企業會計電算化與內部控制

企業會計電算化與內部控制

企業會計電算化與內部控制1

電算化是以機為主的當代電子技術和信息技術到會計實物的簡稱。是上電子計算機代替人工，實現記帳、算帳、報帳、查帳以及部分需由人腦完成的對會計信息（數據）的統計、、判斷乃至提供決策的.過程。基于它本身的特點，與原始的帳本相比，具有運算速度快、存儲容量大、高度數據共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數據分析準確等特點。它的使用，可以節約大量大力、物力、時間。

企業會計電算化與內部控制2

　　會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實物的簡稱。是上電子計算機代替人工，實現記帳、算帳、報帳、查帳以及部分需由人腦完成的對會計信息（數據）的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程�；�于它本身的特點，與原始的帳本相比，具有運算速度快、存儲容量大、高度數據共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數據分析準確等特點。它的使用，可以節約大量大力、物力、時間。

　　在我國，會計電算化已有十余年的歷史，進入90年代以來，隨著計機技術的迅犯發展，電算化會計軟件也由簡單的數值計算發展到全面數值核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統階段，可以說取得了長足的進步。已經通過財政部認可的軟件就有四十余種，加上各省財政部門認可并使用的，總計達二百多種。其中如安易、用友、萬能、華正等軟件已較成熟。再加上各企事業事業單位自行開發的，更是不勝枚舉。

　　當然，由于財會工作本身的特點，會計電算化軟件的研制，始終受到一些問題的困擾。本文擬從當前我國會計電算進程中存在的一些問題提出幾點淺見，以供商榷。

　　一、 存在的主要問題

　�。ㄒ唬┘嫒菪圆�。由于各個系統都是自行開發，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數據結構不同，編程風格各異各軟件公司為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業界的協議，自然也就沒有統一的數據接口，很難在不同系統上實現數據共享。

　�。ǘ�）系統內部銜接性差。由于當前許多財會軟件都著重開發帳務處理與報表管理，對于其他諸如成本核算、市場預測等功能開發力度較小，使得在處理此類問題時，需先將財會管理的有關數據輸出，經人工核算后再重新輸入，就是說從一個處理系統（模塊）到另一個處理系統（模塊），不能自動轉換數據格式，直接使用基礎數據。這不僅嗇了工作量，而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素，必然增加出錯機率，使得財會軟件不能充分發揮它的管理功效和預測功能。在這種意義上，只能稱它為“加電的帳本”。

　�。ㄈ�）數據保密性、安全性差。很多時候，財務上的數據，是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的自下而上與發展，但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題。所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另處在進入系統時加上些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到數據的保密作用。安全性上，更是難如人意，系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復原來的數據。

　�。ㄋ模�實用性不強。在某種程度上，財會軟件因為只實現了會計功能，并沒有實現預想的管理及預測功能，以至于它的出現，僅是減少了會計的工作量，或者說減少了會計而已，并沒有產生真正的經濟效益和管理效益，那末，它的風靡，或多或少就有“趕時髦”的嫌疑。

　�。ㄎ澹╅_發者與使用者的'矛盾。早期的軟件，是由程序員專門開發，它雖然能實現用戶的數據處理的要求，但對財務工作的實質以及用戶使用水平都沒能準確定位，使這些軟件很難使用；現在是程序員與會計專業人員共同開發，但也僅僅是從用戶界面、系統平臺、報表處理等問題上做文章，不能滿足用戶實際需要。

　�。�六）用戶本身存在的問題。在我國，計算機熱起來大約不到十年，而且真正普及應用也不過三五年，或者說現在仍然沒有達到普及水平。人們對它的認識，自然不盡相同。即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統的培訓，但對也許從未接觸過計算機的會計們來說，它怎么也不如算盤和筆好用，而且需要極端小心，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流。

　　二、 對策建議

　　無論是從軟件本身、軟件設計者對其核心思想的定位，還是用戶對軟件的理解、使用水平、都不同程度地限制了會計電算軟件的推廣應用，限制了它的健康發展，筆者認為，在以下幾個方面再做些加強，或可收到一些效益。

　�。ㄒ唬┙�立一個通用統一的財務軟件協議。建立一個通用統一的財務軟件協議（標準），使它們有相同的數據接口（譬如輸入輸出數據庫名稱、格式、字估名稱、長度等）。這樣不同羅伯系統下的數據可以直接使用，不必再做處理，這樣可降低對操作員的要求，也可使不同系統實現數據共享。

　　（二）會計軟件應逐步向會計管理方向地渡，形成企業管理的核心部分。會計電算系統的發展方向，必然由核算型向管理型發展。這樣，系統數據共享與關聯就成為燃眉之急。目前的財務軟件在帳務處理、會計核算方面已經非常成熟，但存在數據重復輸入、分散存儲、進行財務管理、預測決策分析困難等缺點，這一方面是由于各開發單位都按各自的棋式組織數據，造成系統數據大量冗余和重復；另一方面由于新增的分析功能模塊與系統相對獨立，數據共享與關聯性差，不能直接使用財務管理的基礎數據。缺少數據支持，新增功能的功效并不顯著，解決的辦法有：

　　1、 向管理業務子系統延伸

　　這主要是指軟件的橫向擴展，使其與物資供應、產成品銷售、庫存管理、勞資管理等系統接軌，并最終成為整個企業MIS的內核，在數據保密的基礎上有條件地反

　　饋給各子系統需要的數據信息。

　　2、 向財務管理方面提高

　　這應該說是軟件的縱向延伸，電算化會計系統是由會計核算系統、財務管理系統和決策支持系統組成，由會計核算層進一步向管理層和決策支持層邁進會計電算化民展的趨勢�？梢詮膽�收帳款、應付帳款、現金管理、財務指標分析、評價以及全面預算管理等幾個方面進行。決策、預測是指在以上對指標分析的基礎上，確定籌資、投資的方向和力度，屬于智能型管理系統。簡單地說可以在以下幾個方面做些文章。

　　① 應收帳款管理。在用計算機自理處理時，首先根據企業與市場競爭對手的具體情況，選擇適當的信用標準（如客戶最長、最短付款周期及平均付款周期），建立相應的信用標準信息庫；利用信用標準對用戶信用質量加以分析、歸類，輔助決定對客戶是否賒欠款及額度等。

　�、� 全面預算管理。這是財務管理層的一項重要內容。預算是計劃與控制的工具和前提。計算機可以根據近期數據分析，作出銷售瞀，進而作出生產、成本等方面的預算，最后編成預算報表提供管理部門參考。

　　③ 財務指標分析及評價。它是對會計核算層所得數據的分析與總結。建立計算機財務系統指標分析系統，可根據計劃與實際或連續若干時期某項指標執行情況的對比分析，揭示其變動趨勢；；另處也要運用各種分析方法，進行指標完成情況分析，從而為決策層提供決策和評價依據。

　　其實，無論是向管理業務系統延伸（橫向擴展）還是向管理方面提高（縱向延伸），它們所共同的基礎，就是保證基礎數據的標準化。

　　（三）使系統開放。所謂開放系統，是指在一定程度上，用戶可以自行修改數據處理的種類和數據，改變數據處理方式，調整數據結構、數據類型，使它完全符合用戶的意愿，這當然會增加它的適用性、實用性和通用性，企業也可根據財務制度的更新隨時調整數據結構及數據處理方法。

　�。ㄋ模┮驈姅祿�的保密與保護。數據保密的方法前面提到過一些（供銷碼核對、特征識別、存取權限等），另處還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度等，如專機專用、專室專用。否則經常數據泄漏，會使用戶對軟件失去信心，也會影響企業的形象和效益，制約電算會計的健康發展。

　　數據是CAIS的核心，在加強保密的同時，它的安全也是不容忽視的：例如突然斷電、病毒侵襲、誤操作等意外因素造成數據丟失、系統癱瘓，企業無法正常運營，此時數據的安全性就格外重要，可以參考以下幾點：

　　1、 軟件自動在硬盤上另作備份，并有數據完整性檢查機制，定時更新。

　　2、 微機操作員定期手動備份，將完整有效的數據及時轉儲。

　　3、 嚴格機房管理，杜絕無關人員使用機器和外來未經檢查的磁盤（片），專機專管。

　　（五）加強電算會計類人才建設。電算會計，應該講是經濟學信息科學的一個交叉，目前高校培養的這類專業人才還大都停留在熟悉會計業務、會使用會計系統這一層次上。即使這類佬，也還是遠遠不能滿足企業的需求。至于既熟悉會計業務，又能進行軟件分析、設計的復合型人才就埸加缺乏，也許這正制約著該待業的健康發展。

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