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基于三位一體的內部控制管理研究
[摘要]本文針對內部控制理論研究和實務運用中所存在的問題,提出了三位一體的內部控制管理模式,以探討加速我國內部控制理論和實務建設的途徑,推進我國內部控制的快速發展。[關鍵詞]內部控制設計管理;內部控制運行管理;內部控制評價管理
內部控制作為企業自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在世界上得到廣泛應用,并且發揮著越來越重要的作用。
目前我國理論及實務界也掀起了對內部控制研究的熱潮,有許多專家學者提出了內部控制框架的構想。劉明輝教授(2001)提出內部控制的整體框架由四個部分組成,即治理控制、管理控制、管理信息系統、企業文化。閻達五、楊有紅教授(2001)提出。建立和完善內部控制應該抓住關鍵因素,有步驟、分重點地構建內部控制體系,關鍵因素包括:健全管理機構、確立董事會在內部控制框架構建中的核心地位、內部審計機構設置與科學定位、強化預算管理等。朱榮恩教授(2001)提出,單位內部控制可由三部分組成,即組織結構、人員管理、業務程序,并且認為當前重點是要加強企業業務程序的內部控制。鄭石橋博士(2003)認為,內部控制是管理機制的組成部分,即融合于管理機制之中的內部控制。谷祺、張相洲教授(2003)認為。內部控制是由制度、市場、文化三個維度構成的有機系統。楊雄勝(2006)認為,培養單位員工的忠誠是現代內部控制研究的出發點,強調了員工積極性在內部控制方面的重要作用。章鐵生(2007)在其信息技術條件下的內部控制規范:國際實踐與啟示一文中認為,我們可以根據我國信息化的發展現狀和趨勢。充分借鑒有關信息技術控制模型,發展出我國實用的信息技術條件下的內部控制模型。
國內外學者和實務工作者主要對內部控制框架的目標、要素、程序等有關方面進行了研究。但是沒有一個簡潔、實用、有效、統一的內部控制管理體系研究。因此,筆者提出了三位一體內部控制管理模式。
一、“三位一體”內部控制管理模式構想
所謂“三位一體”內部控制管理,是指對單位內部控制的設計、運行和評價活動,進行科學的策劃、組織和協調,從而使內部控制達到完善、高效發揮作用的一種管理活動。
(一)融合型內部控制管理理念和嵌入式內部控制方法
推行三位一體內部控制管理模式。要做到“一個觀念”、“一個方法”、“三個管理”。
1 所謂“一個觀念”,就是要樹立內部控制與其他管理活動融合的觀念。在這種觀念的指導下,各種管理活動中要充分體現內部控制的理念和方法,以便使各種管理活動都起到內部控制的作用。單位的內部控制制度根據實際需要可以單獨制定,也可以不單獨制定。但要能夠確保內部控制切實發揮其應有的作用。這樣既可以避免內部管理制度的重復制定,又可以避免增加不必要的管理成本。
2 所謂“一個方法”,就是采用將內部控制嵌入各種其他管理活動的技術方法。內部控制不是附加的。而是嵌入的。內部控制是企業經營過程的一部分,與經營過程結合在一起,而不是凌駕于企業的基本活動之上,它使經營達到預期的效果,并監督企業經營過程的持續進行。當內部控制嵌入企業的基層組織并成為企業核心部分時是最有效的。控制應該是“嵌入式”的而不是“流于表面”的。
3 所謂“三個管理”,是對內部控制的設計是否完善。內部控制的運行是否有效,以及內部控制的評價是否到位進行三位一體的管理,其目的就是促使單位的內部控制三位一體形成合力,發揮更好的作用。
(二)三位一體內部控制管理操作模式構建
三位一體的內部控制管理模式構想如下:以融合的內部控制管理理念和嵌入式的內部控制方法,統領內部控制設計、內部控制運行、內部控制評價三大管理,目的是使內部控制的設計、運行和評價更加有效。
二、“三位一體”內部控制的設計管理
(一)轉變觀念,確立正確的內部控制意識
內部控制弱化的一個重要原因就是沒有正確的內部控制意識。結合已發布的《內部會計控制規范》。企業應著重確立風險意識。企業發展中存在著經營虧損甚至經營實體破產等風險。因此。應將風險意識作為內部控制的一項重要內容予以規范,設立關鍵環節風險控制點,并采取風險識別、風險評估、風險分析、風險化解、風險預警及風險報告等措施防范風險。
(二)健全內部控制制度,建立符合國情的內部控制體系
隨著現代化建設的不斷深入,企業面臨的新情況新問題越來越多。這不僅要求我們對國內已有的內部控制理論進行總結,還要求我們學習和借鑒國際上內部控制的先進理論,汲取其精華。同時。對國內已發布的《內部會計控制規范》和即將發布的《內部控制基本規范和具體規范》,進一步建立健全相關操作細則,從而逐步形成一個較完整的內部控制規范體系,對我國所有單位的內部控制制度建設起指導和規范作用。
(三)準確理解內部控制定位,確保內部控制有效實施
財政部已發布的《內部會計控制規范——基本規范》、《內部會計控制規范——貨幣資金》等已對內部控制進行了明確的定位。即“以單位內部會計控制為主,同時兼顧與會計相關的控制”,同時。也對內部會計控制的內容進行了概括的說明,這將有利于準確理解和具體把握內部會計控制的定位及內涵。尤其是2007年財政部新制定并廣泛征求意見的《企業內部控制基本規范和具體規范》的發布。為企業的內部控制實行將起到積極引導和示范作用。
三、“三位一體”內部控制的運行管理
(一)內部控制運行全員覆蓋管理
按照全員參與的內部控制管理理念要求,內部控制運行中人人都是施控主體,人人又都是施控對象。尤其是治理層,高管層,管理層首先帶頭垂范。要充分發揮制度管人,民主監督,權利制衡等有效方法,不允許有任何例外人員置身于內部控制活動之外;要充分調動全體員工的內部控制積極性(學習型生態)。積極營造和諧的內部控制氛圍。確保內部控制網結和網眼綱舉目張。
(二)內部控制運行全業務覆蓋管理
按照嵌入式的內部控制管理方法要求,所有的業務活動都應該置于內部控制的效能之下。按照成本效益原則,對所有的經濟業務要主次分清,區別對待。對于重點業務和重點部位要重點從細控制,對于一般業務和一般部位可以從簡控制,以達到既經濟合理。又可有效防范風險之目的。要充分利用管理信息化技術(IT)平臺的優勢。積極構建嵌入式內部控制管理系統,以實現內部控制的全業務的適時控制及適時評價,確保單位各項業務的健康有序進行。
(三)內部控制運行信息反饋管理
良好的信息溝通是事業成功的保證。內部控制的有效運行也需要良好的信息溝通。信息不對稱現象非常普遍,幾乎存在于所有社會經濟領域,信息不對稱的存在使得大量的信息失去時效性,同時信息不對稱為舞弊者實施并掩飾其舞弊提供了便利條件。因此。 對于內部控制而言,克服信息不對稱,加強信息溝通反饋,是加強內部控制的一個重要手段。溝通反饋信息系統應能確保每個人都清楚地了解內部控制制度的各項規定、它們如何生效,以及他在控制系統中所扮演的角色及所承擔的責任;員工應知道他所負責的活動是怎樣與他人的工作發生關聯的;員工還應擁有在組織中向上溝通重要信息的方法。建立一個良好的信息和溝通系統,可以使組織及時掌握營運情況,提供內容全面、及時、正確的信息,并在有關部門和人員之間進行溝通。
(四)內部控制運行的修正管理
內部控制系統建立之后,不能保證一勞永逸,還需要經常的“呵護”。因為組織已有的內部控制一般都是為那些重復發生的業務類型而設計,因此可能會對未能預料到的業務類型失去控制能力。這就會導致原有的控制程序對新增的業務內容失去控制作用。由此可見,內部控制今天也許能有效發揮作用,但不能保證該控制明天或明年仍然有效,因此要定期對組織的內部控制進行評測與修訂。
(五)內部控制運行的獎懲管理
激勵機制是一個系統,激勵機制設計要對各層次的激勵機制進行設計。激勵機制設計也是一種使員工主動不舞弊的控制措施,是高層次的內部控制。它的基本邏輯是,人要用非法手段謀取個人利益時。會有一個思想上的自我平衡過程。當他認為自己付出的多而得到的少時,采用非法手段謀取個人利益的可能性就會增加。如果企業能夠以業績為基礎。合理地確定報酬結構,使員工有一種公平感,則大多數人要用非法手段謀取利益的自我平均就無法做到,從而也就會大大減少錯誤和舞弊現象的發生。所以,業績評價激勵機制是一種使員工主動不舞弊的控制措施,是高層次的內部控制。
四、“三位一體”內部控制評價管理
加強對內部控制的監督檢查和評價管理,是內部控制有效運行的可靠保證。主要包括以下幾個方面:
(一)領導要高度重視內部控制的評價工作
企業主要領導要大力倡導和支持設立專門的內部控制管理機構或指定專門的內部控制管理人員,對內部控制制度執行情況進行監督檢查,建立健全監督檢查制度。內部控制是一項長期的、涉及諸多經濟內容的系統工程,而相對獨立的專門機構或專門人員、可行的監督檢查制度能較好地保證內部控制系統正常、有序地運行。
(二)內部審計部門是內部控制評審的主力軍
COSO報告認為,內部控制制度是一個貫穿整個經濟實體管理的系統,所有部門、崗位都在其中充當著角色。內部審計也不例外。而且。內部審計在評估內部控制有效性中充當著重要的監控角色,既要評價內部控制是否有效,提出完善內部控制制度的意見。又要檢查內部控制執行情況,督促執行內部控制。內部審計部門應該擔當起這個重任,使整個單位的內部控制系統能夠有效地發揮作用。
(三)財政部門應加強對內部控制的指導和檢查
財政部門制定的有關內部控制的法律法規,對單位內部控制有著規范和指導作用。同時,財政部門就有關內部控制而進行的各項檢查及驗收工作等。又能從外部有效地促進各單位內部控制規范的實施,促進內部控制作用的發揮。
內部控制是各單位一種很重要的管理活動之一,國外國內都有很多理論和實踐的研究,而且各國政府也都給予了較高程度的重視。但縱觀內部控制的昨天和今天,可以坦率地說。簡潔的、有效的、成熟的內部控制管理理論和方法還是處于幼稚階段,有待并急需對內部控制管理框架及實踐活動進行研究。筆者所構想的三位一體內部控制管理模式,只是在理論上作了一些初步探討,有待實踐的進一步運用、檢驗和完善,也有待各位專家同行的指教。
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