秘書的職業技能

秘書必備的職業技能

　　對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業務知識，那她還不能算是個優秀的秘書；一個優秀的秘書，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能。下面是小編分享的秘書必備的職業技能，一起來看一下吧。

　　一、判斷能力與執行能力

　　秘書小雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環保節能產品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區的總代理鄭總來訪，現在正在會客室�，F在已經1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋�，F在辦公室主任一時也聯系不上，沒法向他請示。小雪應該怎么辦？

　　1、能分析問題

　　盡管事情很急，但小雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯系，以保持各部門工作的協調。

　　當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。小雪在分析這些問題時，實際上就已經把公司的利益擺在了首位。

　　當問題出現在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

　　2、具備解決問題的常識和經驗

　　把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經驗。在這種情況下，小雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

　　遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

　　3、能迅速采取行動

　　想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

　　無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

　　二、理解能力與洞察能力

　　小鋼是一家生產速凍蔬菜的民營企業的總裁秘書。快到年底了，老板一反常態，既不是與財務經理討論今年的決算，也沒與銷售部經理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經常帶著研發部的經理與當地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務正業。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經看到了生產速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統優勢，開發以觀光和休閑為特色的生態農業……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態觀光農業的各種信息，特別是目前一些企業的經驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

　　作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

　　三、信息收集能力和寫作能力

　　在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。

　　對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當的了解。

　　你知道了上司準備進入生態觀光農業，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發成本，投資回報率這些信息在網上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力。

　　秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經常要起草一些公司內外的商業文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態觀光農業，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規范的商業文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當地政府有關部門的領導看，所以，這份報告必須規范。

　　四、交流溝通能力

　　當今社會己進入信息時代，網絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業生產的自動化程度越來越高，而且企業管理的自動化程度也越來越高。企業管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系，因此，處于企業管理神經樞紐中的秘書，在協助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內外都有廣泛的人際關系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關系，并在這個基礎上協助上司與方方面面進行交流溝通。

　　拓展閱讀：秘書崗位職責

　　主要職責：

　　1、負責做好工作會議的文字材料起草、會議組織；會議記錄以及會議紀要的整理等會務工作；

　　2、負責處理總裁的日常事務，包括：商務洽談聯絡、會務、資料整理轉送、電話接聽與記錄、總經理日程安排、出差后勤安排、上傳下達等；

　　3、協助總裁接待重要以及國外客人，做好重要記錄并協調各部門做好有關接待的各項工作；

　　4、陪同總裁出席各種洽談、會議等，并負責總裁發言的記錄、錄音、整理、翻譯及跟進落實總裁的決議；

　　5、協助總裁拓展、管理、維護公司重要客戶關系，并負責安排處理相關商務接待、洽談等工作。

　　任職資格：

　　1、本科以上學歷，精通英語口譯和筆譯；

　　2、5年以上大中型企業高管秘書工作經驗；

　　3、熟練操作辦公軟件，并熟練進行文檔管理；

　　4、良好的溝通表達能力，工作細致認真，謹慎細心；

　　5、邏輯性、條理性強、穩重并具有高度的保密意識；

　　6、具備一定的應對和抗壓能力，能接受偶爾出差佛山工作；

　　7、160cm以上，形象氣質佳，親和力強，熟悉各種場合的商務禮儀；

　　秘書溝通技巧

　　一、守本分，讓領導放心

　　1、不要越位

　　越位包括兩方面，一方面對領導，秘書不能代領導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發號施令。

　　2、不要多言

　　即便你通過對領導長期的觀察，知道他下一步可能采取的行動，也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。

　　3、不要多問

　　這里特別是有關領導的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領導把家庭生活當作隱私，領導的隱私你探聽不得。

　　二、有眼色，讓領導省心

　　1、眼里有事

　　眼里有事是指秘書不需要領導吩咐就能發現那些需要自己做的工作，例如領導幾天后要參加某個會議，那將與會議有關的資料提前準備好就是“我要做”的事。

　　2、學會擋駕

　　推銷電話是秘書需要準確判斷擋駕的。那如果是領導的丈母娘打來電話呢？電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦？這需要秘書日常留心領導的社會關系，盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。

　　三、能忠心，讓領導貼心

　　1、功高不震主

　　新領導遇到老秘書時，救場幫了領導時，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領導再多都是分內事。為領導處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責所在。

　　2、細心不計較

　　秘書瑣事多，細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高，以至心態不平衡。這時秘書要調整心態，明白自己的位置，盡量向領導對秘書工作的標準要求看齊。

　　3、及時背黑鍋

　　股東會上領導忘帶文件、同事面前領導責怪錯人，發生這些影響領導形象的事情，你及時出現當眾向領導認錯背黑鍋，領導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。

　　秘書溝通技巧：五個把握

　　一、把握好角色，不越權越位

　　做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。做協調工作時，秘書工作者作為主持者，并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領導做協調工作的，不能把主持者誤認為決策者，如這樣認為，必將產生角色錯位問題。在與協調對象溝通、傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發揮，加進自以為和領導意見一致的內容。

　　二、把握好方法，不以權壓人

　　在協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協調者意見難以統一的時候，傳達權威領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，盡可能少用。協調的主要手段是協商，應以平等的態度傾聽各方意見。不能因為你是協調的主持者，就以領導自居，自以為是，聽到不同聲音就進行打壓，那樣必將引發對立情緒，給以后的協調工作制造障礙。

　　三、把握好分寸，不把簡單的問題復雜化

　　在協調工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把復雜的問題簡單化，不把簡單的問題復雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神秘化。

　　在辦公室的日常工作中，需要協調的事，無時不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發現需要調節的問題，說幾句調節的話，便可把矛盾化解在萌芽狀態。涉及重大原則的事、權力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽取意見，公開處置。一般的、發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理時應是能私下解決的就不公開解決，能會下協調的就不開協調會，即便需要開會協調的，也應在條件具備時、在寬松的環境中來召開。

　　四、把握好火候，既不失時機也不急于求成

　　要搞好協調，時機十分重要。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們需及時出面理順關系。當時機不成熟，若此時十分勉強地去統一認識，統一行動，反而會擴大矛盾，容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。

　　面試秘書禮儀技巧

　　面試技巧之一、服飾

　　男士得穿上整潔的服裝，但不必刻意打扮。女士應穿得整潔、明亮，叮當作響的珠寶飾物、過濃的香水、沒拉直的絲襪、未修過的指甲或是蓬松的頭發等，都足以抵消求職信給予考官的良好印象。

　　選擇服裝的關鍵是看職位要求。應聘銀行、政府部門，穿著偏向傳統正規；應聘公關、時尚雜志等，則可以適當地在服裝上加些流行元素。除了應聘娛樂影視廣告這類行業外，最好不要選擇太過突兀的穿著。 應屆畢業生面試技巧：允許有一些學生氣的裝扮，可以穿休閑類套裝。此外應聘時不宜佩戴太多的飾物，這容易分散考官的注意力。

　　面試技巧之二、守時

　　守時是職業道德的基本要求，提前10-15分鐘到達面試地點效果最佳。提前半小時以上到達會被視為沒有時間觀念，但在面試時遲到或是匆匆忙忙趕到卻是致命的。不管你有什么理由，遲到也會被視為缺乏自我管理和約束能力。

　　如果路程較遠，寧可早點出門，但早到后不宜立刻進入辦公室，可在附近的咖啡廳等候。

　　面試技巧之三、肢體語言

　　1、眼神：

　　交流中目光要注視對方，但萬萬不可死盯著別人看。如果不止一個人在場，要經常用目光掃視一下其他人，以示尊重和平等。

　　2、握手：

　　當面試官的手朝你伸過來之后，握住它，握手應該堅實有力，雙眼要直視對方。不要太使勁，不要使勁搖晃；不要用兩只手，用這種方式握手在西方公司看來不夠專業。手應當是干燥、溫暖的。如果你剛剛趕到面試現場，用涼水沖沖手，使自己保持冷靜。如果手心發涼，就用熱水捂一下。

　　3、坐姿：

　　不要緊貼著椅背坐，不要坐滿，坐下后身體要略向前傾。一般以坐滿椅子的三分之二為宜。這既可以讓你騰出精力輕松應對考官的提問，也不至讓你過于放松。

　　4、小動作：

　　在面試時不可以做小動作，比如折紙、轉筆，這樣會顯得很不嚴肅，分散對方注意力。不要亂摸頭發、胡子、耳朵，這可能被理解為你在面試前沒有做好個人衛生。用手捂嘴說話是一種緊張的表現，應盡量避免。

　　5、談吐：

　　語言是求職者的第二張名片，它客觀反應了一個人的文化素質和內涵修養。面試時對所提出的問題要對答如流，恰到好處，又不夸夸其談,夸大其詞。談吐上應把握以下幾個要點：首先，要突出個人的優點和特長，并有相當的可信度。語言要概括、簡潔、有力，不要拖泥帶水，輕重不分。其次，要展示個性，使個人形象鮮明，可以適當引用別人的言論，如用老師、朋友的評論來支持自己的描述。第三，堅持以事實說話，少用虛詞、感嘆詞。第四要注意語言邏輯，介紹時層次分明、重點突出。最后，盡量不要用簡稱、方言、土語和口頭語，以免對方難以聽懂。當不能回答某一問題時，應如實告訴對方，含糊其辭和胡吹亂侃會導致失敗。

　　6、致謝

　　為了加深招聘人員的印象，增加求職成功的可能性，面試后的兩三天內，求職者最好給招聘人員寫封信表示感謝。應聘感謝信要簡潔，最好不超過一頁紙。信的開頭應提及自己的姓名、簡單情況以及面試的時間，并對招聘人員表示感謝。感謝信的中間部分要重申對公司、應聘職位的興趣。信的結尾可以表示對自己的信心，以及為公司的發展壯大做貢獻的決心。

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