中職學校電子檔案管理策略
論文關鍵詞：中職 電子檔案 規范管理
論文摘要：網絡信息化時代的到采,對學校檔案管理工作提出了新的挑戰。本文擬通過對中職學校電子檔案管理工作現狀的分析,探尋適合中職學校檔案管理的有效策略。
隨著信息社會化的發展,電子文件以其傳輸快捷、可復制等優點,正逐步代替紙質文件,這給傳統的檔案工作帶來了新的挑戰。學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志,也是評估學校全面建設的重要內容之一。在職業院校學校檔案管理工作中,如何配合職業教育發展的需求,做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變,適應網絡信息時代電子檔案管理的環境,已成為目前學校檔案工作者越來越關注的話題。
一、中職學校電子檔案管理的現狀
(一)重視程度不夠,管理不規范
1 制度不完善,管理隨意性強。中職學校部門多,教育教學管理工作繁雜,如涉及到教務方面的工作有:教學計劃管理、課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門在計算機上起草制作的文件,經常被忽視,沒有采取很好的保護措施,甚至隨意對其進行增、刪、改等操作,使其與打印出來的紙質文件不相同,從而失去了歸檔保存的意義。
2 歸檔程序不明確,存儲載體不安全。目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確,存儲過于分散,未實現集中脫機保管,計算機系統如出現問題,電子文件可能丟失;一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上,或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質,一旦系統出現問題�；蜍洿疟P遭到損壞,極有可能造成電子文件遭到破壞,甚至全部丟失的嚴重后果。
3 歸檔不鑒定,真偽不辨別。歸檔電子文件的真假與價值,需要做辨別及鑒定,如果電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上,這樣歸檔,一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來諸多不便。
(二)專業人才缺乏。設備落后
中職學校電子文件的歸檔工作,不但必須具有一支具備一定的檔案專業知識、較好的計算機操作技能的人才隊伍,還要引進先進的計算機設備,及相應的管理軟件,這樣才能充分發揮專業人才的作用。
二、中職學校電子檔案管理對策
(一)健全規章制度,完善管理體系
1 明確分工,形成檔案管理網絡。學校檔案要實事求是地記錄學校各項工作、活動,記錄教師工作業績、學生情況等等,這些是學�？偨Y經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題最有價值的參考資料,是教師評先晉級的憑證,學生成長的記錄。因此中職學校要明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環節的工作分工,形成科學的檔案管理體系,發揮檔案積極作用,促進學校健康發展。
2 規范電子文件收集工作。在紙質檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節,檔案收集工作如何,對后續各環節的影響很大。因為文件的收集歸檔是否有序規范,不僅會影響檔案的完整性,而且影響今后的開發利用。對于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環節的第一個環節,是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索的要求時,或者從保留文件重要修改過程的信息考慮,則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,則應及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件,應當有更嚴格的措施。并應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件,以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。
3 嚴格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應當歸檔的電子文件,經過整理確定檔案屬性后,從計算機的存儲器或其網絡存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計算機網絡系統,按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認證工作,運用“雙套式”管理模式,將電子文件以紙張和數字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質、兩套同一內容的檔案。
目前在學校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理部門統一保管,另一套由相關業務部門保管。為確保電子文件的真實性,歸檔電子文件的格式,應為通用標準,如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式,數據文件宜采用DBF文件,圖像文件宜采用JPG格式等,在對電子文件進行歸檔的同時,應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明,必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
4 健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力。因此,電子公文管理工作要得到強化,就必須建立相應的核查制度,定期對文書、檔案部門進行管理檢查,重點檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過程手續是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發布的要求等等。
5 規范公文制作和控制程序。對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門),各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送,確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構,便于規范處理和控制。檔案數據的'傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則,盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限,對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留,不可任意進行刪除處理。
6 嚴格查閱制度。學校檔案保存要求完整、準確、系統、安全,便于開發利用,學校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經學校相關負責人審批,嚴格履行登記手續,寫明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復制粘貼。
(二)加大投入力度,充實硬件設備
中職學校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。
(三)加強隊伍建設,適應技術發展
從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。一要注意引進多方面的專業人才,充實檔案干部隊伍,建立復合型多層次的專業技術隊伍。如電子’計算機軟硬件技術或數字通信技術人才,接受過大學教育的檔案管理專業人才,對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,對在職人員進行各種形式的再教育,使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能,以適應技術發展的需要。
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