文秘準備座談會的要求及流程

文秘準備座談會的要求及流程

　　文秘要有較強的公關能力，并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作。那么文秘應該如何準備座談會呢，一起來看看！

　　設備環境要求：

　　會議室：會議桌為一圓桌，方便主持人和被訪者交流。圓桌上鋪有臺布，保持干凈清潔。

　　監聽室：備有電視機/錄象機/錄音機/擴音設備/雙面鏡

　　保證雜音少，圖象清晰。

　　座談會前期工作

　　按照座談會條件，聯系聯絡員發條件。

　　嚴格按照甄別問卷進行甄別，對配額要進行嚴格控制。(同組會不出現互相認識的被訪者)

　　在會議開始前二天要記得聯系筆錄員做會議記錄(包括現場和會后整理)。

　　購買座談會食品，如果開會時間正碰上吃飯時間，需準備一些面包糕點給被訪者。

　　將已確認好的被訪者名單，輸入到座談會坐次表中，以便開會前半小時對被訪者入會名單進行篩選。

　　開會前檢查錄音/錄象設備是否正常。

　　在開會前一天晚上要對被訪者進行第二次電話復核，詢問對開會地址、時間、路線是否清楚。

　　在座談會前二小時要布置會場，如碰到座談會安排在早上開，那么布置會場，最好安排在前晚準備。

　　會議室：

　　臺卡、臺卡紙(事先測試大小)，數量為被訪者人數+1個主持人

　　食品(4種)避免一些聲音較響的食品。

　　抽面紙(放在食品中間)

　　水彩筆(事先檢查是否能寫的出)，放在臺卡后

　　杯子(盛滿水)，放在臺卡的右側

　　桶裝水(新鮮水)，放在會議室內靠門口

　　白板筆(事先檢查是否寫的出)，準備2支(黑/藍)

　　黑板擦

　　垃圾桶

　　客戶室：監聽設備應保證雜音少，圖象清晰。設備包括電視機、錄象機、錄音機等。

　　食品(4種)

　　餐巾紙

　　杯子

　　白紙、筆(統一式樣)

　　大綱(按照客戶人數復印)

　　桶裝水(新鮮水)

　　飲料(聽裝、大瓶裝)

　　垃圾桶

　　座談會期間工作

　　接待被訪者，填寫被訪者登記表。

　　筆錄員要在會前準備好磁帶、錄像帶、記錄紙和筆，檢查監聽設備。

　　對被訪者填寫的資料與甄別資料進行核對，并篩選最適合的、善于表達自己的被訪者入座開會，打印座位登記表，復印后交給監聽室內的客戶及筆錄員，檢查錄音、錄像是否運作正常。

　　領被訪者進入會議室，開始會議。

　　開會時，應隨時保持與主持人或客戶的聯系，處理各種問題。(注意：在開會過程注意會場周圍人員不要大聲喧嘩，在會場門口安排一名人員確保與客戶及時溝通，同時也避免與會議不相干人隨意進出會場)

　　座談會結束時，將禮金信封交主持人發放給被訪者，注意與被訪者合影，并將被訪者送至門口。

　　座談會后期工作

　　會議結束，將錄音帶交給筆錄員，應在第二天上午(即隔一天)遞交(mail)。交回的筆錄，督導要按照筆錄格式核對記錄和整理質量是否符合要求。

　　收齊錄音帶、錄像帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標簽(打印)。

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