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行政采購流程管理制度（通用7篇）
在現在的社會生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編幫大家整理的行政采購流程管理制度（通用7篇），希望能夠幫助到大家。
行政采購流程管理制度（通用7篇）1
1.目的
為了規范采購工作，提高采購工作的效率，作為采購人員與采購部門的工作準則與行為規范，以保證采購工作健康、有序、高效地運作，從而圓滿完成采購任務，滿足公司各部門對采購業務的要求，以此制定本采購管理制度。
2.適用范圍
本制度適用于所有從事材料采購的業務人員，只要涉及材料采購業務活動的，便視為材料采購業務人員。
3.定義(或相關說明)
為了嚴肅采購工作紀律，明確業務人員在采購工作中的責任，約束采購工作中的違法行為，保障公司采購工作的正當順利進行，維護公司及客戶利益，公司采購程序得以嚴格執行，要求集團采購系統各成員必須遵守本制度所制定之條款。
4.管理規定
4.1業務人員應當遵紀守法，守職業道德和崗位紀律;嚴格執行崗位責任。
4.2業務人員應當熟悉采購工作和相關專業知識;業務人員應當不斷努力提高自己在材料、采購方式及影響采購工作的作業流程上及其他的相關業務知識;業務人員應當積極參加各項相關的培訓活動。
4.3業務人員應當熟悉和了解公司的發展方向、目標與前景;熟悉公司內部、各分公司以及各項工地等的運作情況。
4.4業務人員應當節省采購開銷，提高工作效率;積極投入采購工作，主動開拓材料市場。
4.5業務人員在采購過程中必須真正做到貨比多家(起碼三家)，嚴格履行材料單價對比表制度。
4.6業務人員應當堅持適質、適量、即使和全面的采購原則。
4.7業務人員應努力促進材料供應商或工程承包商之間的平等競爭，在交易中采用和堅持良好的商業準則。
4.8業務人員在工作中應當杜絕相互推委責任的現象。
4.9業務人員應尊重同事的善意忠告和建議，表現出為采購職業一份力量的愿望。
4.9.1業務人員之間應相互配合、積極協調;加強溝通、取長補短。
4.9.2業務人員應服從上級領導工作安排和指揮。
4.10業務人員應敬業樂業，努力提高自身素質和業務水平。
4.10.1業務人員應長期保持整潔、和藹、親切的形象。
4.11業務人員應忠于職守、堅持原則，維護公司的信譽和利益，保證自己的行為不損害公司利益。
4.12業務人員應城市信用、嚴密謹慎、認真負責。
4.13業務人員應當不帶個人偏見，在考慮全部因素的基礎上，從提供最佳價值的供應商處采購。
4.14業務人員應尊重市場公平競爭，規避一切可能危害商業交易的公平性的利益沖突。
4.15業務人員應當誠懇地對待供應商和潛在的供應商，以及其他與自己有商業來往的對象。
4.16業務人員應當嚴厲拒絕供應商或潛在供應商的贈禮。
4.17業務人員不得違反公司制度。
4.17.1業務人員不得疏怠履行職務，推卸或逃避工作責任。
4.17.2業務人員不得虛報工作成績，怠瞞工作問題。
4.18業務人員必須自覺維護公司的合法經濟權益。不得提供虛假材料價格，杜撰虛假理由瞞騙公司。
4.19業務人員不得假公濟私，損害公司利益謀取私利。
4.19.1業務人員不得在其他存在可能存在業務來往的單位兼職;不得以任何形式與公司有厲害管理的經營活動。
4.20業務人員必須城市履行職責。不得利用職務之便為配偶、子女或其他親友從事經濟活動提供優惠條件;不得為供應商謀取不正當利益。業務人員不得與供應商串通損害公司利益。
4.21業務人員必須連接自律、秉公辦事。不得私自接受供應商或潛在供應商的請客、送禮以及任何形式的報酬;不得接受可能影響材料采購活動的各種接待和宴請。
4.22業務人員必須公私分明，嚴格遵守有關公款公物的管理、使用規定。不得將公款公物用與私人開支或使用;不得借用公款逾期不還。業務人員不得以任何形式私分公司財務。
4.23業務人員在采購活動中必須勤儉辦事、厲行節約，不得揮霍公司財產。
4.24業務人員不得超越職權，不得濫用職務。
4.25公司鼓勵業務人員不斷開拓和創新，激勵積極進去和改革者。保障業務人員的餓正常工作秩序。
5.監督與實施
5.1公司對降低采購成本貢獻突出的業務人員給予獎勵。
5.2公司對具保違反崗位紀律與廉正制度的采購經查證屬實的人員給予獎勵。
5.3對違反本管理制度，弄虛作假、謀取私利，收受或變相收受回扣和賄賂的業務人員，公司根據清潔輕重給予同胞批評、記過、減薪、降職和開除的處分。
5.4使公司財產造成損失的，應依法賠償。構成犯罪者，依法追究刑事責任。
5.5對存在不正當競爭行為的不法供應商，公司采取終止貿易合作的單方措施，并對公司的損失保留追究業務人員和供應商連帶責任的法律權利。
6.附則
本制度以集團公司行為規范為準則，根據實際運作情況而不斷作修改完善，以加強對采購的管理。
行政采購流程管理制度（通用7篇）2
1目的
為保證對供應商評估、考核有據可依，確保本公司采購的物品符合采購要求，更好地完善和規范日常的采購工作，從而提高工作效率，最終滿足客戶需求，特制定本程序。
2適用范圍
本公司采購所采購的物品。
3職責
3.1采購：對供應商評估、考核;制定采購計劃、評估請購單及日常的采購工作，并負責采購物品的到位跟蹤。
3.2物流部倉庫：收集采購需求申請，制定請購單。
4定義
無。
5作業內容
5.1采購作業流程(參見附件一)
5.2采購作業內容
5.2.1倉庫根據需要填寫物品填寫請購單交主管審批后交業務運作部采購。
5.2.2采購人員接到經核準的物品請購單，于合格供應商名錄中選擇合適的供應商，編制采購單，經業務運作部主管核準后進行采購。
5.2.5經核準后的采購單傳真給供應商，供應商接到傳真后進行電話或簽字后回傳確認。
5.2.6部分少量物品采購，可電話通知供應商，由供應商記錄后傳真我司采購部確認。
5.3采購物品跟蹤
5.3.1采購部負責對采購的物品進行跟蹤，必要時填寫采購物品跟蹤表。
5.4供應商評估及考核
5.4.1凡和公司有業務往來之供應商，采購部需向其發出供應商評估表，對其公司之合法性、質量管理體系有無建立、公司概況及其經營規模等進行評估。
5.4.2通過本公司評估的供應商，經總經理核準后，列入合格供應商名錄中，以便采購人員采購物品時從中選擇供應商。
5.4.3新開發的供應商，與公司來往2個月后，對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。
5.4.4在公司推行質量管理體系以前有來往之供應商，于公司推行質量管理體系2個月左右對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。
5.4.5供應商之考核結果記錄于供應商考核表。
5.4.6根據考核結果劃分不同的等級，通過本公司考核的供應商，列入合格供應商名錄中，采購時根據其等級的不同作出優先選擇。
5.4.7公司將每隔6個月對本公司的所有供應商進行一次考核，并及時更新合格供應商名錄
5.5采購物品跟蹤表請購單采購單由采購部保存1年
6附件
6.1附件一采購作業流程
6.2附件二請購單
6.3附件三采購物品跟蹤表
6.4附件四供應商評估表
6.5附件五供應商考核表
6.5附件六合格供應商名錄
7參考文件
7.1文件管理程序
7.2質量記錄管理程序
行政采購流程管理制度（通用7篇）3
為加強工程材料設備采購的管理，根據國家有關法律法規的規定，結合公司的實際情況，制定本制度：
一、項目技術部是工程材料設備采購管理的.第一責任部門，具體工作由項目技術部會同投資發展部完成。
二、對于大宗材料、大型設備的采購，必須進行公開招標或邀請招標。通過考察綜合評選，采用相對價格較低、保證質量的材料和設備。
三、對不適宜招標項目的少量材料設備，要進行詳細地考察了解，選擇合適的產品。
四、對工程所需的材料、設備，應根據需要數量、規格、使用時間等作出采購計劃，周密布署，確保工期。
確定工程材料設備采購供貨方后，應簽定詳細的供貨合同，內容包括產地、品牌、等級、數量、價格、型號、供貨時間等，按照合同規定，保證及時供貨。
五、工程用材料設備設專人管理，材料、設備進場后及時辦理驗收、入庫手續。對不合格的材料、設備嚴禁辦理入庫手續，材料、設備領用辦理出入庫手續，辦理后及時把材料、設備出入庫手續送交財務部，保證帳物相符、帳帳相符。
六、供貨方應及時提供工程材料設備的證明和有關票據，以便結算入帳。
七、項目技術部及其駐工地代表嚴格對進場工程材料設備進行監督和檢查驗收，確保工程質量。
行政采購流程管理制度（通用7篇）4
為加強本單位設備管理工作，提高設備采購管理的計劃性和透明度，經黨組研究決定，成立設備采購小組，對本單位設備采購實行如下管理辦法。
一、適用范圍
本辦法適用于常年使用的采編播設備、器材和大宗辦公設備的采購管理。
二、申購程序和采購管理辦法
1、制訂計劃
設備器材采購應有計劃，避免盲目性和零敲碎打。每年底，各有關部門應將第二年擬采購的設備器材的計劃報設備采購小組;年中需添置的設備器材，有關部門也應預先擬定計劃報設備采購小組。
2、申購計劃單應寫清以下主要內容：
1)儀器名稱(包括附件、備件);
2)型號、規格、數量、預計單價;
3)生產廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話;
4)申請購置理由;
5)技術質量標準程度;
6)本單位有否此儀器設備;
3、審查批準
1) 申購計劃由設備采購小組匯總并簽注意見，大宗設備需黨組研究決定后由采購小組采購并報辦公室備案。
2) 凡屬國家�？氐膬x器設備，經黨組研究批準后由設備采購小組負責向有關部門辦理申報手續。
三、采購管理
1、 設備采購小組根據經批準的申購計劃，確定專人，以單位各義盡快與廠商取得聯系，采取“貨比三家”，原則進行供方評定，在技術質量、價格、售后服務、付款方式、送貨方式等方面進行綜合比較，確定購買商家后報主管領導同意，再簽訂購貨合同，辦理財務手續。各部門不得自行簽訂購貨合同，否則財務將拒付款。
2、 驗收與入庫管理
收到提貨通知單后，由設備采購小組安排提貨，通知有關職能部門組織人員進行驗收和安裝調試，驗收的內容包括：1)包裝有效性;2)整機完整性;3)配套材料;4)零配件數量;5)使用說明書、圖紙、有關資料及產品合格證書，并詳細填寫驗收單，根據發票辦理財務報銷、入庫手續和財產登記入冊。設備器材入庫必須由有關職能部門確定專人接收保管，明確保管責任。
3、退貨
設備器材在驗收和安裝調試中發現質量問題、殘缺零件及資料不全等由設備采購小組負責與生產廠家、外商、商檢等有關部門辦理退貨、索賠或追補等事宜。
本辦法由本單位辦公室督查。
行政采購流程管理制度（通用7篇）5
總經理辦公室負責按《采購管理程序》對本公司的采購活動進行控制，保證所采購的物資或服務符合要求。
1.總經理辦公室為保證所采購用于服務的物資、材料符合要求;應向采購人員明確采購要求，確保采購活動處于受控狀態。應包括：
a.對所采購的物資、材料指定品牌。
b.明確所采購物資、材料名稱、數量、型號、價格。
c.如果可行也可以指定那些質量可靠、信譽好、價格合理的零售商為我們的合格分供方。以上要求必須文件化。
2.各部門在采購分供方的服務時，首先應對分供方的能力能夠滿足我們要求進行評估，只有確認分供方有能力滿足我們要求時，才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務。
3.采購合格服務活動時，必須向合格方供方明確我們的要求，而且這些要求必須是書面文件化的。
4.采購合同、文件只有經授權人批準后方能生效執行。
5.對采購的物資、材料、服務按《采購管理程序》進行驗收。
行政采購流程管理制度（通用7篇）6
第一、采購管理辦法
一、本公司物資部之采購依本辦法辦理。
二、采購組根據工程部排定之物料計劃，并計算本月應采購數量。
三、根據工程部送來之物料計劃內本月份采購數量填寫請購單，經總經理核章后將請購單送采購員辦理采購事宜。
四、接到請購單后，采購組應根據品名規格積極尋找供應商，原則上每一物料應尋找三家以上之供應商，進行比價格、比質量，其必須具備之資格如下：
1、必須是有限公司。
2、必須做過其他公司之物料及零件，且目前尚繼續在供應者。
3、必須自備車輛。
采購員于訂購前應確實調查該供應商之信用程度、交貨情形、品質情況，并將供應商資料報告呈總經理批示認可后進行訂購。對于特殊規格物料、使用量很大之物料以及獨家供應之物料，于采購前尤需注意供應商(協力廠)之調查工作，必要時得協調工程部、地產部、地盤經理(工程師)與品管人員共同前往考察調查。
五、經比價格、比質量決定供應商后，經雙方同意后，與供應商洽談合約，合約起草，主管副總經理審定合約后交總經理(或授權人)簽約后方能物料訂購。
六、物料進倉及使用前均須抽樣檢驗，以斷定物料之水準，依據品管質量、數量驗收合格予以收貨;對品管質量不合格者，不予收貨，退回供應商提出交換。
七、物資采購人員(倉庫管理驗收員)在業務交往上必須遵紀守法、廉潔奉公，嚴禁假公濟私、索賄受賄，一經發現按公司規定處理，嚴重者移交司法部門處理。
第二、采購程序
1、物料管理部門開出采購單，給采購組。
2、決定購買些什么物料以及購買多少數量。
3、研究市場狀況，并找出有利的購買時機。
4、決定物料供應來源以進行采購事項。
5、以詢價、報價、比價決定有利價格，并選取供應商。
6、與供應商簽訂采購合約并開立訂購單。
7、監督供應商準時交貨。
8、核對并完成采購交易行為，根據驗收單或品質數量檢驗報告，核對供應商交貨狀況，并對不良品設法加以處理。
9、內購與外購在采購管理之精神大致相同，惟外購程序必須透過出口程序及作業手續。
第三、采購員業務職責
一、尋找物料供應來源，并分析物料市場。
二、與供應商洽談，并安排工廠參觀，建立供應商(協力廠)之資料。
三、要求報價與進行議價。
四、獲取所需之物料。
五、查證進公司物料之數量與品質。
六、建立采購業務進行順遂所需要之資料。
七、了解市場趨勢，并搜集市場供給與需求價格等適切資料加以成本分析。
八、呆料與廢料之預防與處理。
第四、倉庫管理守則
�、盼唇涷炇罩锪喜坏么嬗趥}庫內。
�、莆锪蠎榔浞N類、性質、體積、重量及流動性等排列整齊，放置適當之處，以便領用及查點。
⑶凡有危險易燃物品應特殊儲存，并應與其他物料隔離。
�、确矊賰x器及特別貴重之物料，應儲存于箱內并予加鎖。
�、晌锪蟽Υ嫣幩鶓３智鍧嵏稍铮悦馕锪衔廴净蚴艹薄�
�、饰锪现l放或領放，依照公司規定，無關人員不得任意進入倉儲區域，不按公司規定手續辦理者，物料不得出庫。
⑺倉庫不得攜入任何易燃物品，并禁止抽煙。
⑻倉庫內外附近，應備用消防設備，以策安全。
�、蛡}庫應加強防衛，以防盜竊。
第五、進料驗收管理辦法
一、本公司對物料之驗收入庫均依本辦法。
二、協力廠商或供應商送交物料時必須填寫送貨單一式二聯，詳細寫明送貨內容與訂購單據號碼，連同統一發票與所送交之物料送到物資倉庫之收料處。
三、收料員核對統一發票、訂購單與送貨單無誤后，再核對供應商資料卡是否有超交之現象。收料員在核對無誤后，在送貨單一式二聯上簽章，將第一聯送貨單退供應商以為送貨之憑證，第二聯收料員留存，之后將送貨單之內容轉記入供應商資料卡內。
四、收料員將進料驗收單之號碼抄錄在該物料貨品上，同時在送貨單上亦填入進料驗收單號碼、收料日期。
五、收料員根據送貨單第二聯填記進料驗收單一式三聯，并載明下列各項目：⑴物料編號;⑵品名規格;⑶交貨者名稱;：：⑷統一發票號碼及年月日;⑸交貨數量;⑹實際接收數量;⑺訂購單號碼;⑻收料日期。
六、收料員若發現送來之物料混有其他物料或其他特殊情況，必須在進料驗收單接收狀況欄內書明，以為品管檢驗參考。
七、收料員于填入必要內容并核章后，將進料驗收單第一、二、三聯送物料計劃員。
八、物料計劃員根據進料驗收單在物料訂購、運輸、接收記錄上填記進料驗單編號、收料日期以及接收記量后將進料驗收單第一、二、三聯立即送往品質檢驗員。
九、品質檢驗后將合格品總數填入進料驗收單一至三聯，經品質主管核章后，第一
聯進料驗收單由進料品質檢驗單位自存，并送物料計劃員登記良品總數，計算訂購余額于物料訂購、運輸接收記錄后將進料驗收單第一聯轉送帳料員，帳料員根據進料驗收單內良品總數轉記存量管制卡入庫數量欄，并填具入庫日期與進料驗收單號碼后存查。二至三聯送收料員將交貨實況填入供應商資料卡交貨資料各欄后，將進料驗收單二至三聯連同統一發票送倉儲員辦理入庫手續。
十、倉儲員核對物料數量與合格品總數是否相符，于安排物料進入倉庫后在進料驗收單二至三聯合格品實數欄蓋倉庫接收章，將進料驗收單二至三聯送請物料主管核章。
十一、物料主管核章后之進料驗收單第二聯送采購部門。
十二、進料驗收單第三聯連同統一發票送會計部門以為付款之憑證。
十三、外購品于采購組收到提單時立即將所附之發票影印一份給物料組，經物料計劃員登記入物料訂購、運輸、接收記錄后轉送收料員。于物料運達時，收料員根據影印之發票，核對入倉之外購品，并將交貨實況填入供應商資料卡，以下進料驗收程序與內購品處理程序相同。
十四、無論是向協力廠商或供應商采購之物料，送交倉庫決定驗收前，對該物料之價格、數量、品質、交期或其他交易條件與訂購單所載明之交易條件、采購規范相核對，以查驗該批物料允收或拒收，才給予驗收進倉。
驗收處理程序如下：
(一)先行檢查協力廠商或供應商所送來之各種的發票、交貨證件是否齊全，交貨數量與訂購單或交貨單上所載數量有否誤差，如有誤差，不應該進一步加以驗收。
(二)運到物料卸入驗收地時，即應先核對包裝箱上所記載之收件人是否相符;物料名稱、數量與交貨證件所列是否相同;包裝是否完整(在運貨途中，是否被打開過);每箱物料之毛重與凈重是否與交證件相同……凡此種種均該逐一核對。發生誤差，立即注明清楚，并聯絡協力廠商(供應商)補足，必要時須沿請公證。
(三)開箱拆開包裝，物料內容與交貨文件應該核對物料名稱規范是否相符。對于所交物料有混淆或夾雜其他類似之物料或零件短缺，或零件破損不堪，均應加以注意，并將詳情寫在物料驗收單上，以為驗收工作處理當中之重要資料。
(四)依公司之規定在一定期內進行全檢或抽樣的工作。
(五)經進料驗收單位或委托其他檢驗單位試驗物料之品質，其結果寫在物料驗收單上。
(六)根據物料驗收單上品質檢驗之規定，判定該批物料為允收或拒收。
(七)如品質驗收合格，數量無誤，應即辦理登帳進庫，予以收貨。
十五、超交之物料以退回為原則，但得以考慮讓供應商寄存，而不作進料驗收之處理。
十六、收料員根據每天進料情形填寫物料外暫收品日報表，一式四聯，第一聯收料員自存，第二聯送物料計劃員，第三聯送品管員，第四聯送采購員。采購員根據日報表，與物資主管商討對超交物料的處理辦法。
第六、倉庫盤點管理辦法
一、盤點之目的
(一)資產之管理
1、查明各項物品、材料、固定資產之可用程度，以達到有效利用資產的目的。
2、利用盤存、清點物品重新妥置庫存物品，使之和計數帳順序配合達到管理之目的。
3、核對現有存貨、固定資產等與帳上記載數目是否一致，以把握公司資產之準確性。
4、為下期生產(工程)計劃之依據。
5、最低與最高存貨量之把握。
6、不良品、呆滯品之發現。
(二)資料金額之確定
1、確定各項資產之真實價值，以利成本之計算。
2、據以編制資產、存貨之明細表。
3、精確計算利潤中心之利潤，以考核各中心之貢獻實績。
二、實施時間規定
每年實施二次：六月三十日及十二月三十一日。
三、人員組織
(一)公司派財務主管人員負責。
(二)物資部經理(或副經理)、采購人員。
(三)倉庫管理人員。
四、盤點報告
(一)負責人應將盤點明細表(只限材料、半成品數量表)繳交，以憑核對而利督導。
(二)盤點完畢當天應將全部盤點卡分類，依編號順序連同空白未用之盤點卡交給復檢人員交帳務員整理。
(三)各倉管員應于盤點后三日內造具盤點明細表三份，兩份送會計(造冊時請按計數帳、材料帳編號及盤點卡順序填寫)，一份自存。
(四)負責人應將存貨、資產逐項檢驗，若有錯誤或遺漏之處應隨時會同財務部對其進行更正或復查。
第七、倉庫領料及發料管理辦法
物料由物資部根據工程(生產)計劃，將倉庫儲存之物料，直接向生產現場發放之現象，稱為發料。物料由生產部門現場人員在某項工程制造之前填寫領料單向物資部領取物料之現象稱為領料。
一、本公司材料、零件領用、發放依本辦法辦理。
二、工程(生產)人員根據工程計劃所需填制領料單，核章后向物料倉庫之管理人員洽領物料。
三、物料管理人員接獲領料單后，一面核對一面準備物料，將物料送往工程部門。
四、工程領料人員核對物料數量、規格與領料單相符，在領料單上簽收。
五、物料管理人員在無特殊情況時，備料與發料應優先發料送往工程單位。
六、在備料發料過程中，發現物料短缺或待料情形，物料管理員必須立即采取行動，一方面將缺料情形告知采購部門，一方面向供應商催貨。若短缺之物料已進倉，物料管理人員應立即安排檢驗，將檢驗后之物料送往工程部門，無論如何嚴禁工程部門人員自行向進料檢驗人員領料，進料檢驗人員亦不得擅自發料。
行政采購流程管理制度（通用7篇）7
1.0目的
保證供方提供的物資和服務符合組織要求達到的規定標準，對產品服務的最終實現提供優質保障;
2.0適用范圍
適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務的管理;
3.0職責
3.1管理部根據實際情況，選擇物資供應商和供方，并進行供方評審確定物資供應商和供方名單;
3.2辦公室負責員工標識、辦公用品等物資的采購，管理部負責其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;
3.3各相關責任部門負責物業管理過程供方提供服務的控制;
3.4各倉庫由各部門(管理處)負責管理，倉管員負責各類已采購物資的質量、數量、驗收及采購物資的保存;
3.5總經理負責審批《物資采購計劃單》;
4.0程序
4.1供方評審
4.1.1相關專業人員配合管理部選擇物資供應商或服務供方，選擇依據包括但不限于：
a)公司現狀及發展目標;
b)供方基本情況，例如服務態度、營業執照及地理位置等，服務供方還應考察人員基本素質及服務水平是否能達到公司要求;
4.1.2管理部組織人員進行供方評審，評審內容包括但不限于：
a)營業執照和產品經營資格證書或執業資質證書;
b)顧客滿意率及行業中的聲譽和口碑;
c)有人員和設備能保證及時提供配件和售后服務，從業人員的持證上崗率合格;
d)評審時的物資樣品質量達到100%，現場操作人員服務質量達到100%的合格;
e)在保證質量的前提下考慮價格;
f)評審完畢，管理部填寫《供方評審報告》;
4.1.3評審合格的物資供應商在《合格物資供應商名單》中登記，合格服務供方在《合格供方名單》中登記。不合格者，由管理部填寫《不合格報告》不予登記，《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》由管理部編制，總經理審批;
4.1.4管理部對評審合格的物資供應商和供方每年進行復評，填寫《物資供應商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續提供合格產品的能力，復評不合格者，應從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中除名。
4.2各部門、小區與合格的服務供方簽訂服務分包合同時在合同中應明確：
a)提供服務的范圍、期限、質量要求;
b)公司對供方所提供服務的監督方法和供方的保證措施;
c)雙方的權利和義務;
d)違約責任，賠償等事項;
4.3當合格物資供應商和供方在提供產品或服務中出現問題時，各責任部門應會同采購人員采取以下措施，以保證產品、服務符合要求：
a)與供應商或供方溝通，要求其采取糾正措施將出現不合格產品的機率降至最低，必要時向其提供一定的幫助。
b)嚴密采購的驗證或檢驗過程，嚴格監控供方提供服務的過程。
c)根據合同限制或停止物資供應商供貨/供方的服務，并從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中另選供應商或供方以保證產品實現。
4.4 采購
4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;
4.4.2綜合辦根據各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月，
《物資采購計劃單》，《物資采購計劃單》應包括：采購物資的名稱、型號、規格、數量及所購物資的質量等級和要求;
4.4.3采購人員根據《物資采購計劃單》內容在《合格物資供應商名單》中選購，如果該物資無法在合格的物資供應商中選購時，采購人員應上報綜合辦經理，由綜合辦經理組織人員重新選擇物資供應商進行臨時評審，臨時評審準則根據實際情況而定，至少應包括供方評審內容中的a、d項;
4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領取本月所需物資，如遇突發事件需另外購買時，部門(管理處)負責人可決定臨時購買，但應向綜合辦經理說明，各小區管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購，大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;
4.4.5服務供方項目應由相關部門根據顧客要求進行評審，并填寫《服務分包申請計劃》、《服務分包申請計劃單》包括：服務項目范圍、質量要求、期限等，經授權人審批后報管理部。
4.4.6綜合辦根據《服務分包申請計劃單》內容在合格的供方名單中選擇適當的供方。
4.5物資的驗證與接收。
4.5.1所有采購的物資，由有關采購部門或申購部門根據具體產品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標準分別對產品進行驗證，并記錄驗證結果，及時通知倉管員進行檢驗和入庫，倉管員按《采購物資檢驗規程》進行驗收。
4.5.2如果有必要在供方現場檢驗時，應檢驗合格后進行記錄才給予放行。
4.5.3對于服務分包項目應由分管部門在服務過程中對其服務質量進行定期和不定期檢查，其中屬一次性分包服務項目如：外墻清洗，管理處必須加強過程的連續監控和采取竣工驗收，明確其是否符合有關規定和合同的要求。
5.0相關文件
a)《合格物資供應商名單》qr-c
b)《合格供方名單》qr-c
c)《服務分包合同》
d)《物資供應商評價報告》qr-c
e)《供方評價報告》qr-c
f)《物資采購計劃單》qr-c
g)《服務分包申請計劃單》qr-c
h)《采購物資檢驗規程》
i) 《供方評審報告》qr-c
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