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地方文獻采訪工作諏議
地方文獻的采訪工作是地方文獻工作中最重要的環節之一，它與圖書館一般工作相比地方文獻采訪工作具有最明顯的獨特之處。
一、地方文獻的基本概念
什么是地方文獻？根據首都圖書館北京地方文獻部采訪條例的規定，地方文獻是指在內容上具有地方性，同時又具有重復使用價值的文獻。
地方文獻是特定區域內歷史資料和現實資料的總合，它反映了特定區域內自然環境與社會環境的沿革、發展及其現狀。在自然環境方面，它應全面反映一個地區所能觀察到的天文現象、地質水文結構、地形地貌、氣候與氣象、物種資源等等；而在社會環境方面，它則應反映該地區的人文地理、歷史、社會經濟、地方政治、社會結構、民俗、地方文化、教育、衛生、體育，以及宗教、方言等各個方面�？梢娖渥畲蟮奶攸c，在于文獻內容所體現出的鮮明的地域性。只要具備這一特點，文獻就具備了被確認為地方文獻的基本條件。至于文獻形式、文獻載體、出版地、出版者乃至文種等等，都不是鑒別地方文獻的重要標準。
地方出版物（或稱地方著述）和地方文獻是兩個局部交叉的不同概念，其主要內容未曾涉及到本區域的地方出版物不能視為地方文獻。需要在地方文獻系統中反映地方出版事業時，可采用地方出版目錄的形式。同樣，在表現地方文化事業水平的時候，地方人士著述也不必一概收入，而應通過地方人士著述書錄的形式予以反映。
地方文獻中“地方”的概念基本上以現行的行政區劃為準，其中地質、水文、氣象、資源等個別類目可適當放寬界限。
地方文獻采訪人員必須清晰地了解地方文獻的不同類型。
首先應著眼于文獻內容中所含地方信息的密度以及文獻價值。專門記述地方事物的文獻、我們稱之為核心文獻。如地方志、地方史、地方人物傳記以及各種專門的地方史料。這類文獻中所含地方信息的密度最大，使用效益也相對好一些。另一類文獻，其內容在某種程度上涉及到地方事物，稱為輔助文獻，有兩種表現形式，一種是行政區劃上的包容關系，如省志之對于市縣級地方文獻；一種是專業內容上的包容關系，如《物侯學》或《地方病學》中所涉及到的地方資料。這類文獻中所含地方信息的密度相對下降，但由于文獻總量大，或是專指性較強，對于使用者來說，其文獻價值是不容忽視的。第三類文獻，是進行地方研究不可缺少的背景文獻（或稱基礎文獻）。如野史和筆記，以及廣義的史料匯編等等。這類文獻中地方信息的密度更小，但卻包含了一些其他文獻中不具有的重要內容。并且，將對于地方的研究置之于更廣大的領域，開拓了研究者的視野。在組織地方文獻藏書建設的時候，核心文獻、輔助文獻和背景文獻各占多大比例為宜？各地情況不同。根據北京地方文獻工作的實踐來看，在歷史悠久，文化事業比較發達的地區，這三類文獻所占比例似應以4：4：2或3：5：2較為適宜。
當代圖書館地方文獻形式，包括專著、報紙、期刊、會議錄、文件匯編、學位論文、科技報告、輿圖（含氣象圖、地質圖等專業圖紙）、影片、照片、幻燈片、錄音帶、錄象帶、圖冊、印譜、拓片、樂譜、譜牒、簿記、日記、書信、證券、商標、戲劇說明書以及專用的參考檢索工具書等等。檢索工具包括具有地方內容的專業詞典、書目索引、年鑒手冊、表譜名錄，以及反映本地各收藏單位的藏書目錄或聯合書目。
地方檔案也是地方文獻的一種典型形式。鑒于地方黨政機關和企事業機關團體日常產生的文書檔案都有專業的檔案機構系統收存，因而在地方文獻的采訪工作中可略過那些正式的文書檔案，而專門收集譜錄、簿記、日記、照片和書信等社會檔案和私人檔案。 從文獻載體的類型劃分，圖書館地方文獻包括紙本（含寫本、抄本、手繪本、拓本、印刷品）、磁記錄品（磁帶和磁盤）、照片、縮微品和靜電復印件，其中，印刷品仍然占有最大的比例，近年來，照片、縮微品和靜電復印件所占比例正大幅度地增加。
從文獻的生產者或是文獻的出版和發行方式來劃分，地方文獻中包括公開出版物、非公開出版物和非出版物三個部分。公開出版物內容穩定性較好。易于獲得。非公開出版物地域性強，針對性強，信息密度大，在全部地方文獻系統中是非常引人矚目的一類文獻，其出版頭緒紛繁，全面掌握這部分文獻的出版信息具有一定的難度。非出版物又稱特種文獻，是指不以出版為目的，而在社會生活、經濟生活中自然產生的文獻。如簿記、日記、文稿、書信，以及文契、證券、商標、戲劇說明書和產品說明書等。此類文獻多系原始記錄，內容可靠，針對性強，并具有一定的文物價值。但特種文獻的產生、流傳、聚散的脈絡更難于把握。
二、地方文獻來訪的基本方法
地方文獻藏書系統的建設，無論是新建還是續建，都應有一份盡可能完整的地方文獻知見書目作為工作的基本依據， 從而作到心中有數。這種基本目錄的制定，實際上是對地方文獻源的一個系統調查。當年杜定友先生在收集廣東地方文獻之初，便先行編制了四種書目索引，即：（1）廣東史料索引；（2）鄉賢著述索引；（3）人名傳目索引；（4）本省刊物索引。北京市昌平縣圖書館在籌建地方文獻專藏之前，也建立了《昌平地方文獻知見書目》和《昌平地方文獻報刊資料索引》。根據這種基本目錄，采訪人員可以對現存地方文獻的品種及其收藏地點一目了然，并可進一步去分析、研究、掌握地方文獻產生及流傳的特點，亦即地方文獻的源和流。 從而可以制定出科學、有效的采訪方針和采訪條例。同時，便可按圖索驥，對地方文獻專藏進行最初的，也是最基礎的建設。并憑目錄對地方文獻進行情報控制。 地方文獻的專職采訪人員，必須了解地方文獻產生的源和流。對于當代地方文獻生產和傳播的方式，尤其要有非常全面的了解，唯其如此，才能夠運籌帷幄，或據守津要，或朔源而上，既不致發生重大的漏采現象，又不會盲目行動，造成大量無效勞動。
對于公開出版物，通常是依據征訂書目，采用定購的方式予以收集，與公共圖書館一般采訪工作相似。不同之處在于，采訪人員首先要判斷某一特定文獻是否屬于地方文獻的范疇。如果征訂書目所提供的信息不足以使采訪人員確認其為地方文獻時，應作為存疑問題保留，待文獻正式出版后予以確認。
地方出版物是非常值得重視的一個地方文獻源。由于地方文獻和地方出版物都是地方公共圖書館的收藏重點，應爭取在地方政府的支持下，制定有關地方文獻呈交制度的地方法規。有了這樣的法規，除地方出版物可全部納入館藏外，所有地方文獻的收集工作都將成為依法辦事。
對于非公開出版物和出版物的采集，關鍵在于建立有效的情報控制。在有關地方文獻呈交制度的地方法規制定之前，全憑采訪人員去溝通一條條的采訪渠道，以建立地方文獻的采集網絡。采集的手段可以多種多樣：對于國家機關團體，多采用無償征集的方式。如需收取工本費，亦可酌情付給。對于個人手中持有的文獻，可采取收購的方式，亦可采用以物易物的交換方式。當然，無償捐獻，政府予以表揚
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