文秘工作之道：主持會議的五個技巧

文秘工作之道：主持會議的五個技巧

　　為了保證會議順利進行、圓滿成功，一般都安排專人主持，主持人大多都是領導干部。有效的主持能使會議前后連貫，層次分明，重點突出，提升會議的效果。那么主持會議要注意些什么呢?

　　一、要簡明扼要，不要重復啰嗦

　　會議主持詞一般由導語、過渡語和結束語三部分組成。導語要直奔會議主題，簡介會議程序、與會對象和與會要求;過渡語要簡潔自然，銜接巧妙;結束語要曉暢明快，收縮有力。

　　大多數會議上，主持人的導語和過度語處理得都較好，而結束語就顯得冗長拖沓了。主要有兩種不良傾向：一是小結部分喜歡將幾個人講話中的大小標題簡單地羅列起來再重復一遍。二是提要求部分喜歡發表長篇大論，對如何貫徹是左一個明確意義，右一個落實措施，以此顯示自己的水平和對工作的重視。殊不知，這些做法不僅浪費了與會者的大好時光，還是對講話者和與會者的不尊重、不信任。

　　在小結部分，主持人應該將幾個講話人的主要觀點、典型經驗進行概括提升，而不應該簡單重復;在提要求部分，只要將關鍵環節、重點要求等講解清楚、強調到位就可以了。

　　二、要突出重點，不要輕描淡寫

　　主持會議時，與重復啰嗦相反的另一種傾向就是輕描淡寫。主持人往往只有“下面開始開會了”、“下面請×××講話(發言)”、“今天的會議就到此結束”等幾句簡單的話，其它內容則一概不提。主持人還自認為這是辦事爽快、雷厲風行的體現。其實，這樣做并沒有盡到主持人的職責，是工作不負責任的表現。

　　要知道，會議主持人除了發揮穿針引線、承上啟下的作用外，在不同類型的會上還有著不同的作用：在學術研討會上，要起到提出觀點、引導討論的作用;在經驗交流會上，要起到肯定做法、總結推廣的作用;在工作布置會上，要起到落實措施、提出要求的作用;在慶功表彰會上，要起到激勵先進、號召學習的作用。主持人只有將主持內容與召開會議的目的有機結合起來，才能達到預期的效果，才是成功的主持。

　　三、要恰如其分，不要夸大其詞

　　抑或是為了表達對講話者的尊重，抑或是為了引起與會者的重視，抑或是為了表達要求與會者貫徹執行的態度，在會議主持中我們會經常聽到一些溢美之辭。普通干部在小型會議上的講話卻被主持人冠之以“重要講話”、“重要指示”等美名，要求與會者“堅決貫徹執行”，一般性發言也被定性為“有著十分重要的指導意義”、“必將產生深遠的影響”。這樣表達言過其實，不僅會使與會者覺得肉麻、當事人覺得不自在，還有阿諛奉承之嫌。因此，在會議主持中，用詞要恰如其分。

　　要根據會議的級別、會議的類別、會議的規模、講話者的身份以及講話的內容作出恰當的評價，不得夸大其詞、任意拔高。可這樣表述：“講話很重要”、“有一定的指導作用”、“是今后一段時期的工作指南”、“請認真貫徹執行”，等等。否則，將會適得其反。

　　四、要擺正位置，不要錯位越位

　　會議主持的主要作用就是承上啟下、穿針引線，使會議成為一個有機的整體。一般來講，擔任會議主持人員的職位，既低于參加會議的最高領導，又高于與會對象(與主席臺就坐的其他人員基本平級)。這樣一個特殊的角色，要求主持人的講話既要符合本次會議的身份，又要符合平時的身份。

　　一是作總結時要符合身份。在總結階段，要對下屬的講話、發言進行適度提升，表明自己處于上級的地位，有對基層指導工作的義務和權利;而對上級領導的講話則要盡量引用原話，重點強調，表明貫徹領導講話精神的態度。

　　二是提要求時要符合身份。提要求時一般要采用命令式而不是商量式的語氣，這樣才有利于把工作落實到位。同時，要注意所提要求既不能與領導的講話精神相違背，又不能凌駕于領導之上。否則，就有錯位越位之嫌了。

　　五、要有效控制，不要聽之任之

　　為了保證會議的正常進行，一般的會議都要由文秘人員事先寫好主持詞。但是會議是現場進行的，文秘人員不可能預料到會議現場會發生什么樣的特殊情況，而把所有內容都寫進主持詞。這就要求主持人不當“傳聲筒”而當“調控器”，要根據會議的類型和現場發生的情況，作出有效的控制，而不能照本宣科、聽之任之。

　　一要控制時間。我們經常會遇到“拖會”的現象，這固然與事先安排不周、每個發言人沒有控制好時間有關，但主要責任在主持人。與“拖會”相反，還有一種情況就是會議結束時間未到，而內容已全部結束。遇到這兩種情況，主持人要隨機應變，根據現場情況作出相應的調整。如果時間不夠，或要求講話者壓縮講話內容，或把大會發言改為書面交流，或精簡自己的主持內容，以保證會議按時結束。如果時間多余，主持人可安排小組討論，消化講話內容;可安排現場咨詢，解決疑難問題;可安排代表發言，談談如何貫徹。

　　二要控制氣氛。由于會議的類別不同，會議的氣氛也應該是不一樣的。因此，主持人不能用一個腔調主持會議，而應根據會議的類型變換語言和語氣。如主持小型座談會時要力求語言活潑、語氣輕松，努力為與會者暢所欲言營造寬松的氛圍;主持大型會議時則要力求語言樸實、語氣平緩，努力為大會營造莊重嚴肅的氣氛。

　　三要控制局面。在一些會議上，我們也會遇到這些情況，一些與會人員要么遲到早退，要么交頭接耳，要么接打手機，要么隨便走動，嚴重影響了會議的效果。對此，會議主持人員不能視而不見、置之不理，而應認真應對、及時處理，以保持會場的良好秩序。否則，就是失職。

　　會議主持看似無足輕重，實際上它關乎著會議能否順利進行，影響著會議的整體效果，同時也考量著主持人的語言表達能力和駕馭局面的能力。因此，學會主持會議是每個領導干部必須修煉的一項重要基本功。

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