中小企業銷售管理信息化實踐研究

中小企業銷售管理信息化實踐研究

[摘要]信息化無論是作為戰略手段還是戰術手段，在中小企業經營中都發揮著極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業銷售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷售管理現狀的詳細分析，確定了使用Excel服務器進行信息化系統開發。在開發過程中，采用用例、測試雙驅動的開發方案，選擇RUP結合XP開發小型項目的實施方案，采用C/S和B/S混合模式，實現了系統的各種功能。實踐結果表明，該信息化系統可以實現企業內部的資源共享，能夠有效提高企業管理者的管理效率。
　　[關鍵詞]銷售管理；信息化；Excel服務器
　　
　　對中小企業而言，信息化無論是作為戰略手段還是戰術手段，在企業經營中都發揮著舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業與市場之間的空間距離，拓展了國內國際市場，促進了中小企業的發展，在企業生存成長過程中扮演著愈來愈重要的角色。目前，我國中小企業信息化現狀還很不理想，雖然有高達80％的中小企業具有接入互聯網的能力，但用于業務的只占44.2％，只有16.7％的企業有自己的網站，14％的企業建立了企業門戶網站，52.3％的企業具有不同程度的信息化應用，其核心業務的應用低于10％。因此，大力推進中小企業信息化建設十分必要且極其重要。
　　
　　一、適合中小企業信息化的有效方法
　　
　　國內外企業信息化成功的一個關鍵所在就是在企業信息化運作過程中，必須采取非常得當且有效的方法。一旦企業的信息化主管和經理們掌握了這些方法，只要按照信息化運作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實現系統的成功運行。
　　中小企業管理包括企業管理的規范化、標準化、信息化三重境界。企業管理的規范化沒有固定的模式，也沒有人為的規定。認定一個企業管理規范的首要前提應該是企業正在良好發展。企業管理規范化的標志包括：具有可實現的戰略目標，并形成具體規劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業務流程相對成熟，業務骨干隊伍基本穩定；企業文化氛圍初步形成，企業理念和風格被企業內外認同。中小企業一般不需要模仿巨型企業制定龐大的文件體系，只要結合自己的業務需要，有針對性地強化一些環節即可。
　　中小企業的一個很大特點就是變化迅速，規范化必須要在發展中完善。而標準化是相對的，信息化必須是可適應和升級的。也就是說，中小企業管理信息化的過程應遵循下列過程：無序管理→規范化管理←→智能化管理。
　　總結目前ERP在國內推廣失敗率高的原因可以看出，沒有管理的規范化和標準化，管理信息化的基礎就不會牢固，但中小企業管理要想達到完全規范化、標準化幾乎是不可能的，企業文化的定位、企業的個性化需求，以及企業的發展變化，使得信息化在實施過程中需求分析、項目組織、培訓工作、數據準備、二次開發等都會出現問題。而管理沖突，諸如理念之爭、利益之爭、粗放與精確之爭、采購方針之爭等，也無不深深地影響著信息化的施行，這些都說明中小企業信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業主動參與，適應企業現有管理理念，順應企業的發展規律。
　　
　　二、中小企業銷售管理信息化實踐
　　
　　1.企業銷售管理現狀分析。本文以某中型合成纖維企業為研究對象。該企業由一個總公司和一個分公司構成，并分為兩個廠區，企業現有產品品種達50多種，年產值4億多元，產品銷售區域遍布12個省市區。目前，隨著企業規模的擴大，銷售的物流、資金流和信息流也越來越大，進行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴于多個部門統計人員的手工作業，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費，各種數據的及時性、有效性也難以保證，并且也降低了內部銷售管理的透明度。這些狀況給企業在銷售方面造成了很大被動。引入現代化銷售信息管理手段，實現信息共享，加快信息流動，提高對市場的快速反應能力成為當務之急。因此，用先進的信息管理手段建設銷售管理系統被提上了議事日程。[摘要]信息化無論是作為戰略手段還是戰術手段，在中小企業經營中都發揮著極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業銷售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷售管理現狀的詳細分析，確定了使用Excel服務器進行信息化系統開發。在開發過程中，采用用例、測試雙驅動的開發方案，選擇RUP結合XP開發小型項目的實施方案，采用C/S和B/S混合模式，實現了系統的各種功能。實踐結果表明，該信息化系統可以實現企業內部的資源共享，能夠有效提高企業管理者的管理效率。
　　[關鍵詞]銷售管理；信息化；Excel服務器
　　
　　對中小企業而言，信息化無論是作為戰略手段還是戰術手段，在企業經營中都發揮著舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業與市場之間的空間距離，拓展了國內國際市場，促進了中小企業的發展，在企業生存成長過程中扮演著愈來愈重要的角色。目前，我國中小企業信息化現狀還很不理想，雖然有高達80％的中小企業具有接入互聯網的能力，但用于業務的只占44.2％，只有16.7％的企業有自己的網站，14％的企業建立了企業門戶網站，52.3％的企業具有不同程度的信息化應用，其核心業務的應用低于10％。因此，大力推進中小企業信息化建設十分必要且極其重要。
　　
　　一、適合中小企業信息化的有效方法
　　
　　國內外企業信息化成功的一個關鍵所在就是在企業信息化運作過程中，必須采取非常得當且有效的方法。一旦企業的信息化主管和經理們掌握了這些方法，只要按照信息化運作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實現系統的成功運行。
　　中小企業管理包括企業管理的規范化、標準化、信息化三重境界。企業管理的規范化沒有固定的模式，也沒有人為的規定。認定一個企業管理規范的首要前提應該是企業正在良好發展。企業管理規范化的標志包括：具有可實現的戰略目標，并形成具體規劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業務流程相對成熟，業務骨干隊伍基本穩定；企業文化氛圍初步形成，企業理念和風格被企業內外認同。中小企業一般不需要模仿巨型企業制定龐大的文件體系，只要結合自己的業務需要，有針對性地強化一些環節即可。
　　中小企業的一個很大特點就是變化迅速，規范化必須要在發展中完善。而標準化是相對的，信息化必須是可適應和升級的。也就是說，中小企業管理信息化的過程應遵循下列過程：無序管理→規范化管理←→智能化管理。
　　總結目前ERP在國內推廣失敗率高的原因可以看出，沒有管理的規范化和標準化，管理信息化的基礎就不會牢固，但中小企業管理要想達到完全規范化、標準化幾乎是不可能的，企業文化的定位、企業的個性化需求，以及企業的發展變化，使得信息化在實施過程中需求分析、項目組織、培訓工作、數據準備、二次開發等都會出現問題。而管理沖突，諸如理念之爭、利益之爭、粗放與精確之爭、采購方針之爭等，也無不深深地影響著信息化的施行，這些都說明中小企業信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業主動參與，適應企業現有管理理念，順應企業的發展規律。
　　
　　二、中小企業銷售管理信息化實踐
　　
　　1.企業銷售管理現狀分析。本文以某中型合成纖維企業為研究對象。該企業由一個總公司和一個分公司構成，并分為兩個廠區，企業現有產品品種達50多種，年產值4億多元，產品銷售區域遍布12個省市區。目前，隨著企業規模的擴大，銷售的物流、資金流和信息流也越來越大，進行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴于多個部門統計人員的手工作業，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費，各種數據的及時性、有效性也難以保證，并且也降低了內部銷售管理的透明度。這些狀況給企業在銷售方面造成了很大被動。引入現代化銷售信息管理手段，實現信息共享，加快信息流動，提高對市場的快速反應能力成為當務之急。因此，用先進的信息管理手段建設銷售管理系統被提上了議事日程。
　　
　　4.需求分析。該企業目前正從以產定銷向以銷定產的階段過渡，企業不僅按訂單安排生產，更多的是按市場預測來安排生產。對于連續化大流程生產的企業，以市場銷售為導向決非易事，而此次信息化也僅僅是對銷售管理過程這一局部信息極限資源整合，不可能進行大規模業務流程再造或重組。因此，希望在滿足銷售管理需求的同時，能為未來企業信息系統的擴展集成創造必要條件，同時希望該軟件與現有的業務管理總體結構之間沒有太大差異。經過多次交流迭代，最終確立軟件系統的需求如下：
　　◆能夠支持業務流程的流動和傳遞，但流程不能被固化，應具備修改和變動的靈活性。
　　◆銷售全過程模塊化管理，與現有的運作模式基本相同。
　　◆全員根據不同職責權限，共享銷售內部信息，職責權限可據需要變更。
　　◆對信息具有加工和分析功能，隨時可以調看重要信息流向及分布的圖表數據。
　　◆信息查詢靈活便捷，復雜的報表系統不能固化，在格式和內容等方面要具備靈活修改的功能。
　　◆在發貨單生效前，須在系統中由銷售、儲運、財務等相關部門進行審核。
　　◆由于化纖產品銷售的季節性較強，價格調整比較頻繁，為避免未來產品漲價而導致企業受損，企業規定當天訂單(提貨單)當天有效，隔日作廢，系統自動識別并進行控制。
　　◆價格管控：即對價格發布和訂單價格錄入等環節的管控。業務員輸單時，系統將自動上傳產品價格等信息，從而避免訂單價格低于發布價等不正常讓利情況的發生，系統不支持訂單價格隨意更改，以保證企業價格能夠有效執行。在企業發布價格范圍內的銷售由二級主管審批，低于企業發布價的產品銷售須由一級主管審批。
　　◆信用管控：賒銷往往是企業不可避免的一種銷售方式。賒銷存在壞賬風險，需要事前加以防范。針對不同的業務單位，企業內部有規定的賒賬額度，賒賬超限自動報警，并提交一級主管審批。
　　◆物流管控：發貨單由財務最終出單，業務員、駕駛員簽單后，倉庫方可發貨。發貨回單核銷，抵制串貨事件�；仡^帶貨憑單入賬，運費結賬單系統自動生成，人性化結賬。
　　◆貨款、筒管、穩座回籠控制：新出新核，累計核銷，責任到人。
　　◆銷售結賬：自動統計與人性化結賬相結合。
　　◆公告發布：廣播與定點發送相結合。
　　該企業有2個分廠，4個成品倉庫，根據以上需求因素，經過與業務人員多次交流，最終確定了系統業務流程。
　　
　　5.軟件建模及系統實現。在分析與設計系統時采用UML建模語言對系統進行建模。采用UML工具中的VISIO軟件繪制描述各種模型的圖形,把一個復雜系統按問題的不同方面分別進行全面而詳盡的描述，方便人們對所關心的某一方面問題去查閱對應的系統模型，從而得到對此問題的理解，并使程序人員能順利地實現系統。
　　系統根據不同的任務和使用對象，采用C/S和B/S混合模式實現各種功能，以Windows Server 2000/WindowsServer 2003作為服務器端操作系統。系統的實現充分利用前臺開發工具中面向對象編程的特性進行面向對象的編程工作，前臺編程工具采用Excel服務器，數據庫服務器采用SQLServer 2000。
　　經過3次迭代，最終完成了銷售管理信息系統的開發和成功實施。該系統為企業建立了數據中心，實現了數據的高度共享，決策者掌握了第一手資料，工作效率更高、更準確，管理會計的思想也得到了切實體現。
　　
　　三、結束語
　　　實踐結果證明，中小企業按照現有運行模式，順應現有管理理念，采用RUP與XP相結合的過程開發方法，運用UML建模工具對管理系統和數據庫建模，選用Excel服務器作為管理系統的開發平臺，讓企業主動參與并以企業為主實現其信息化進程，是一種切實可行的中小企業管理的信息化模式。該模式如果能夠成功實施，對于降低企業成本，減少辦公費用，實現企業內部的數據資源共享，提高企業管理部門的工作效率，建立企業良好形象將起到重大的推動作用。
　　
　　參考文獻：
　　[1]中國社會科學院信息化研究中心,2007中國中小企業信息化發展報告摘要[EB/OL].中國網，http：//WWW.china.com.cn/，2008－02－09
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　　[5]劉超，張莉.可視化面向對象建模技術[M].北京：北京航空航天大學出版社，1999.
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