淺談Ｅｘｃｅｌ軟件在審計實務中的運用

淺談Ｅｘｃｅｌ軟件在審計實務中的運用

【摘要】 本文以審計實務為背景，通過介紹Excel與Word軟件的銜接、共享工作簿、公式函數和隨機數發生器的運用，以實現提高審計工作效率、解決實際困難的目的，達到事半功倍的效果，對于目前的審計實務工作具有一定的參考應用價值。
　　【關鍵詞】 Excel軟件；審計實務運用；公式函數；隨機數發生器
　　
　　談到Excel軟件，大家可能都十分熟悉，因為它是審計工作的好幫手，其使用頻率遠遠超過了其他辦公類軟件。隨著審計工作電算化程度的不斷提高，無紙化的辦公模式必將成為未來的發展趨勢。但僅就目前而言，我們在日常審計工作中經常使用的Excel軟件功能通常還局限在加減乘除的簡單運算，常使用的也僅是SUM、AVERAGE、IF等一些較為簡單的公式函數。筆者將在本文中介紹一些平時使用率相對較少，而一旦掌握后將大幅提高審計工作效率的Excel功能。
　　
　　一、Excel與Word軟件的超銜接
　　
　　在出具審計報告時，若需修改word版財務會計報告附注，每位審計工作者一定十分頭疼。手工修改既繁瑣又容易出錯。不但要花費大量時間，還增加了校對的工作量。那么，是否能夠在Excel審定數據確定后，就自動生成Word版的財務會計報告附注呢？筆者認為，通過運用Excel的自動運算功能來避免手工計算的錯誤，同時，通過Excel與Word軟件之間建立數據銜接引用，可大幅度地簡化財務會計報告附注的修改過程，提高審計的工作效率。其實，自 Microsoft Office 2002版開始，已增加了Excel與Word軟件的數據銜接功能。當在Word報告附注中粘貼Excel數據表格時，其右下腳會出現選擇性粘貼菜單按鈕，只需選中“保留源格式并銜接到Excel”即可。如圖1所示。
　　運用該方法制作的表格，當被選中時，背景色呈灰色。若單擊鼠標右鍵，列示的菜單條中會增加“更新銜接”的功能。通過該“更新銜接”功能，就能實現Excel與Word的數據更新銜接，如圖2所示。
　　系統的默認銜接狀態是“自動銜接”到Excel，當Word文件中銜接至Excel的表格較多時，通常打開該文件速度會較慢。上市公司的財務會計報告附注表單信息量往往較大，這一點就顯得尤為明顯。所以，筆者建議使用“手動銜接”設置（單擊鼠標右鍵，彈出如圖2的菜單條，選中“銜接的 工作表 對象”→“銜接…”），彈出“銜接”菜單界面，如圖3所示。
　　我們在“所選銜接的更新方式”中將默認的“自動更新”變更為“手動更新”方式。這樣Word文檔與Excel文件并非時刻保持數據更新，不必占用 “寶貴”的內存，可提高文檔的操作運行速度。
　　熟練掌握該方法后，除了財務會計報告附注外，盡職調查、資產評估等業務，凡是在Word文檔中需要摘抄EXCEL數據的工作都將有其用武之地。目前，實務中出具審計報告的大致工作流程是：編制審計底稿→合并報表→編寫審計報告。報告附注中有大量數據，通過采用上述銜接方法后可大幅度地縮短工作時間。同時，Word文檔與Excel文件進行銜接的準備工作，可不必安排在審計完成階段進行，完全可以提前進行準備。通過對現有工作流程的再造，將原先摘抄數據的工作時間前置，不僅提高了審計工作效率，還為緊張的年審工作爭取了寶貴的時間。
　　

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