開會。

　　再次，把握好會議類型的統籌。對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應首先考慮，預留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務求精練緊湊。

　　最后，把握好會議制定計劃的統籌。每年年初或年底由指定部門根據上級指示精神和本單位實際情況提出召開本單位各類會議的計劃。

　　二、會議時間安排

　　(一)科學地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當中何時開會較為妥當。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優點也有缺點，共享食物是聯系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結合在一起強調了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發給與會者一些茶點、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。

　　其次，會議召開的時間點不易在上下班前后半小時。因為這時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認為：開會的時間可以采用“零數效應”。人的生物鐘在整點的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設定為整點后十至十五分鐘這樣的零數時間，便于整點時人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。

　　再次，在選擇開會時間的時候，應當確保決策者和絕大多數參與者能夠出席。可以提前征詢，供參會者選擇時間。

　　最后，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設備、通訊等情況，以免不可抗力出現后，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。

　　(二)科學地擬定會議持續時間。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鐘左右為宜。

　　三、會議進程安排

　　在注重生產效率的美國和日本的一些大型企業里，通常會核算會議的成本。會議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。J代表與會人員每小時平均工資;3表示勞動產值要遠比職工工資高;2表示會使經常性的工作和生產中斷，損失應以此計;N表示參加會議人數，T代表會議時間(小時)。按此公式可計算出為了召開此次會議導致暫停生產所付出的代價。開會時，將這一計算過程和結果粘貼在會議室的門口，提醒與會者提高會議效率。為了使會議安排得緊湊有序，應在會前、會中、會后做好以下事項：

　　(一)會前。預留出充分的準備時間，因為許多成功的會議都在會前的充分準備和有效溝通方面下足了功夫。預設出會議的程序、評估會議內容所需時間并于會議開始時告知與會者。在會議室預備時鐘、鬧鐘、計時器等。大型會議需提前5分鐘入場。

　　(二)會中。1.合理安排會序。開會伊始，與會者精神狀態最佳，一般應將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會前發現有些重要議題在與會者之間存在爭議，需要在與會者之間建立和諧融洽的關系，提升凝聚力，這時可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達成共識。2.限制與會者發言時間。對于“馬拉松”式的發言應制止，已經取得一致的意見要及時歸納“拍板”，發現跑題現象應及時鞭策，出現沉默應適當啟發，這樣才會使會議主題明確、高效實際。即時性會議可以站著進行并不備茶水，使其不得不簡明扼要。

　　(三)會后。德國心理學家艾賓浩斯研究發現的著名“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規律是先快后慢，特別是48小時后會遺忘75%。鑒于此，會后應及時整理會議記錄，將有關情況反饋給相關部門，請求簽批。會議的決議應及時以公告、文件、網站等形式對外發布。因為有些重要的會議會引起未參會人員的關注，如果不及時從正規渠道發布，參會者可能會打探小道消息，以訛傳訛，捕風捉影，曲解會議精神和決議，散步負面信息，帶來不必要的麻煩。最后，及時做好會議資料的歸檔工作。

　　四、會議通知安排

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當面告知、打電話、發傳真、發電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內容應包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結束時間、發出通知的時間等。

　　要恰當地選定會議通知的發送時間。如發送過早，容易被人忘記，如發送過晚，與會人員準備不足，影響會議效果。會議通知的發送應讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準備，并能準時到達會議場所。

　　重要的會議需要設定會議通知收到回復的時間。確定下發會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應在會議召開前再次詢問、確認會議關鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應通過電話逐一通知或書面登記通知。

　　拓展閱讀：

　　高效管理控制會議時間的方法

　　0、制定22分鐘的會議-誰規定會議時間應該是半小時或1小時的？這樣的會議時間是不是有數據支撐？當然沒有。30分鐘或者60分鐘這點時間要是留給每個人去闡述、辯論自己的觀點顯然不夠，平均每個人需要1小時才能把思路理清。實際上不是所有的會議都可以控制在22分鐘內，但是很多會議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會議的時間控制的越短越好。

　　1、有一個基于目標的議程-有個明確目標的議程將會使會議錦上添花、有的放矢�？梢钥紤]在白板上寫出議程的內容，同時加粗相應的關鍵點，由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標。

　　2、提前3天發送會議邀請-雖然這可能是會議組織者的負擔，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對會議有準備的那些人的懲罰。（備注：個人任務提前24小時也是足夠的）

　　3、準時開始–準時開始的會議到底有多少？答案是幾乎沒有。部分情況可能是因為Outlook等程序沒有設置多個會議時間間隔的功能。為了償還每天的會議時間債務，把時間控制在22分鐘內可以讓你有足夠的時間來緩沖和休息。

　　4、站著開會–站著開會可以提醒大家不要染會議變得復雜或者引導到另外一個目標上去。發表你的觀點或需求，否則就要保持安靜。如果會上產生分歧，可以將分歧留到會后進行處理。

　　5、不要帶筆記本電腦，只要一個主持人和會議記錄者–如果你能保證會議是在22分鐘內搞定，那么你就不需要帶任何無關的東西進去，你需要做的是專心聆聽。會議中只需一個人主持、一個人記錄即可。

　　6、沒有電話，以及其他–理由同上

　　7、注意會議重點！阻止議題蔓延-如果你有議程，會議主持人就要讓所有參會者遵守議程。如果議程已經OK，那么開會的時候要確保會議討論離議題太遠。

　　8、盡可能快的發送會議記錄–如果會議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會議前盡快的將會議內容和決議發出來。

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