高效時間管理建議

高效時間管理建議

　　日常工作中，如何做到高效管理時間，從而讓你在處理工作時游刃有余呢?

　　靈活的日程安排，掌控你的生活

　　有些人每天的時間都被卡得死死的，希望日程安排能靈活一些。我對他們的建議是，盡可能簡化時間管理，與其讓日程安排掌控你的生活，不如學會活在當下。

　　具體要怎么做呢?首先，不要安排預約。有些人可能會大吃一驚，但這可不是什么新點子，而且對大多數人都適用。如果有人想提前預約，告訴他你不接受預約，讓他在想見你的時候提前一點打電話過來，看看你有沒有空。如果你有空，就和他見面。如果你想多做點正事的話，我建議你把預約減到最少。有些活動是你可以記在日程安排上，但不一定要去參加的。這樣一來，你就可以看見自己還有哪些選項，而不是讓日程安排掌控你的生活。不過，我還是建議不要在日程安排上寫太多東西。

　　如果不安排日程，你該做些什么呢?弄清任務的優先次序，據此決定你應該做什么事，可以投入多少時間和精力。

　　學會活在當下，每次只專注于一項任務，完全沉浸在工作中。如果你對某項任務毫無熱情，那就找件感興趣的事去做。你對任務越有熱情，投入的精力就會越多，最終結果也就會越好。

　　完全沉浸在工作中，這種現象叫作“忘我”。無論是在科學界還是產業界，這種現象最近都受到了極大的關注。人們發現，“忘我”的狀態能讓人提高效率，感到幸福。從根本上說，“忘我”就是一種全情投入的精神狀態。當你全身心投入工作時，仿佛周圍的一切都消失了，你會忘掉時間。我們都或多或少有過這樣的經歷，但關鍵是如何有意識地進入這種狀態。

　　進入“忘我”狀態的方法如下：

　　1.選擇你熱愛的工作。如果你對某件事毫無興趣，就不可能做到“忘我”。

　　2.選擇有挑戰性的任務，但也別太難。如果任務太難，你會很難沉浸其中;如果任務太容易，你則會覺得無聊。

　　3.排除雜念。盡量不去想別的事，集中精力完成手頭的任務。排除所有干擾因素，比如電話、電子郵件通知、即時消息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。

　　4.沉浸在工作中。一旦開始工作，就一門心思撲在上面，把其他東西統統忘掉，讓周圍的世界慢慢消失，充滿激情地工作，享受其中的樂趣。請注意，你可能會忘記時間，耽誤下一個預約。這就是為什么我建議你不要安排太多的預約。

　　每天早上先決定當天任務，弄清優先次序

　　如果你的日程安排很靈活，你怎么知道某一時刻該做什么事?答案就是，弄清任務的優先次序。回頭看看《少做一點不會死》中提到的“頭等要務”吧。簡單來說，你每天早上第一件事就是決定當天要做什么任務。列一份“簡短清單”，寫下你最想完成的三件事，也就是你的三項“頭等要務”。

　　你可以再列一份清單，寫下你想批量處理的小任務(留到當天晚些時候再做)。當然，你當天應該重點關注寫著三項“頭等要務”的清單，讓這份清單，而不是日程安排，掌控你一天的生?活。

　　弄清優先次序之后，接下來最關鍵的就是專注。我強烈建議你一次只專注于一件事。為了完成清單上的三項“頭等要務”，你需要依次把全部精力投入每一項任務，做完一項再做下一項。對于喜歡同時處理多項任務的人來說，這是一個巨大的改變。這么做不但更有效率，也更輕松。

　　如果你喜歡在多項任務之間來回切換，可能得花一點時間才能習慣一次只做一項任務。不過沒關系，如果你發現自己分心了，只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅持下去，你很快就能輕松地解決“頭等要務”了。

　　做手頭的工作時，你可能會想到接下來要做的事，可能會有同事來請你幫忙，也可能腦子里會蹦出新點子。千萬不要讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進來的任務或想法記下來，等到晚些時候再處理，而不是當時就切換思維。

　　你可以寫在紙上、筆記本上或電腦文檔里(具體看你把三項“頭等要務”寫在了什么地方)，然后繼續做手頭的工作。完成手頭的工作后，再去翻一翻任務清單，看看你接下來該做什么。

　　刪減任務，只關注投入產出比高的任務

　　你的任務越少，就越不需要費神安排先后次序。如果只關注投入產出比最高的任務，你就會更輕松，也更高效。你只需要用到最簡單的工具，壓力自然會減少。我認為，這就是成功的關鍵。

　　其實，任務管理和其他組織管理沒什么不同。我的理念是，在做安排之前先刪減任務。如果你眼前只有三件任務，而不是二十件任務，就根本不需要去安排。從時間管理的角度來看，你應該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務，轉交他人，也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專注于簡化、減少和刪除，專注于最重要的東西，剩下來的事情就很簡單了。

　　批量處理任務

　　除了三項“頭等要務”，你每天還有一些小任務需要完成。關鍵在于：

　　1.小任務的優先級不能高于“頭等要務”;

　　2.盡可能地批量搞定，節省時間。電腦程序員稱這一招為“批量處理”，也就是把相似的任務攢起來，一口氣搞定。

　　這么做能省下在任務之間切換的時間，避免一會兒做重要任務，一下子打電話、發郵件、開項目會議，一會兒又去打電話。你只需要先把重要的任務做完，然后一口氣把電話打完，再一口氣把郵件發完。減少切換，就減少了復雜性、節省了時間、簡化了日程安排。

　　把這種“批量任務”寫在待辦事項清單上，就寫在三項“頭等要務”下方。你可以給這種任務分分類(比如電話、電子郵件等)，也可以只列一份“批量任務”清單。

　　我強烈建議你晚些時候再處理這些任務，而不是每天一大早就做。一天之計在于晨，把早晨最好的時光留給“頭等要務”，先把它們做完，然后再集中精力，盡量一口氣搞定其他任務。

　　什么樣的任務適合批量處理?我的建議如下：

　　打電話。不要整天都忙著打電話，把需要打的電話列出來，然后一口氣打完。我通常會留出三十分鐘打電話，但你的需求可能和我不一樣。你也可以只在固定的時間接電話，把其他時間打來的電話都轉到語音信箱。這能讓你集中精力完成重要的任務，而不是時不時被別人的電話打斷。

　　查郵件。對大多數人來說，這都是個大問題。電子郵件已經變得越來越重要，一不小心就可能掌控我們的生活(我會在下一章具體討論這個問題)。簡單來說，你只需在每天固定的時間查郵件，就能實現批量處理。我建議每天查兩次，比如上午十點和下午四點。如果你覺得其他時間更合適，也沒問題。千萬不要每天早上第一件事就是查郵件，不然你就可能被電子郵件纏住，無法完成重要任務。

　　外出辦事。把需要走出家門或辦公室才能做的事一口氣搞定。你可以把它們留到一天快結束的時候再做，或把某一天定為“外出辦事日”。

　　文書工作�，F在，我要做的文書工作已經不多了(我已經進入了無紙化辦公)，但大多數上班族都沒我這么幸運。如果你有很多文書工作需要處理、填寫或審查，那就一口氣把它們做完，而不是把一整天的時間都花在上面。

　　清理收件箱。和查收電子郵件一樣，每天清理一兩次，瀏覽一下收件箱里的文件，判斷每份文件需要你做什么事。如果一有文件進入收件箱，你就急急忙忙去處理，那你肯定會被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固定時間清理收件箱，一口氣把它清?空。

　　開會。你可能無法控制開會的時間，但如果可能的話，我建議你找個時間一口氣把會開完，給每次會議制定明確的目標和時限。批量開會能給你留出大塊的時間，讓你有空去做最重要的工作。如果可能的話，盡量避免把所有的事放在同一個會里開，因為那通常是浪費時間。

　　瀏覽網站。如果你像我一樣，需要定期瀏覽某些網站，那么，與其讓它們干擾你完成重要任務，還不如選個時間一口氣看完。

　　做研究。有些工作需要你做研究或閱讀材料，為寫作做準備。如果可能的話，把這些事一口氣做完。

　　做維護。在工作中，有些小任務是我們必須做的。像我這樣的博主，每天都要查看讀者留言、調整廣告系統、修改網頁代碼，別的工作也有不同的維護任務。這些瑣事雖然不重要，但不做又不行。如果可能的話，留到一天快結束的時候再做。

　　時間管理的簡單工具

　　如果時間管理的工具太多、太繁雜，時間管理本身也會變復雜。如果你能遵循上述“簡化時間管理”原則，你就不需要用太多的工具。

　　你可以使用下面這些簡單的工具：

　　日歷。我建議你盡可能保持精簡，不要用昂貴的備忘記事簿，也不要用復雜的電腦程序。如果你有幾個預約，不妨就記在墻頭的掛歷上。只要掛歷上有方格，能記下每天的一兩個預約或活動就行。如果還有其他需要標出的事情，比如孩子的足球賽或家長會，你也可以試試在線日歷，幫你記住重要的?事。

　　紙質筆記本或文本文件。我建議你準備一本簡單的袖珍筆記本，把所有想到的事都記在上面。你可以寫下自己的“頭等要務”，寫下當天需要批量處理的小任務，寫下你的“唯一目標”。如果你只有這一個工具，就不需要花太多心思。如果你更喜歡記在電腦上，我建議只用最簡單的文本文件。我目前是這么做的：我創建了一個名為“待辦事項”的文本文件。每當需要記下任務或想法的時候，我就會打開它。文件頂上是我當天的“頭等要務”，下面是需要批量處理的小任務，再下面是我突然想到的一些事。這份文件我一天清理一次。

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