業務合同管理辦法

業務合同管理辦法

　　合同管理能有效控制成本和規避法律風險，維護企業利益，促進企業穩定、健康的發展，加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益。

　　業務合同管理辦法范文一

　　第一節 總則

　　第一條 為加強經濟合同管理，減少失誤，提高經濟效益，根據《經濟合同法》及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。

　　第二條 公司各部門及下屬公司、企業對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。

　　第三條 經濟合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好經濟合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的經濟合同管理工作。

　　第二節 經濟合同的簽訂

　　第四條 簽訂經濟合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規定。

　　第五條 對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無對外簽約，但經總經理特別授權并發給委托證明收的例外。

　　第六條 簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同有效、有利。

　　第七條 簽訂經濟合同，必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。

　　第八條 簽訂經濟合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一平衡，然后簽約。

　　第九條 經濟合同除即時清潔者，一律采用書面格式，并必須采用統一的經濟合同文本。

　　第十條 合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。

　　合同內容應注意的主要問題是：

　　1.部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。

　　2.正文部分，注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等;技術質量要求要明確、具體;數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等;饈、運輸方式及運費負責應具體明確;交(提)貨期限、地點及驗收方法應明確;價金必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價;違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。

　　3.結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章;注明合同有效期限。

　　第十一條 簽訂經濟合同，除合同履行地在我主所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在區、縣人民法院管轄。

　　第十二條 簽訂購貨合同應以現貨為主，并堅持經銷定進原則;付款盡可能采用托收承付，如需預付貨款或定金按二百一十九條規定辦理。

　　簽訂購貨合同應以現款為主，不準賒銷;確需賒銷或代銷的，賒銷金額在20萬元以下的由下屬公司、企業經理審批，20萬元至50萬元的由總會計師和主管副總經理(總經理助理)審批，50萬元以上的由總經理審批。

　　第十三條 任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀 取私利，違者依法嚴懲。

　　第三節 經濟合同的審查批準

　　第十四條 經濟合同的正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。

　　第十五條 經濟合同審批權限如下：

　　1.下屬公司、企業對外簽訂的經濟合同，除按規定須上報公司審查批準者外，由公司、企業領導審批。

　　2.下列合同由總經理或其授權人審批：

　　標的超過100萬元的;

　　預付定金或預付貨款超過10萬元的;

　　聯營、合資、合作合同;

　　重大涉外合同。

　　3.下列合同由董事長審批：

　　標的超過500萬元的;

　　投資100萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。

　　4.標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。

　　5.法律顧問室負責對下列合同進行審查：董事會、總經理委托審查的合同;內容復雜、較難掌握，各企業要求提供法律幫助的合同。法律顧問室主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。

　　第十六條 經濟合同審查的要點是：

　　1.合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;當事人的意思表地是否真實、一致，權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規定。

　　2.合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

　　3.合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

　　第十七條 根據法律規定或實際需要，經濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。

　　第十八條 經濟合同的審批程序如下：

　　1.申報。各企業的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫“經濟合同簽約申報表”(一式二份)，報本企業的領導審查批準。(凡先經領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續)。需報總經理、董事長審批的，應由該企業領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一并上報。

　　2.審核。對送審的經濟合同，應按本《制度》第二百一十九條規定的審批權限，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出：批準、不批準;通知申報單位補報材料或進一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)。

　　主管人在“申報表”上批寫意見后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位，由承辦人按批準的意見辦理。

　　上述審批程序，一般為1-2天。特殊情況，經批準或授權的可不受審批程序的約束。

　　業務合同管理辦法范文二

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為規范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，制定本制度。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。

　　公司各部門及下屬企業對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。

　　第三條公司總經理負責公司銷售、采購合同及其他經濟合同的審批。

　　第四條公司法律顧問室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：

　　(一)負責除銷售、采購合同以外，其他各類合同的談判工作并根據公司法定代表人的授權簽訂合同;

　　(二)負責制定銷售、采購合同統一文本;

　　(三)負責對合同專用章、合同統一文本、法人授權委托書的發放和管理;

　　(四)負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性審查;

　　(五)負責經濟合同糾紛的處理;

　　(六)負責經濟合同的檔案管理;

　　(七)負責本制度的監督執行。

　　第二章合同的簽訂

　　第五條合同的主體

　　(一)訂立合同的主體必須是公司，其他部門不得以部門名義擅自簽訂合同。

　　(二)訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。

　　(三)公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司總經理同意。

　　第六條合同的形式

　　訂立合同，除即時交割(銀貨兩訖)的簡單小額經濟業務外，應當采用書面形式。

　　“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等)，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。

　　第三章合同的內容規定

　　第七條當事人的名稱、住所：

　　合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。

　　第八條合同標的：

　　合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;

　　對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。

　　第九條數量條款：

　　合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電子郵件、傳真、送貨單、發票等)

　　第十條質量條款：

　　有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。

　　第十一條價款或報酬條款：

　　(一)價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款;

　　(二)價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯)信用證、現金等應予以明確;

　　(三)價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。

　　第十二條履行期限、地點和方式

　　(一)履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式;

　　(二)合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;

　　(三)買賣合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如運單、倉庫保管員簽單等。

　　第十三條合同的擔保條款

　　合同中對方事人要求提供擔�；虮痉揭�求對方當事人提供擔保的，應經總經理批準、法律顧問室審核后結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。

　　第十四條合同的解釋條款

　　合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。

　　第十五條保密條款

　　對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。

　　第十六條合同聯系制度

　　履行期限1年以上的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。

　　第十七條違約責任

　　根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。

　　第十八條解決爭議的方式

　　解決爭議的方式可選擇協商、調解、仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。

　　簽訂經濟合同，除合同履行地在公司所在地外，簽約時應力爭合同糾紛由公司所在地人民法院管轄。

　　第四章簽訂合同的工作程序

　　第十九條簽訂合同前，業務人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度第五條對對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業執照及其他行政許可證明留存。

　　第二十條銷售、采購合同，由主辦業務人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由法律顧問室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時，由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。

　　第二十一條除銷售、采購合同以外的合同由總經理指定責任人員會同相關部門與對方當事人進行商談，擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由法律顧問室加蓋合同專用章。

　　第二十二條法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同，合同成立后由法律顧問室依法及時辦理。

　　第二十三條合同正式簽訂后，合同文本除經辦人自行保管外，應當隨合同會審表交存公司法律顧問室一份備案。

　　第五章合同的變更、解除

　　第二十四條在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規定的期限內作出書面答復。

　　第二十五條存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同

　　(一)因不可抗力致使不能實現合同目的;

　　(二)在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務;

　　(三)對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行;

　　(四)對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的;

　　(五)法律規定的其他情形。

　　第二十六條變更或解除經濟的，應當采用書面形式(包括書信、電報);

　　第二十七條變更或解除經濟合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的，應依法及時辦理;

　　第六章合同的履行

　　第二十八條公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。

　　第二十九條在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人出具收條。履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現金形式支付。

　　第三十條在履行合同過程中，經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司法律顧問室處理，并報總經理。

　　(一)經營狀況嚴重惡化;

　　(二)轉移財產，抽逃資金，以逃避債務;

　　(三)喪失商業信譽;

　　(四)有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形;

　　第三十一條債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認。

　　(一)在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務;

　　(二)在對方當事人發生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。

　　第七章經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟

　　第三十二條合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決。

　　第三十三條合同雙方在一定期限(一般為一個月)內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理，并擬定處理意見，報總經理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司法律顧問室和總經理。

　　第三十四條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報公司法律顧問室。

　　第八章合同的日常管理

　　第三十五條本公司實行二級合同管理，公司法律顧問室全面負責公司的合同管理;銷售、采購部門的業務人員負責所在部門的合同管理。

　　第三十六條公司的合同專用章專人管理，公司財務部負責保管。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、已簽訂的合同等遺失的，應及時向當地公安機關報案，并登報聲明。

　　第三十七條已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發票收據以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業務人員應自行保管好;重要資料應將原件交公司法律顧問室隨合同保管。

　　第三十八條合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經公司法律顧問室和有關部門確認后方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的，公司法律顧問室應在情況發生后一周內書面告知各有關單位。

　　第九章合同審批管理

　　第三十九條下屬公司、企業對外簽訂的經濟合同，除按規定須上報公司審查批準者外，由公司、企業領導審批。

　　第四十條下列合同由總經理或其授權人審批：

　　(一)標的超過100萬元的;

　　(二)預付定金或預付貨款超過10萬元的;

　　(三)聯營、合資、合作合同;

　　(四)重大涉外合同。

　　第四十一條下列合同由董事長審批：

　　(一)標的超過500萬元的;

　　(二)投資100萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。

　　第四十二條合同標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。

　　第四十三條法律顧問室負責對下列合同進行審查：

　　(一)董事會、總經理委托審查的合同;

　　(二)內容復雜、較難掌握，各企業要求提供法律幫助的合同。

　　第四十四條法律顧問室主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。經濟合同審查的要點是：

　　(一)合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;當事人的意思表地是否真實、一致，權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規定。

　　(二)合同的嚴密性。包括：合同應具備的.條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

　　(三)合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

　　(四)根據法律規定或實際需要，經濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。

　　第四十五條經濟合同的審批程序如下：

　　(一)申報。各企業的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫“經濟合同簽約申報表”(一式二份)，報本企業的領導審查批準。(凡先經領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續)需報總經理、董事長審批的，應由該企業領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一并上報。

　　(二)審核。對送審的經濟合同，應按本《制度》規定的審批權限，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出：批準、不批準;通知申報單位補報材料或進一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)

　　(三)主管人在“申報表”上批寫意見后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位，由承辦人按批準的意見辦理。

　　上述審批程序，一般為1～2天。特殊情況，經批準或授權的可不受審批程序的約束。

　　第十章經濟合同糾份的處理

　　第四十六條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾份的，應按《中華人民共和國合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。

　　第四十七條合同糾紛由簽約企業負責處理。涉及內部幾個企業的，可以協商或由公司確定一個企業為主負責修理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到到底。

　　第四十八條處理合同糾紛的原則是：

　　(一)堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。

　　(二)以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。

　　(三)因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。

　　(四)各企業在處理糾紛時，應加強聯系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。

　　第四十九條法律顧問室處理合同糾紛的范圍是：

　　(一)董事會、總經理交辦的;

　　(二)經各企業協商處理解決不了的;

　　(三)其他應由法律顧問室處理的。

　　第五十條提請處理合同糾紛的程序是：

　　(一)承辦人填寫“對外經濟合同糾紛申報表(一式二分)，按本《制度》的規定報批。

　　(二)審批單位可依據情況，在1天內作出;由上報單位負責處理;由法律顧問室負責處理。

　　(三)法律顧問室對經協商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。

　　第五十一條合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內(一般為2年)進行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。

　　第五十二條凡由法律顧問室處理的經濟合同糾紛，有關企業必須主動提供下列證據材料(原件或影印件)

　　(一)經濟合同的文本(包括變更、解除合同的協議)，以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等;

　　(二)關貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證;

　　(三)貨款的承付、托收憑證，有關財務財目;

　　(四)產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告;

　　(五)有關違約的證據材料;

　　(六)其他與處理糾紛有關的材料。

　　第五十三條對于經濟合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。

　　第五十四條各企業對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執，各部門應由專人負責該文書執行的了解或履行。

　　對于對方當事人在規定期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管領導和法律顧問匯報。

　　第五十五條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問室配合各單位向人民法律申請執行。

　　第五十六條在向人民法院提交申請執行書之前，有關單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。

　　執行中若達成和解協議的，應制作協議書并按協議書規定辦理。

　　第五十七條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備查考。

　　第十一章考核與獎懲

　　第五十八條公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司法律顧問室負責本制度執行情況的監督考核。

　　第五十九條對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。

　　第六十條合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

　　(一)未經授權批準或超越職權簽訂合同;

　　(二)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書;

　　(三)應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

　　第六十一條合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：

　　(一)因工作過失致使公司被詐騙;

　　(二)公司履行合同未經對方當事人確認;

　　(三)遺失重要證據;

　　(四)發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的;

　　(五)合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告;

　　(六)其他違反公司相關制度的。

　　第六十二條公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。

　　第十二章附則

　　第六十三條本制度未盡事宜，均按有關法律法規和本公司補充細則規定辦理;本制度的解釋、修訂和發放由本公司法律顧問室負責。

　　第六十四條本制度從年月日開始執行。

　　業務合同管理辦法范文三

　　第一章 總 則

　　第一條 為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現公司合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發生，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國合同法》和有關的法律、法規，結合公司實際情況制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。

　　勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規定執行，借款合同、財產保險合同按公司財務部門要求執行。

　　第三條 本規定所稱合同，是指公司在經營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

　　第四條 本辦法所稱合同管理，是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監督、檢查與考核等全過程的管理活動。

　　第五條 合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。主要職責為：

　　1、負責組織本部門職責分工范圍內的合同談判，擬定合同條款;

　　2、全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續;

　　3、負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集使用單位意見;

　　4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規劃部和有關領導審查、批準;

　　5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現的法律問題;

　　6、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料;

　　7、安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬;

　　訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業務最相近的部門負責，或由與該項業務最相近的上級主管領導確定哪個部門作為合同的經辦部門。

　　第二章 合同管理部門

　　第六條 管理規劃部為公司合同管理的主管部門，統一管理公司的合同工作。其主要職責是：

　　1、負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實施;

　　2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關法律法規，組織對各業務部門合同經辦人的培訓;

　　3、參與公司對外訂立重大合同的談判;

　　4、參與標書評審和合同評審;

　　5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關;

　　6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執行情況的監督檢查;

　　7、負責公司合同專用章的管理;

　　8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理;

　　9、協調單位內部和外部合同關系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟;

　　10、合同管理中需要解決的其他問題。

　　第七條 公司財務部是合同財務監督部門，主要職責：

　　1、負責從財務角度審查和監督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結算方式、票據等方面進行審查把關;

　　2、負責發票的審查、簽收、簽發。核對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容是否一致;合同批準程序是否符合規定，程序不完備的，拒絕付款;

　　3、負責按合同結算條款收、付款;

　　第八條 其他相關單位的職責：

　　1、申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規格、型號、數量、質量、時間要求等;需要進行工程建筑施工的單位，負責向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告;

　　2、質量驗收小組負責對購進機器設備、材料、燃料等進行驗收，并出具驗收報告;

　　3、驗收單位負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續;

　　4、配合管理規劃部進行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見;

　　第三章 合同的訂立

　　第九條 訂立合同應嚴格按《中華人民共和國合同法》的要求及本辦法的有關規定，必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。

　　第十條 合同訂立的程序

　　1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序

　　資信審查—→接受要約邀請 —→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。

　　2、我方提出要約邀請的合同訂立程序

　　對方資信情況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。

　　3、通過招標訂立合同的程序

　　市場調查—→標書制作、發放—→接收投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→批準—→簽章。

　　4、設備、材料、物資買賣合同的訂立程序

　　計劃準備—→考察小組對標的咨詢(質量、價格、售后服務等)—→資信審查—→技術或商務談判—→草擬合同文本—→審查—→批準—→簽章。

　　第十一條 合同簽訂內容一般包括以下條款：

　　1、當事人名稱(或姓名)、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號;

　　2、標的或標的物(指貨物、勞務、工程項目等)名稱、型號、規格等;

　　3、數量和質量，包括適用規范、質量標準和檢測方式等;

　　4、價款或酬金;

　　5、履行的期限、地點和方式;

　　6、違約責任;

　　7、合同爭議的解決方法;

　　8、合同訂立的時間、地點;

　　9、根據法律規定或合同性質應當具備的其他條款。

　　對數量、質量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。

　　第十二條 合同內容應符合下列要求：

　　1、主體合格、標的明確、手續完備;

　　2、條款齊全、意思表示真實;

　　3、文字清晰、語言規范;

　　4、無矛盾條款、無空白條款。

　　5、數據電文合同信息可以調取以備日后查用，有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性，同時可以將信息展示。

　　6、訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業務最相關的部門或該項業務最相關的上級主管領導，確定哪個部門作為合同的經辦部門。

　　第四章 合同的審查

　　第十三條 合同訂立前，合同承辦部門應當審查對方的資信狀況和履約能力，內容包括：

　　1、社會信譽(近三年是否有重大違約，是否涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件等)和履約能力(如生產能力、支付能力、運輸能力等);

　　2、審查營業執照是否真實、有效;

　　3、核實對方的資產(資金)證明;

　　4、審查合同對方的資質等級證書;

　　5、審查法人證書及法人委托證書;

　　6、根據合同性質需要審查的其他內容。

　　合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權的，不得與其簽訂合同。

　　第十四條 經辦部門組織對合同進行業務性審查，審查的內容為：

　　1、對方當事人是否具有簽約主體資格;

　　2、是否各方談判、協商的一致意見，是否符合決策部門的決策意見;

　　3、是否違反公司的規章制度;

　　4、是否超越業務權限;

　　5、語言是否準確、通順。

　　第十五條 合同管理部門對合同進行合法性審查，主要內容包括：

　　1、合同簽訂主體是否符合法律規定;

　　2、條款是否違反法律、法規和司法解釋的規定;

　　3、條款是否有沖突;

　　4、條款是否有歧義;

　　5、條款是否有效維護我公司合法權益;

　　6、條款是否完備。

　　管理規劃部對合同嚴密性可進行監督審查。

　　第十六條 提交管理規劃部審查的合同應符合下列要求：

　　1、經辦部門已經對合同進行了業務性審查，涉及財務事項的已經經過財務部門審查;

　　2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章;

　　3、合同約定的內容尚未實際履行;

　　4、需要同時附送的材料完備;

　　第十七條 合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內完成，并視情況提出法律意見或解決問題的方案，業務緊急的，因盡可能滿足業務部門的時間要求，業務特別疑難的，應合理延長審查時間。

　　第十八條 合同管理部門審查后，出具書面法律意見書，對存在的問題進行分析，對風險做出判斷，并視情況提出防范或降低風險的對策。該意見不是最終的決策意見，而是業務部門做出決策的重要參考。

　　第十九條 合同報送法人代表或授權代表批準時，必須將法律意見書做為附件一并報送，根據批準人的要求對采納部分和不采納部分進行說明，經辦部門合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。

　　第二十條 同一內容合同一般審查一次，由經辦部門對采納部分進行修改，特殊情況需要再次報送審查的，最多進行兩次，審查人對合同文本和審查意見一并保存。

　　第二十一條 審查人對合同審查中涉及到的商業秘密負有保密義務。

　　第五章 合同的批準

　　第二十二條 公司總經理受董事會及董事長的委托，全權處理公司的各類業務，代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同，應得到公司總經理的授權并在授權范圍內對外訂立合同。

　　第二十三條 以公司名義簽訂的合同，合同承辦部門應做好履行合同批準的程序：

　　1、工程承包合同：

　　公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同，由公司預算人員審核總造價后，經主管副總經理批準后(金額較大的遞交班子會討論通過)由公司總經理授權副總經理簽訂合同。

　　2、銷售合同：

　　公司銷售合同，必須注明單價、供貨數量、供貨時間、回款時間、回款方式等，由公司總經理授權主管銷售副總經理簽訂有關合同。

　　如遇索賠、善后處理等有關事宜，必須經合同主管部門和其它合同監督部門討論后報班子會通過。

　　3、采購合同：

　　公司本部大宗物資、設備及其配件的采購經物資部負責招投標后，再報主管副總經理批準(金額較大的遞交班子會討論通過)，最后由公司總經理授權副總經理簽訂合同。

　　4、其它各類合同批準程序：

　　公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同，經合同業務部門擬定后，報主管副總經理批準后，有必要時遞交班子會討論通過，由公司總經理授權簽訂有關合同。

　　第二十四條 公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協工程合同，應嚴格按公司“外協工程管理規定”有關內容訂立。

　　第二十五條 以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章，以其他各種公章簽訂合同對本公司不發生效力，除非公司追認。違反規定簽訂合同的追究有關人員責任。

　　第六章 合同的履行

　　第二十六條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴格執行所規定的權利義務，確保合同實際、全面地履行。

　　第二十七條 公司合同實行合同履約責任制，部門及單位一把手是合同履約的第一責任人，第一責任人對合同的全面、正確履行負責。

　　第二十八條 各簽約單位、簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或匯報。應當積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權，否則致使合同不能履行或不能完全履行，給公司造成損失的，要追究有關人員的相應責任。

　　第二十九條 根據合同性質，合同執行部門應按照合同約定的標的物的數量、質量等進行驗收，對不符合合同約定的，應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書面異議，并督促合同對方繼續履行。

　　第三十條 對于公司為付款方的合同，支付合同價款時，須經公司領導審批簽字。未經合同主管部門及公司領導簽字，財務部門應不予付款。

　　第三十一條 對于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項時，合同執行部門應填寫合同履行終結報告，送管理規劃部終止合同。

　　第七章 合同的變更與解除

　　第三十二條 在合同履行過程中遇到困難，各單位應盡一切努力克服，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。

　　第三十三條 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業合法權益出發，從嚴控制。

　　第三十四條 合同需要變更、解除，合同執行部門應向合同主管部門提交經本部門負責人簽字的書面報告，經管理規劃部門審查出具意見后，報法人代表或授權代表簽字同意后方可變更、解除。經辦部門應及時采取補救措施，盡量減少由此造成的損失。

　　第三十五條 合同變更、解除必須采取書面形式。

　　第三十六條 合同執行部門應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送合同主管部門。

　　第七章 合同糾紛的處理

　　第三十七條 發生合同糾紛時簽約單位應在24小時內到合同主管部門提交書面報告，并根據實際情況，提出相應的解決以及應對辦法;

　　第三十八條 合同糾紛原則上由簽約單位負責處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內多個單位的，或簽約單位處理不了的，報主管領導協調處理。

　　第三十九條 對經協商仍無法解決的合同糾紛，經總經理同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。

　　第四十條 合同糾紛的提出，及與對方當事人協商處理糾紛的時間，應注意不超過法律規定的時效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。

　　第四十一條 合同管理部門處理經濟糾紛前，有關簽約單位必須提供下列證據材料(原件或復印件);

　　1、合同的文本(包括變更、解除合同的協議)以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等;

　　2、送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證;

　　3、產品質量標準、樣品或鑒定報告;

　　4、貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目;

　　5、有關違約的證據材料;

　　6、其他與處理糾紛有關的材料。

　　第四十二條 合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應訂立書面協議，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。

　　第四十三條 合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總，統一交合同主管部門歸檔，以備查考。

　　第八章 合同的管理

　　第四十四條 公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。

　　第四十五條 以公司名義鑒訂的一切合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文件的正本由合同主管部門保管，其副本由財務部及相關部門保管。

　　第四十六條 公司對對外訂立合同的人員，屬于職務代理的按本辦法第五章授權權限執行，屬于總經理特別授權的，按一事一委托的原則，由總經理在辦公會上授權委托，記錄人需將內容寫入記錄。不經授權的人員一律無權對外訂立合同。

　　第四十七條 各授權委托人在被授權的范圍、期限內，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉委托他人代理。

　　第四十八條 發生特殊情況，須外帶合同專用章的，須經法定代表人批準，并按規定辦理登記手續。

　　第四十九條 合同專用章的使用應建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應立即通知有關部門外，還應登報掛失。

　　第五十條 一般情況下，公司不為其他單位和個人提供擔保，特殊情況下，公司需為外單位提供擔保的，需經總經理辦公會議通過，總經理簽字批準，并加蓋公司印章。

　　第五十一條 合同主管部門對公司所屬各單位的合同管理情況進行不定期的檢查，對合同履行情況進行監督。對合同管理較差，達不到本辦法要求但未造成嚴重后果的，由公司予以通報批評，并限期改正、改進;由于個人原因造成合同履行困難或造成損失的，由公司追究相應責任，并視情況給予經濟處罰;造成重大經濟損失的，依法追究法律責任。

　　第七章 附則

　　第五十二條 本辦法由管理規劃部負責解釋和修訂。

　　本辦法沒有規定的，以合同法、相關法律法規及本公司其他相關的規章制度為依據。

　　第五十三條 本辦法自下發之日開始執行，原《合同管理辦法》同時廢止。公司下發的其他文件對合同管理與本辦法有抵觸的，以本辦法為準。

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